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上司が"唸る"報告の仕方
- 目次
01.上司に報告する際の注意点
私自身、昔は報告が苦手でした。今でも得意かは分かりませんが、上司に叱られない報告の仕方をちょっと書き出してみます。
報告は「考え、予測してから話す」必要がある
報告が苦手な人に共通する課題のひとつに、「報告は本件について、何も知らない人に教えてあげる行為」だと思い込んでいる点が挙げられます。相手が両親や兄弟、友人といった身内なら、まさしくそういうこともあるでしょう。
しかし、ビジネスの現場で報告する相手の特徴は、大抵「えらい人」であり、ビジネスの「先達」です。「えらい人」は求める報告の「正解」を既に持っていて、あなたの報告内容がそれに合致するかをチェックしています。一致度が低いほど「君の報告はダメだね」という判断を下されます。
「だったら、わざわざ報告を求める必要なんてないじゃないか」と言いたい気持ちも分かりますが、「えらい人」、すなわち上司は、部下や他人の口から「期待する回答」を聞きたいという性質を得てして持っているものです。なぜなら、報告された内容と「期待する回答」との一致の確認が、上司の仕事だからです。仕事として、部下が思った通りの業務をしているかを確認するのです。
ですから、報告する際は、思いついたままではなく、「考え、予測して、さらに考え抜いて」話します。考え抜くトレーニングをすれば、報告は上手になります。
前提として「えらい人」、つまり上司が期待する水準を知っておく
まず最初に、「えらい人」、つまり上司の納得を得られる報告の質について押さえておきましょう。
「なぜ、あの人の報告はすんなりと伝わるのに、私の報告にはいちいちケチをつけられるんだろう？」というような不満をお持ちの方は多いと思います。
そんなときは以下の５点を確認してみてください。
この５点が上司の納得ポイントです。
（１）自分に与えられたミッション（業務目的）を踏まえている
（２）根拠や理由が多い ～根拠や理由が複数ある
（３）ＱＣＤＲＳ（※）をできるだけ絡めている
（４）自分の見解を入れている
（５）私心を捨てている
～自分だけが「ほめられよう」「叱られないようにしよう」とは一切、考えない
※ＱＣＤＲＳ：仕事の成果を判断する以下の５要素で、仕事をするうえでは、これらをバランス良く最大化することが求められる
Ｑ：Ｑｕａｌｉｔｙ（品質）
Ｃ：Ｃｏｓｔ（コスト）
Ｄ：Ｄｅｌｉｖｅｒｙ（納期）
Ｒ：Ｒｉｓｋ（リスク）
Ｓ：Ｓａｌｅｓ（セールス）
この「上司の納得５ポイント」の説明に入る前に、上司に報告する際の基本的な考え方を知っておくべく、以下の例を見てみましょう。
「相手が予測していること」を考えながら報告する
◇一見単純に思える報告：例
上司：「羽田からハノイに行く飛行機の時刻を見ておいてくれないかな」
部下：「毎日１０時発です」
何故、上司はこんなことを質問したのでしょうか？
純粋に飛行機のフライト時間を知りたかっただけなのでしょうか？
実は、質問されたことだけに答えていることに、上司は不満を持ちます。
「１０時ですが、ご出張のお手伝いは必要でございますか？」とあわせて答えることが、この例での重要なポイントです。
「相手が何を欲しているのか」という仮説を立て、こちらから質問するなど、相手に配慮することが大切です。
一見単純に思える質問も、相手に配慮することで、ＱＣＤＲＳを絡めた報告や提案ができる
今の飛行機の例を使って、まずはＱＣＤＲＳを踏まえた報告（提案）を考えてみましょう。
「１０時発です。（相手が部長であればコストと品質を考えて）この時期ですと、１０時の○○航空であれば、比較的お安く良い席が取れます。つまり、エコノミーの料金でビジネスクラスの席が取れますが、いかがいたしましょうか。さらに、エコノミークラスであれば、もっとお安くお席が用意できます。お乗りになられている時間も６時間ということですので...」。
上司が常日頃からコストに厳しい人であれば、こんな回答でしょうか。
Ｑ：品質とＣ：コストを踏まえ、ビジネスクラスでもエコノミークラスと同額で席が取れること、Ｃ：コストにさらに特化して、エコノミーなら××円程度の料金で席が予約できることを伝えると良いでしょう。
さらにはＱ：品質に特化し、「この時期は空いていますので、後ろの方の席が取れましたら、お隣の席が空いている可能性が高いです。」という内容を追加すると、もっと良い報告（提案）になります。
上司への報告（提案）に、このくらいの情報量が入っていたら、多分上出来でしょう。
