ファイリング研修

ファイリングも実は大きな業務改善

個人でできる業務改善、それがファイリングです。
昨今ますます情報化が進んでいますが、それに併せてより高い水準で情報の管理をすることが組織には求められています。

書類仕事の多い現場（特に官公庁やＩＴ企業）では「書類や資料を探す」という時間が個々に必ず発生しています。この探す時間というのを密かに測定すると１日１時間程度になることもあります。これを、年間として計算すると、大変な時間を「探す」ことに費やしていることが分かります。

この探す時間を１日５分でも短縮することができると、概算で年間２０時間の時間削減ができることになります。人員削減や超過勤務削減の折、簡単に今すぐ始められる業務改善（時間的効率性向上）は整理整頓にあります。

インソースでは、ファイリングによる情報管理の徹底をご提案します。

ただ単にファイリングの方法を紹介するだけのような、形式的な内容ではございません。
ファイリングの目的・基本ルール・注意点をそれぞれが理解し、実際の職場に適した実践的なファイリングスキルを身に着けていただくことで、現場が求める以下のニーズを実現していきます。

１．業務の効率化

すぐに取り出せるからこそ情報として価値があります。 情報を探す手間を軽減することで業務の効率化を図ります。 自分だけでなく他の人も探しやすいファイリングを行うことで、 職場全体の効率化が実現できます。

２．セキュリティに関するリスクマネジメント

個人情報保護が強く叫ばれる中で、情報管理には一層高い水準が求められます。必要・不必要な書類を整理整頓することで、紛失・漏洩のリスクをきっちりとマネジメントすることが可能です。

３．スペースの有効利用

煩雑な書類管理はそれだけでスペースをムダにとります。体系化されたファイリングスキルを身に つけることで、スペースの有効利用が可能となります。

①ファイリングとは
ファイリングについて困っている点、ファイルリングの狙いを自分ないしグループとして考えます。

②ファイリング・ルールの基本
ファイリング管理には、フレームワークがあります。また、ファイリングは日々継続し、その都度チェックしていく必要があります。この「フレームワーク」 と「チェック」が簡単にできるルールでないと、３日坊主になりかねません。どのようなルールにすればよいかについて解説します。また、 重要となる法的な保存期限についても説明を行います。

③ファイリングのリスク・マネジメント
ファイリングが不適切な場合、どのような問題が生じるかについて考えます。実際に起こった例を紹介し、その後自分の職場で想定されるリスクについて考えます。

④ファイリングの事務手続きと改善
ファイリングに伴う事務手続きは業務改善の宝庫であることを解説し、自分の職場のファイリング改善について考えます。

⑤ファイリングの周辺
最後に、電子データのファイリングを中心に、紙データと比較しながら検討します。