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秘書研修～秘書としての仕事の仕方

人事・総務・財務・法務

秘書研修～秘書としての仕事の仕方

秘書に課せられたミッションは、「上司が業務に集中できる環境」を作り出すこと！

No. 2001000

対象者

  • 全階層

社会人経験の有無にかかわらず、初めて秘書業務に就く方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 「秘書業務」が具体的に何をするのかよく分かっていない
  • 上司の仕事やリスクを軽減する取り組みを知り、上司が求めることに応えたい

※秘書未経験～秘書歴1年未満の方には「秘書研修～初級編」がおすすめです
※秘書歴1年以上の方には「秘書研修～レベルアップ編」がおすすめです

研修内容・特徴outline・feature

秘書としての心構えをしっかりと捉えたうえで、スケジューリングの基本、ワンランク上のコミュニケーションの取り方、お客さまに好感を持たれる来客応対を身につけます。アポイントの変更に対応するケーススタディや出張手配をする際の注意事項を洗い出すワークの実践を通して、実際の秘書業務で起こりがちな状況に備えます。機密情報に触れることが多いという業務特性があるため、「守秘義務の重要性」「越権行為は許されない」といった点について詳細に言及しているのも、本研修の特長です。

＜ワークのポイント＞
①秘書の仕事についてあらためて考える
②さまざまな立場に立って秘書の仕事を考える
③上司からみて、どんな秘書がありがたいのか、勘弁して欲しいのか考える
④各スキルについて、ロールプレイングなど、実践形式でスキルを習得する

到達目標goal

  • ①上司の特徴や判断軸を知り、ふさわしいコミュニケーション方法を知る
  • ②スケジュール管理のポイントを理解し、出張手配・会議設定・会食手配ができるようになる
  • ③エグゼクティブな相手に対する立ち居振る舞いや電話応対・来客応対が自信をもって臨める
  • ④慶弔応対の基本を習得し、冠婚葬祭の場でスムーズに対応できる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １．秘書の仕事とは
    【ワーク】秘書の仕事をひと言でいうと、どのような仕事か
    （１）秘書の仕事をひと言であらわす
    （２）組織によって異なる秘書のあり方
    （３）立場を変えて考える秘書の役割
    【ワーク】それぞれの関係者から求められる役割を明確にする
    （４）信頼を得ることが秘書としての第一歩
 講義
ワーク
  • ２．秘書としての心構え
    （１）求められる上司への気配り
    （２）お客さまへの気配り　～「おもてなしの心」で対応する
    【ワーク】あなたが実践している気配りを共有する
    （３）上司の補佐に徹する　～"やるべき仕事"に集中できる環境づくり
    （４）守秘義務の厳守　～秘書は組織の機密にふれる立場
    （５）越権行為は許されない　～「できる」「できない」の線引き
    （６）きく必要のないことは聞かない
    （７）最適な言葉を選ぶ　～伝え方の工夫
    （８）その他のケースにおける留意点
    【参考①】仕事を円滑に進めるためのコミュニケーション
    【参考②】上司の態度・表情から察知するために
    【参考③】上司の状況を確認するコミュニケーションとは
講義
ワーク
  • ３．秘書の仕事内容を知る
    （１）秘書の一日とは　～ある秘書の一日のスケジュール
    （２）日々発生する仕事　～発生しなくても必ず自らきく
    （３）不定期に発生する業務　～上司の指示がなくても行う仕事
    （４）突発的に発生する仕事　～予測と見直しの重要性
    【ワーク】業務において、リスクを洗い出したうえでその原因を考え、再発防止策を考える
    【ワーク】コラムを読み、上司がいないときこそやるべきことを洗い出す
    【参考】秘書に求められる仕事の進め方　～判断基準
 講義
ワーク
  • ４．秘書に求められるスキル
    （１）秘書に求められるスキル　～高い事務処理能力
    （２）スケジュール調整の難しさ
    【ワーク】スケジュール調整における悩みや課題を共有する
    （３）スケジュール管理
    【ロールプレイング】３つの設定をもとに、上司役・秘書役に分かれてスケジュールの確認をする
    （４）出張手配・管理
    【ケーススタディ】急遽出張が入ったケースを読み、出張手配を考える
    （５）会議の設定と準備
    （６）接待
    （７）情報管理
 講義
ワーク
  • ５．秘書の接遇
    （１）まずは身だしなみから　～調和のとれた服装を心がける
    【ワーク】信頼される秘書になるために、どのような身だしなみを心がけたら良いか考える
    （２）来客応対
    【ロールプレイング】上司在席中に、急に旧知の仲だという来客が来た。どのように対応するか考える
    （３）電話応対
    （４）お茶出し
    （５）お見送り
    【ペアワーク】お見送りのロールプレイングをする
    （６）慶事の心得
    （７）弔事の心得
    【ワーク】冠婚葬祭の場合の数字を書いてみる
    （８）水引のマナー
    【ケーススタディ】祝儀袋の記載内容を考えてみる
    （９）贈答のマナー
    【ワーク】贈答品として喜ばれるものを目的別に考え、そのときの注意点も考える
 講義
ワーク
  • ６．まとめ
    【ワーク】目指したい「秘書像」を考え、その秘書像に少しでも近づくために、意識することやすべきことを考える