「飛行機（のチケット）が取れました！」だけの報告と比べてどうでしょうか。
「上司がいつも何を気にしているのか」ということに気を配ったうえで、ＱＣＤＲＳをできるだけ絡めると、上司に唸ってもらえる報告（提案）になります。
02.上司の納得５ポイント
「上司の納得５ポイント」とは
例文：「この業務をリスクなく実施するために、頑張って業務改善をしながら進めても、最低限１０名のスタッフが必要です。」
この報告は、まあまあ良いです。自分が今以上の努力をすること、最低限の投資（人材）で業務を遂行しようとしていることに好感が持てます。
単に「スタッフを１０名ください。」と言うだけよりは、上司の納得感が高いと思います。
では、「上司の納得５ポイント」について解説します。そして、この報告例を分解して照らしてみましょう。
02-1.自分に与えられたミッション（業務目的）を踏まえている
上司は"ミッションに一途な人"を好みます。"ミッションに一途な人"とは、「この仕事に関しては、この人に任せておけば大丈夫」と思える人のことです。「その場その場で自分のミッションを達成しようとしているか」ということが、まずひとつ目の確認ポイントです。
自分の職務を何としても果たそうと努力し、その目的を一途に達成するために報告していますか？上司に、そんな印象を抱いてもらえるような内容になっているかどうか、改めて報告内容を見直してみてください。
報告例で見ると、自分のミッション（業務目的）を達成するために一所懸命に考えているので、（１）を満たしています。○か×かで言えば○でしょう。
02-2.根拠や理由が多い ～根拠や理由が複数ある
報告が苦手な人のほとんどは、報告事項に対する根拠や理由を１つしか持っていません。
報告の根拠や理由は、多ければ多いほど良いです。複数の根拠や理由を押さえつつ話すことが、適切な報告の仕方です。
もし、報告事項に対する理由や根拠が１つしかないとしたら、その報告は間違いだと思いましょう。
また、根拠や理由が複数考えつかなかった場合は、同僚や先輩、上司に訊いてみるのが一番です。
「この考え方で良いでしょうか？」と、自分の根拠や理由が正しいかどうかを周囲に訊く習慣を身にをつけるようにしましょう。
「報告は多面的な分析をもとに行うこと」とよく聞きますが、「多面的な分析」とは「根拠や理由が多くあること」と概ね同義です。「根拠や理由が多くあること」とは、一般的に「論理思考ができている」ともいいます。
あらゆる行動を「何故そうなのか」と捉えながら仕事をしていると、論理力は上がっていきます。
「何故そうなのか」という根拠や理由を、できるだけ多く考える訓練が大切です。
ただ、ひとつの事柄に打ち込む姿勢も素晴らしいのですが、同じことを一途に行っているだけでは、根拠が薄くなってしまうので注意しましょう。
先程の報告例に照らすと、１０名のスタッフが必要な根拠や理由をＱＣＤＲＳ（次の項02-3.で説明します）の３つか４つにかけて複数言っているので好感が持てます。
02-3.ＱＣＤＲＳをできるだけ絡めている
報告にＱＣＤＲＳをどれだけ絡めているか、ということも確認してみてください。
改めて言うまでもなく、企業の仕事において重要なのは、
Ｑ：品質
Ｃ：コスト
Ｄ：納期
Ｒ：リスク
Ｓ：セールス
をできるだけ多く、同時に最大化することです。
このＱＣＤＲＳを、職責を認識しながら報告に絡めましょう。
報告する相手が、最近どういう話をしていたかを思い出し、何を中心に報告するかを事前に考えます。
総務部の担当者であれば、Ｃ：コスト削減を中核にします。営業職であれば、Ｓ：セールス（売上）の増加やＤ：納期、Ｒ．リスク、Ｃ：コストなどを報告に含めます。
このＱＣＤＲＳをどれだけ自分の報告内容に絡めつつ、簡潔に報告できるかがポイントです。
「本件は、前年比１０％のコスト削減となる対策です」といった具合です。
例えば、上司に「本を買ってきて」と頼まれたとします。そのまま、近くの本屋さんで「買ってきました」と渡すだけでは、ビジネスパーソンに期待される水準には達していません。それを「最安値かつ最速で購入する」というように、ＱＣＤＲＳに絡めて仕事をし、達成し、報告すると、上司が"唸る"報告になるでしょう。
報告例は、リスクを回避しようとし、業務改善でコストを削減しようとしている報告です。「クオリティを落とさずに」とも考えているので、ＱＣＤＲを満たした発言になっています。
02-4.自分の見解を入れている
報告する際に上司に唸ってもらうには、「組織の短期、長期的な利益に合致するような見解を挟む」ようにすると良いです。このコツを用いると、上司に「よく考えているな」と思ってもらえる報告になります。
