【公開講座】秘書研修~秘書としての仕事の仕方

【公開講座】秘書研修~秘書としての仕事の仕方
17/09/26 更新
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対象者

・秘書としてこれから業務を行う予定の方
・秘書的な役割を担う予定がある方
・さらに、秘書業務の質を高めたいとお考えの方

◆受講される方やご担当者さまのお悩み
 「秘書として、上司から求められていることがいまいちわからない」
 「秘書スキルを高めるためのポイント、実践すべきポイントを学びたい」
 「気の利く秘書、信頼される秘書とは具体的にどんな秘書なのか知りたい」

研修内容

秘書に求められる役割を認識した上で、秘書業務の考え方と進め方について習得していただきます。また、秘書としての基礎知識も習得することが出来ます。

ワークのポイント

①秘書の仕事についてあらためて考える
②さまざまな立場に立って秘書の仕事を考える
③上司からみて、どんな秘書がありがたいのか、勘弁して欲しいのか考える
④各スキルについて、ロールプレイングなど、実践形式でスキルを習得する

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研修プログラム例

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1.秘書の仕事とは
    【ワーク】秘書の仕事をひと言でいうと、どのような仕事か
    (1)秘書の仕事をひと言であらわす
    (2)組織によって異なる秘書のあり方
    (3)立場を変えて考える秘書の役割
    【ワーク】それぞれの関係者から求められる役割を明確にする
    (4)信頼を得ることが秘書としての第一歩
講義
ワーク
  • 2.秘書としての心構え
    【ワーク①】上司からみた「ありがたい秘書」を考える
    【ワーク②】上司からみた「よくない秘書」を考える
    (1)求められる上司への気配り
    (2)お客さまへの気配り ~「おもてなしの心」で対応する
    【ワーク】あなたが実践している気配りを共有する
    (3)上司の補佐に徹する ~"やるべき仕事"に集中できる環境づくり
    (4)守秘義務の厳守 ~秘書は組織の機密にふれる立場
    (5)越権行為は許されない ~「できる」「できない」の線引き
    (6)きく必要のないことは聞かない
    (7)最適な言葉を選ぶ ~伝え方の工夫
    (8)その他のケースにおける留意点
    【参考①】仕事を円滑に進めるためのコミュニケーション
    【参考②】上司の態度・表情から察知するために
    【参考③】上司の状況を確認するコミュニケーションとは
講義
ワーク
  • 3.秘書の仕事内容を知る
    (1)秘書の一日とは ~ある秘書の一日のスケジュール
    (2)日々発生する仕事 ~発生しなくても必ず自らきく
    (3)不定期に発生する業務 ~上司の指示がなくても行う仕事
    (4)突発的に発生する仕事 ~予測と見直しの重要性
    【ワーク】業務において、「その場限りの対応」になりがちなことを洗い出し、その原因を考え、再発防止策を考える
    【ワーク】コラムを読み、上司がいないときこそやるべきことを洗い出す
    【参考】秘書に求められる仕事の進め方 ~判断基準
講義
ワーク
  • 4.秘書に求められるスキル
    (1)秘書に求められるスキル ~高い事務処理能力
    (2)スケジュール調整の難しさ
    【ワーク】スケジュール調整における悩みや課題を共有する
    (3)スケジュール管理
    【ロールプレイング】3つの設定をもとに、上司役・秘書役に分かれてスケジュールの摺り合わせをする
    (4)出張手配・管理
    【ケーススタディ】急遽出張が入ったケースを読み、出張手配を考える
    (5)会議の設定と準備
    (6)接待
    【ワーク】接待のお店選びについて、工夫している点を共有する
    (7)情報管理
講義
ワーク
  • 5.秘書の接遇
    (1)まずは身だしなみから ~調和のとれた服装を心がける
    【ワーク】信頼される秘書になるために、どのような身だしなみを心がけたら良いか考える
    (2)来客応対
    【ロールプレイング】上司在席中に、急に旧知の仲だという来客が来た。どのように対応するか考える
    (3)電話応対
    (4)お茶出し
    (5)お見送り
    【ペアワーク】お見送りのロールプレイングをする
    (6)慶事の心得
    (7)弔事の心得
    【ワーク】冠婚葬祭の場合の数字を書いてみる
    (8)水引のマナー
    【ケーススタディ】祝儀袋の記載内容を考えてみる
    (9)贈答のマナー
    【ワーク①】贈答品として喜ばれるものを目的別に考え、そのときの注意点も考える
    【ワーク②】贈りものを頂いた場合のロールプレイングを、2つのケースにおいて実施する
講義
ワーク
  • 6.まとめ
    【ワーク】目指したい「秘書像」を考え、その秘書像に少しでも近づくために、意識することやすべきことを考える

