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【公開講座】秘書研修~秘書としての仕事の仕方

【公開講座】秘書研修~秘書としての仕事の仕方
17/05/01 更新
  • 研修プログラム例
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対象者

・秘書としてこれから業務を行う予定の方
・秘書的な役割を担う予定がある方
・さらに、秘書業務の質を高めたいとお考えの方

◆受講される方やご担当者さまのお悩み
 「秘書として、上司から求められていることがいまいちわからない」
 「秘書スキルを高めるためのポイント、実践すべきポイントを学びたい」
 「気の利く秘書、信頼される秘書とは具体的にどんな秘書なのか知りたい」

研修内容

秘書に求められる役割を認識した上で、秘書業務の考え方と進め方について習得していただきます。また、秘書としての基礎知識も習得することが出来ます。

ワークのポイント

①秘書の仕事についてあらためて考える
②さまざまな立場に立って秘書の仕事を考える
③上司からみて、どんな秘書がありがたいのか、勘弁して欲しいのか考える
④各スキルについて、ロールプレイングなど、実践形式でスキルを習得する

研修プログラム例

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1.秘書の仕事とは
    【ワーク】秘書の仕事をひと言でいうと、どのような仕事か
    (1)秘書の仕事をひと言であらわす
    (2)組織によって異なる秘書のあり方
    (3)立場を変えて考える秘書の役割
    【ワーク】それぞれの関係者から求められる役割を明確にする
    (4)信頼を得ることが秘書としての第一歩
講義
ワーク
  • 2.秘書としての心構え
    【ワーク①】上司からみた「ありがたい秘書」を考える
    【ワーク②】上司からみた「よくない秘書」を考える
    (1)求められる上司への気配り
    (2)お客さまへの気配り ~「おもてなしの心」で対応する
    【ワーク】あなたが実践している気配りを共有する
    (3)上司の補佐に徹する ~"やるべき仕事"に集中できる環境づくり
    (4)守秘義務の厳守 ~秘書は組織の機密にふれる立場
    (5)越権行為は許されない ~「できる」「できない」の線引き
    (6)きく必要のないことは聞かない
    (7)最適な言葉を選ぶ ~伝え方の工夫
    (8)その他のケースにおける留意点
    【参考①】仕事を円滑に進めるためのコミュニケーション
    【参考②】上司の態度・表情から察知するために
    【参考③】上司の状況を確認するコミュニケーションとは
講義
ワーク
  • 3.秘書の仕事内容を知る
    (1)秘書の一日とは ~ある秘書の一日のスケジュール
    (2)日々発生する仕事 ~発生しなくても必ず自らきく
    (3)不定期に発生する業務 ~上司の指示がなくても行う仕事
    (4)突発的に発生する仕事 ~予測と見直しの重要性
    【ワーク】業務において、「その場限りの対応」になりがちなことを洗い出し、その原因を考え、再発防止策を考える
    【ワーク】コラムを読み、上司がいないときこそやるべきことを洗い出す
    【参考】秘書に求められる仕事の進め方 ~判断基準
講義
ワーク
  • 4.秘書に求められるスキル
    (1)秘書に求められるスキル ~高い事務処理能力
    (2)スケジュール調整の難しさ
    【ワーク】スケジュール調整における悩みや課題を共有する
    (3)スケジュール管理
    【ロールプレイング】3つの設定をもとに、上司役・秘書役に分かれてスケジュールの摺り合わせをする
    (4)出張手配・管理
    【ケーススタディ】急遽出張が入ったケースを読み、出張手配を考える
    (5)会議の設定と準備
    (6)接待
    【ワーク】接待のお店選びについて、工夫している点を共有する
    (7)情報管理
講義
ワーク
  • 5.秘書の接遇
    (1)まずは身だしなみから ~調和のとれた服装を心がける
    【ワーク】信頼される秘書になるために、どのような身だしなみを心がけたら良いか考える
    (2)来客応対
    【ロールプレイング】上司在席中に、急に旧知の仲だという来客が来た。どのように対応するか考える
    (3)電話応対
    (4)お茶出し
    (5)お見送り
    【ペアワーク】お見送りのロールプレイングをする
    (6)慶事の心得
    (7)弔事の心得
    【ワーク】冠婚葬祭の場合の数字を書いてみる
    (8)水引のマナー
    【ケーススタディ】祝儀袋の記載内容を考えてみる
    (9)贈答のマナー
    【ワーク①】贈答品として喜ばれるものを目的別に考え、そのときの注意点も考える
    【ワーク②】贈りものを頂いた場合のロールプレイングを、2つのケースにおいて実施する
講義
ワーク
  • 6.まとめ
    【ワーク】目指したい「秘書像」を考え、その秘書像に少しでも近づくために、意識することやすべきことを考える