報告例では、自分の見解として「１０名スタッフが必要だ」という計算した意見が入っています。
このような報告が自然にできるようになるには、「言われたことだけをやる」「言われたことだけを考える」という仕事のやり方ではいけません。
毎日毎日、「自組織が成長、発展するためにはどうすべきか」と考え続けるクセをつけることです。
そのように考え続けることで、「組織の短期、長期的な利益に合致するような見解を含んだ報告」が自然にできるようになります。
02-5.私心を捨てている
～自分だけが「ほめられよう」「叱られないようにしよう」とは
一切、考えない
上司は、部下や他の人の、「自分だけが良い目にあおう」「自分だけリスクを回避しよう」というようなムードに敏感です（もちろん、部下が上司に対してもそうですが）。ですので、「組織のため」と言いつつ、自分のライバルを結果的に蹴落とすような内容の報告や、客観的でない、自分の評価を誇示するような報告を嫌います。
「報告すると嫌われる」という人は、報告にこのような私心が入っていないか、今一度確認してみてください。
「どうも○○さんの業務が上手くいってないようです。」というようなことを報告したいときは、特に気をつけてください。自分がプラスの評価をされるどころか、マイナス評価を受けてしまう可能性もあります。これは意外と知られていない「ご注進の危険」です。
また、「私は言われたことはきちんとやりました。」とミッションを達成していることを誇示し過ぎることも危険です。上司が思っていたミッションの方がもっと大きい可能性は高いです。「こいつ分かってないな...」というように捉えられてしまうので注意しましょう（このような内容をどう伝えるのかは、また別の話なので、次の機会に譲ります）。
報告例でいうと、「スタッフをください」と言う発言は、コストがかかることを求めることになるので、ほめられた報告ではありません。
しかし、それでも「敢えて言おうとしている」という点で、「まぁいいのかなぁ」と思います。
以上から、この報告例は、ほぼ「上司の納得５ポイント」を満たした報告ということになります。
03.「暗黙のビジネス常識」を踏まえていない報告は命取り
「暗黙のビジネス常識」とは
「暗黙のビジネス常識」とは、
①前例や過去の事例を確認して行動しているか
②同種のものと比較、対照ができているか
③現在の相場観、判断軸（現代のトレンド、ムード、方針など）との折り合い、調整ができているか
の３つが挙げられます。この前提に、既に決まっているルールが０番としてあります。社内ルールなどがそうです。そういった基本的なルール以外に存在するのが、「暗黙のルール＝暗黙のビジネス常識」です。これが意外と難しいのです。
例えば、以下のようなやり取りがありました。
上司：「今度札幌に支社を出そうと思うんだけど、賃料はどれぐらいの水準で
検討したらいいのかな？」
部下：「今期の予算で坪１万５千円程度を申請してあるので、この範囲であれば
大丈夫だと思います。」
上司：「あんた何考えてるの！？」
現在の社内ルールである「予算」をチェックしたうえで、「予算の範囲は全部使って良い」と安易に判断して、部下は賃料を決めています。それはそれで間違いではありません。しかし、この１点のみで判断して報告していることが良くない点です。
仮に予算として、坪１万５千円が計上されていたとしても、その予算と「前例や過去の事例との整合性」、「現時点での同種のものとの比較」、「現在の相場観」を合わせて考える必要があります。というのも、予算は過去に計上されたものであり、"現在"の数字ではありません。「予算として計上されているから」という理由だけで、その予算が「正しい」と判断するのは危険です。
クリティカルシンキング（※）の重要性
この部下の報告は、「暗黙のビジネス常識」に照らすと間違っていることになります。
では、どう考えれば良かったのでしょうか。
まず、「最近支社を出した九州の賃料はどれくらいなのか」を調べ、比較します。例えば、九州支社の賃料が坪１万８千円なら、札幌支社の予算は比較的安く、合理的な判断だと言えます。しかし、九州支社の賃料が坪１万円であれば、同額の予算では高い、と判断できます。
判断材料が"現在"のものであり、かつ類似の情報をいくつか踏まえた回答ができているかがポイントです。
次に現在の札幌地域の相場観を考慮します。念のため、予算が組まれたプロセスを調べて、いい加減な予算でないかを確認しておきましょう。
正しい報告としては、
「予算は１万５千円まで取ってありますが、他の支店やこの物件の利便性を勘案しますと、坪１万１千円ぐらいが妥当ではないかと考えます。」といった感じでしょうか。
