マニュアル作成研修

マニュアルの必要性

業務の分業化や細分化が進む昨今、マニュアルは必要不可欠なものなっています。マニュアルが整備され適切な更新が運用されると以下のようなメリットが期待されます。

• 引継ぎにかかる時間が短縮される
• グループリーダーの仕事の全体把握が容易になる
• 業務改善のきっかけになる

企業や組織において人事異動や新規配属、定年退職などは日常的に発生します。しかしながら、業務の引継ぎやナレッジが効率的に行われず、情報が共有されていなかったり、引き継ぐべき業務が洩れてしまっていたりすることが多くあります。その結果、業務引継ぎにかかる時間が想定以上にかかってしまうことがあります。整備されたマニュアルがあれば引継ぎにかかる時間が短縮されます。

所属長が異動で着任された場面などでは、メンバーの仕事内容の把握を行わなければなりません。マニュアルがないことでメンバーの仕事が見えず、適切な業務分担などができなくなります。グループを牽引する立場の人にとってメンバーの仕事を知ることは重要なことですが、マニュアルがあれば全体把握にかかる時間が短縮できます。

マニュアルは定期的更新されるべきものです。永遠とその業務がその流れで進んで良いわけはなく、むしろ流れを変えたり追加したりすることでより改善への道を進めるものです。

以前から各組織では独自の業務マニュアルの必要性を感じ、「コンサルティング会社等への外部委託」や「内部の各部署が独自で作成」するなどでマニュアルを作成していました。ところが、作成されたマニュアルが効果的に活用できている組織は少なく、結局はこれまでどおりのやり方で引継ぎが行われてしまい、問題が解決されないことがあるようです。

その理由として、外部委託では非常に立派なマニュアルが出来上がりますが、部外者の作ったものであるため、どうしても汲み取りきれない部分があり、結果としてそのマニュアル単体では活用できなくなってしまいます。立派なマニュアルすぎて変更することができないという現実にも陥りやすいものです。

内部で独自にマニュアル作成しようとしても、書き方が分からない、書式を知らないず書き出せないといったケースがあります。また、マニュアルの作成指示を受けた人にとっては１００％の出来で提出したいという思いがあり、作成完了までに時間がかかりすぎるなどの問題が発生しやすいものです。

有効なマニュアルを内部で作成するスキルがあれば実務に則った非常に良いマニュアルができるばかりではなく、組織内の業務の変化にも柔軟に対応でき改善更新することができます。このように、ある程度のマニュアルを誰もが書けるようになり、活用できるようにすることがインソースのマニュアル作成研修です。

マニュアルとは何かを知る

そもそも「マニュアル」というものは人それぞれ何となくで別々の認識を持っており、マニュアルとは何かが統一認識されていないことも多いものです。まずはマニュアルに求められるものや良いマニュアルの条件など、概論的な部分の理解を固めていきます。

マニュアル作成の手順・作成方法を理解する

実際にマニュアルを作成していくために必要な手法を学んでいきます。マニュアルの基本構成などの仕組みから理解していくことで、今後マニュアルを改良したり、メンテナンスしていく際にも独自で修正ができるように研修を進行します。作成上必要となる「フロー図」などの図解化の技術や論理的な文章の書き方を同時に学んでいきます。

マニュアル作成演習

本研修の間で実際に自分の業務マニュアルを作成していきます。受講者同士でマニュアルをチェックしあいながら、マニュアルを作成していきます。