    【参考】送付書類文例集
    (1)招待状・案内状
    (2)お祝い状
    (3)お礼状
ワーク

スケジュール

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お申込み時の注意点→お申込みから研修当日までの流れ

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(2)最低履行人数の4名に達しなかった場合、研修が中止となる可能性がございます。中止の可能性がある場合は研修日の2週間前に中間報告、1週間前に開催可否の連絡をさせていただきます。
(3)研修実施3週間を切った時点で、お申込み者数が0名の場合、開催日程をHPから削除させていただくことがあります。

4名様以上でのご検討の際、日程の都合が合わない場合や、開催予定が表示されていない場合には、開催のリクエストが可能です。
公開講座部(03-5259-0071)までご相談ください。

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受講者の評価

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた
100.0 %
講師:大変良かった・良かった
99.5 %

※2016年4月~2017年3月

実施、実施対象
2016年 11月     8名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 秘書業務の遂行に当たって、様々な知識が必要であると改めて感じた。マナーはもちろん、会社にとって恥ずかしくないような振る舞いができるよう、常に意識することが必要だと思った。
  • まだ、秘書とは何ぞや?という状態での参加だったので、仕事を始めるうえでこの研修を受講できて良かったです。内容に加え、諸先輩方の実体験を聞けたのもとても勉強になりました。学んだことを自分なりの形にして実践できたらと思います。

実施、実施対象
2016年 10月     10名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 今までは自分の業務のやり方が正しいのかどうかすら分からずに秘書業務を行ってきましたが、今後はどんなところに気をつけながら業務を行えば良いか理解できましたので、1つずつ業務に活かしていきたいと思います。
  • 突発的な仕事も事前準備を手順化すれば、心にゆとりをもって進めることができると分かりました。今後活かしていきたいです。

実施、実施対象
2016年 9月     10名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • まだ新入社員で今回学んだことをすべて実践するのは難しいと思いますが、臆せずに挑戦していきたいです。特に、言葉遣いやアイコンタクトなどは今すぐにでも取り入れていけることだと思うので、実践します。
  • 秘書にとって大切なことや「気が利く」とはどういうことか、上司が何を求めているかについて理解し、考えることができたので、普段の業務に活かしていきたいと思う。周囲に秘書をしている人があまりいないので、いろいろな会社、業種の方と抱えている課題を共有できたのは非常に良かった。参加して本当に良かったです。

実施、実施対象
2016年 8月     8名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ”心づかい”どの仕事にも通じることだと思います。相手の立場になって、幸せや満足だと感じていただきたいと思います。また、何のために、誰のために、何をできるのかを意識して行動します。
  • 仕事の進め方を変えて時間を上手に使えるようにしていきたい。面倒だと思っていたマニュアル化もやってみると4~5分くらいでできることが分かったので、さっそくやってみようと思います。

実施、実施対象
2016年 7月     10名
業種
公開講座
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 役員への対応の仕方など、「本当にこれで大丈夫なのかな?」など不安に思っていることが多かったため、とても参考になりました。話し方や、指示の受け方、おじぎの仕方、秘書業務にかかわらず、基本的なことを改めて教えていただき、ありがとうございました。
  • 今の仕事で前任者がおらず、自分のやっていることが正しいのか正しくないのかわからない場合が多いので、本日の研修で1つ1つの作業を確認でき、よかったです。

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本研修の評価
  • 内容をよく理解・理解
    • 100.0
  • 講師がとても良い・良い
    • 99.5

※2016年4月~2017年3月


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公開講座の年間実績
  • 受講者数※1
    • 35,530
  • 開催数※1
    • 4,997
  • 講座数※2
    • 1,579種類

インソースの実績

  • 総受講者数※1
    • 38.6万
  • お取引社数※3
    • 19,133

※1 2016年4月~2017年3月

※2 2017年3月末時点

※3 2003年6月から2017年3月までに当社サービスをご利用いただいたお取引先累計

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