報告には、これぐらいの情報を含めて答えるようにしましょう。
※クリティカルシンキングとは
物事の本質を捉えるための思考方法のことです。"言われたことや見たことをそのまま鵜呑みにせず、疑問を投げかけながら仕事に取り組むこと"で、物事の目的や本質をとらえることができるようになります。
目的や本質を理解して仕事に取り組むのと、そうでないのとでは、仕事のプロセスや結果に大きな違いが出てきます。
求められる「報告の精度」は立場によって変わる
～部長の「報告の精度」は新人の５倍！
もうひとつ考慮すべき点があります。実は自分の年齢や役職、経験によって求められる「報告のルール」は変わるのです。残念ながら、ベテランであればあるほど、高い精度の報告が必要です。つまり、「思考の深さ」を持っていないと、"役職者"とは言えないということです。
１～２年目の若手であれば、「予算は○○円を取っています」と答えるだけでも許されると思います。
しかし、課長が報告する場合であれば、根拠や理由は４つ程度だと思います。
大雑把に例を挙げます。
新人...「予算は坪１万５千円です」
主任...「九州支社の賃料は坪１万８千円です」
「予算は１万５千円です」
係長...「現地の賃料の相場は１万○千円です」
「九州支社の賃料は坪１万８千円です」
「予算は１万５千円です」
課長...「駅近くよりは徒歩１０分程度の場所の方が賃料が数千円安く、環境も
落ち着いているそうです」
「現地の賃料の相場は１万○千円です」
「九州支社の賃料は坪１万８千円です」
「予算は１万５千円です」
部長...「駅前ではありませんが、徒歩で主要取引先に行けるため、利便性が
高いです」
「駅近くよりは徒歩１０分程度の場所の方が賃料が数千円安く、環境も
落ち着いているそうです」
「現地の賃料の相場は１万○千円です」
「九州支社の賃料は坪１万８千円です」
「予算は１万５千円です」
これくらいの数の根拠や理由を報告に含めなければいけません。
もし１つだけの根拠や理由で報告している係長がいるとしたら、その係長の報告は新人クラスです。
「報告の精度」という観点から見ると、立場によって求められる精度は何倍も変わってきます。
ですので、「えらい人」になりたい人はいろんな根拠や理由を思いつく限り考えることです。
単純なものだけではなく、複雑な根拠や理由を大量に考えられるようになってください。
「新人の頃はほめられたのに、何故、今は叱られるのかなぁ」と思っている人は、この部分に気づいていないと考えられます。
管理職は報告・連絡・相談＋指示が必要
できない管理職ほど、「自分には会社から独立して自由に仕事をする権利がある」と勘違いしがちです。
しかし、上位者になればなるほど、報告・連絡・相談＋指示から自由になることはありません。
「えらい人」になればなるほど、上司だけでなく、部下、同僚、経営層、株主、お客さまや取引先、金融機関、行政、監督官庁、時にはマスコミなど、ステークホルダー全てに対する報告・連絡・相談＋指示が必要であり、その相手は増えていきます。そして、誰に対して、いつ、どんな情報を報告・連絡・相談＋指示すべきかが理解できていないと、会社にとって、大きなトラブルの原因になりかねません。
04.上司が"唸る"報告のタイミング
上司が"唸る"報告のタイミング
続いて、上司の納得を得る報告のタイミングについてお伝えします。
報告は、タイミングによっては上司から叱られることがあります。つまり、上司が必要だと思うタイミングで報告することが大事です。ただし、深刻だったり危うい報告であれば、すぐに行わないといけません。
そこで、深刻さ加減についての判断軸を事前に知っておくことが必要になります。
では、何が深刻なことに当たるのでしょうか。一般論で言うと、人命、財産、会社の名誉が危険になっている状況はとても深刻です。財産という意味では、売り上げが大きく落ちる、などが当たります。
営業報告であれば、早い方が良いに決まっていますが、即座に行うべきかというと、翌日出社してからでも構いません。ただ、ライバル社とすごく競っている場合なら、すぐに報告すべきです。
大切なのは、それらのことが上司の頭のなかでは、どういう順位になっているのかを知って、判断することです。
そのために、まず上司と「すぐに報告して欲しいこと」「明日でいいこと」「１週間後でもいいこと」について、一度議論し、記録しておきましょう。その際、「こんなことも分からないのか」と上司から言われるかもしれませんが、そこはぐっと堪えて、改めて整理しておくことが大事です。皆さんが思っていることと上司が思っていることは、多分、大幅に違います。