    【参考】送付書類文例集
    （１）招待状・案内状
    （２）お祝い状
    （３）お礼状
 ワーク

企画者コメントcomment

秘書業務で大切なのは、自分が担当している役員に向けてだけでなく、役員の部下（他部署の部長級社員）、組織全体のお客さまにまできめ細やかに気を配る姿勢です。業務の優先順位は常に変化し、状況によっては上司である役員からの直接の指示よりも、お客さま応対を優先することもあります。時には上司の代理で重要な会合に参加したり、礼状をしたためたりする機会も少なくないため、その立ち居振る舞いは常に磨かれている必要があるでしょう。「担当している上司がいかに気持ちよく働けるか」を基軸に、誰からも頼られる秘書のマインド醸成とスキル習得を目指します。

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受講者の評価evaluation

本テーマの評価

内容：大変理解できた・理解できた

95.9%

講師：大変良かった・良かった

94.9%

※2022年10月～2023年9月

実施、実施対象
2019年3月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書としての立ち振る舞い、身だしなみから姿勢まで実践も交えながら学ぶことができたので、日々実践していきたい。
  • 聞くだけでなく実際にやってみる事で、思ってたよりもさらに難しいのだと気づくこともありました。 また、講師の方の体験談等を交えてのお話だったので、より理解することができたのではないかと思いますし、楽しく受講できました。
  • スケジュール管理などの通常業務だけでなく、身だしなみ・言葉遣い・立ち振る舞いにも注意して信頼される秘書を目指していきたいと思います。

実施、実施対象
2019年3月　　　　　4名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書として上司のパーソナリティーをよく知ることが大事だとわかりました。
  • 社内の秘書のルールを見直し秘書としての立場を確立します。
  • 今まで以上に丁寧に業務にあたるよう心掛けたいと思うきっかけになった。

実施、実施対象
2019年2月　　　　　4名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 上司のことを理解し、あらゆる方面で円滑なコミュニケーションをとることが重要だと感じました。
  • 細かい気配りが大事だと感じました。
  • 思いやりの気持ちをもって、日々の業務にあたります。

実施、実施対象
2019年2月　　　　　8名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今の自分の秘書業務が当社オリジナルのものなのか、一般的なものなのか、あいまいな部分があり困っていましたが、とてもよく理解できました。
  • スケジュール管理をしている上司だけではなく、他部署、社外から何を求められているのか考えながら業務に取り組む必要があるのだと改めて感じた。 上司のタイプ・性格などコミュニケーションを取って先回りの行動ができるようになりたいと感じた。
  • 改めて意識を高く持ち、業務を早く覚え信頼されるような秘書になろうと思えました。気配り、心配りを大切にし、上司のサポートを今後より多くしていきたいと思いました。
  • 会社の中では聞きにくいことを学べたので非常に助かりました。先読みのできる社長をはじめ周囲の人間が気持ちよく業務に取りかかることができるような秘書になりたいです。

実施、実施対象
2019年1月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書のイメージが社長につながるということを意識して、元気よさを持って日常業務に取り組む。 また、準備が全ての行動において大切だと思ったので、まずは出勤時間を５分早めようと思いました。 先読みして働ける秘書、頼られる存在となれるよう小さな努力を重ねます。
  • 今まで秘書研修を受けずに秘書事務を行っていたので、今回の研修を受けたことで、より自信を持って業務を行えると感じました。本日教わったことを来週から実践します。
  • 基本的に秘書の仕事は上司の補佐という考えが強かったですが、単なる指示待ち、言われたことだけをやっていればいいわけではないといいうことを改めて学びました。今の私に足りていないところでした。来週からは、一歩先を考え自ら進んで行動できるよう意識して仕事に取り組んでいきたいと思います。

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内容をよく理解・理解
95.9％
講師がとても良い・良い
94.9％

※2022年10月～2023年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
名
開催数※1
回
講座数※2
種
類
WEBinsource
ご利用社数※2
社

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