    【参考】送付書類文例集
    (1)招待状・案内状
    (2)お祝い状
    (3)お礼状
ワーク

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スケジュール

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(2)最低履行人数の4名に達しなかった場合、研修が中止となる可能性がございます。中止の可能性がある場合は研修日の2週間前に中間報告、1週間前に開催可否の連絡をさせていただきます。
(3)研修実施3週間を切った時点で、お申込み者数が0名の場合、開催日程をHPから削除させていただくことがあります。

4名様以上でのご検討の際、日程の都合が合わない場合や、開催予定が表示されていない場合には、開催のリクエストが可能です。
公開講座部(03-5259-0071)までご相談ください。

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受講者の評価

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた
100.0 %
講師:大変良かった・良かった
99.5 %

※2016年4月~2017年3月

実施、実施対象
2017年 9月     5名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • それぞれの組織、上司によって対応する内容が違うところが秘書業務の難しさであり、やりがいでもあると感じました。他の人も巻き込んで協力してぎょうむを遂行したいと思います。
  • 優先順位のグラフを元に仕事を効率よく進められるようになりたいと思います。コミュニケーションの失敗の大半は確認不足から発生して、特に新人は陥りやすいという話にはハッとしたので確認を意識したいです。

実施、実施対象
2017年 7月     11名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書としての役割や心構え、気を付けるなどなどを一から考える良い機会で、他業種の方との意見交換から、自分に足りていないことも気が付きました。少しの心配りや立ち居振る舞い、言葉遣いなどはすぐに改善できると思うので、ぜひ活かしていきたいです。
  • 心得と基本的なマナーの部分について、分かりやすく勉強になりました。実務に対しての活かし方は日々試行錯誤していくしかないかなと思いますので、これからトライできたらと思います。ありがとうございました。
  • “秘書”は経験がものをいうと個人的に感じていましたが、“経験”のベースに基礎的なマナーなどがあれば、上司のパフォーマンスを上げることもできると改めて感じることができました。

実施、実施対象
2017年 7月     11名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 丁寧な対応、気遣いの対応など、実践で活かせることが多々ありましたので、取り入れていきたいと思います。特に慣用句はすぐに電話や上司への対応に活かしていきたいです。
  • 秘書として心掛けるべきことや基本であったりすることを学ぶことができました。上司への丁寧な対応や様子を伺い、先回りした行動ができるようにしていきたいと思います。

実施、実施対象
2017年 6月     5名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 講師の「マナーには意味がある」という言葉が心にひびきました。自分のマナーを見直すよい機会となったので、明日からまた頑張りたいと思います。
  • マナーや話し方など、それぞれのケースにあった対応を自信をもって行えるよう、学ばせていただきました。基本を知ることの大切さを改めて感じたので、立場をわきまえ、見合った姿勢を心掛けたいと思います。
  • 同じ秘書業務をしている方から頂いた悩みやアドバイスなども貴重な財産となりました。講義で学んだことと合わせて、今後の社内の秘書業務とマナーの向上に活かしていきたいと思います。

実施、実施対象
2017年 5月     11名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書としての姿勢や、立ち振る舞い方を教えていただきました。今後の業務に活かしていきたいと思います。また帰ってから資料をよく読み返します。
  • スケジュールの組み立て方や秘書としての在り方を身につけ、上司が気持ちよく業務を遂行できるようサポートしていきたいと感じました。
  • 今まで秘書という仕事を客観的に見ていましたが、自分が秘書という立場になり、わからないことだらけの状態でした。講義を聞き、新しく「秘書の在り方」を学ぶことができました。

実施、実施対象
2017年 4月     13名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 日頃疑問に思いながらもそのままにしていたことを学ぶことができました。上司への対応を見直すいい機会となったため、実践で活かしていこうと思います。
  • 秘書とはどういうものかなどから丁寧に説明していただけました。上司やお客様に思いやりの心をもって仕事をしていきたいです。
  • 秘書になったものの、基本的なマナー(指示の受け方、報告する姿勢、お茶出しの方法など)を知らなかったので、良い勉強になりました。明日から早速業務に活かしたいと思います。

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100.0
講師がとても良い・良い
99.5

※2016年4月~2017年3月

公開講座の年間実績
受講者数※1
35,530
開催数※1
4,997
講座数※2
1,579種類
WEBinsource
ご利用者数※2
4,531

※1 2016年4月~2017年3月

※2 2017年3月末時点

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