クレームEメール対応研修 ~メールでのクレームに対応するスキルをつける編(1日間)

11/09/21 更新

当研修の「ねらい」
近年、メールでクレーム対応せざるを得ない事が増えています。通常のクレーム対応と異なり、対応に時間がかかる、応対の記録がお互いに残る、接客能力だけでは対応できない文書読解力、ビジネス文書作成能力などが要求されるなど、対面・電話でのクレーム対応以上に高度なスキルが求められます。 よって、本研修では、以下のスキルをつける事を目的とします。
1.「クレーム」対応についての一般知識をつける
2.クレームメールの内容を読み取る
(対応に失敗する場合には、読み取り不足である場合が多い)
3.お客さまの気持ちを理解する
4.クレームメールに適切な返信をする
(メール文面がまずく、二重クレームになる場合が多い)
研修プログラム例
| 研修プログラム例(所要時間:1日間) |
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内容 |
手法 |
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- 1.CSを考える
- 私がお客様だったら、当社および従業員に何をして欲しいか?
- CS(顧客満足)とは何か
- CS推進のポイント
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講義
ワーク |
- 2.クレームとは
- 近年のクレームの傾向
- クレーム対応が上手にできない3つの理由
~お詫びができない、言い訳をしてしまう、事実の確認ができない
- クレーム対応には手順が存在する
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講義 |
- 3.メールでのクレーム対応のポイント
- 基本手順1:組織の代表としての意識を持つ
- 基本手順2:クレームの内容を読み取る
- 基本手順3:事実(何が問題か)を正しく読み取る
- 基本手順4:クレームメールの返信を作成する
~「お詫び」「問題の再確認」「ご提案・解決策の提示」
- クレームメール対応でそれ以外に注意すべきこと
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講義 |
- 4.ケース別クレーム対応方法
- 当方に不手際がある場合の対応
- 当方に非がない、または分からない場合の対応
- 激怒しているお客様への対応 ~まず、事実の確認を行う
- クレーム対応 ~困った時の対応例
- 悪意のクレームへの対応
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講義 |
- 5.ケーススタディ
ワーク例:「領収書送付ミスに対するお詫び」等
~ 実際に想定されるメールクレーム事例を使い、ワークを実施
※グループに講師が適宜入って指導→巡回 発表
- メール文面の読み取り
- お客さまのお気持ち・ご要望の推測
- 返信
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ワーク |
- 6.組織としていかにクレームに対応するか
- クレーム対応は組織対応
- 組織的クレーム対応体制をつくる
~組織的なクレーム対応を行う7つのポイント
- 月1回1時間のクレーム対策会議で、クレームを大幅削減する!
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講義 |
こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。
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受講者の評価
- 実施
- 2011年 8月
- 業種
- サービス業(その他)
- 実施対象
- 11名
- 評価
-
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
- 参加者の声
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普段から、つかっている言葉など、対応傾向がワンパターンになっていたので、こういった言い回しや言葉など、実際に使えるものが多くてよかったです。ぜひ生かしていきたいと思います。
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仕事の関係上、メールを使用することが多いので、このように(テーマが)限定された研修は大変良いと思います。研修の種類も多いので、また参加したいと思います。
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お客様の伝えたいことを汲み取り、ご要望にマッチした回答ができるような読解力を付けること、お詫び言葉、クッション言葉のボキャブラリーを増やすことが重要であることを再認識することができました。
- 実施
- 2011年 8月
- 業種
- サービス業(その他)
- 実施対象
- 9名
- 評価
-
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
- 参加者の声
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いろいろと気づかせてくれるところが多く、とても自分のためになりました。今回の内容を業務に役立てていきたいと思います。
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今回の研修で、自分の中の言葉のバリエーションがいかに少ないか、実感しました。研修で覚えたことを、次のメール対応から生かしていきたいです。
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クレーム対応Eメールでは「流れ」に沿ってメールを作成するとそれだけで、内容は薄くてもずいぶん印象が良くなるのだ、と感じたことが一番の発見でした。また、模範解答例には自分では思いつかない表現が満載なので、とても使えそうです。まずは真似から始めて、どんどん自分のものにしていきたいです。
- 実施
- 2011年 7月
- 業種
- サービス業(その他)
- 実施対象
- 12名
- 評価
-
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
- 参加者の声
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クレームの意図を読み取ることが重要であると、理解できました。
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見落としがちなポイントを知ることができてよかった。
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今後のクレーム対応時の参考にしたいと思います。
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E-mailでのクレーム対応の基本が良くわかりました。

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現在、クレーム社会が到来し、身近にクレームが発生する状況が横たわっています。本メルマガでは、クレームを手際よく、かつ確実に解決に結びつける知識・ノウハウをご紹介します。日経新聞にもとりあげられた「クレーム対応のプロ」インソースが、①心情理解、②事実確認、③解決策の提示、④お詫び、フォローの4つの基本手順を、具体例を織り交ぜながらその対処法をご説明します。弊社は、「クレーム対応研修」という検索ワードで、Google検索NO.1を保ち続けています。
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