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クレーム対応研修 ~案件対応力強化編(3日間)

0075クレーム対応研修 ~案件対応力強化編(3日間)
12/01/11 更新

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当研修の「ねらい」

クレーム案件をスムーズに収拾するスキルをじっくり身につける

1. 顧客とのクレーム対応は「交渉」の一つです

クレーム対応も初動段階を過ぎると、これは「交渉」です。交渉力をつける事で、問題の解決を早める事が可能です。今回は、交渉の基本ロジックを学ぶと共に、ケーススタディ、ロールプレイングを通じて、クレーム対応における顧客との交渉力をアップさせます。

2. 社内外への書面での報告、依頼スキルも重要です

クレームは文書で記録し、文書で戦うなど、それを収めるまでには、多数の、書面のやり取りが必要になります。今回は難しいケースの「報告書」「依頼書」を実際に作成いただき、書き方のポイントを理解します。

3. 社内各部署との「調整力」も同時に求められます  

クレームを円滑に解決していくには、社内との調整力も同時に必要です。社内での情報ルートの確保、調査ルートの確保、社内各部署での役割分担、などを改めて考え、改善策をまとめます。


研修プログラム例

研修プログラム例(所要時間:1日目/3日間)
内容 手法
  • 1.今回の研修の目的
    1. クレーム対応力の中で核になる交渉法について実践的に学ぶ
    2. 交渉力の基本を学ぶ 
講義
ワーク
  • 2.交渉について考える
    1. なぜ我々は交渉が苦手なのか?
    2. 交渉は論理的にやるべきか?【ケーススタディ】
    3. 蓋然性(確からしいもの)に基づく推論でも交渉はできる
講義
ワーク
  • 3.説得の前提として
    1. 交渉で大切なこととは? ~「一般常識」と「業務知識」
    2. 人柄の準備
    3. 交渉のコスト
講義
  • 4.3つの説得技法について
    1. 功利的説得~相手の利害・損得に訴える【ケーススタディ】
    2. 規律的説得(論理的説得)~相手の規範意識に訴える
      【ケーススタディ】
    3. 情緒的説得(感情的説得)~相手の感情に訴える
      【ケーススタディ】
講義
ワーク
  • 5.クレームとなった場合の交渉のコツ ~4つのステップ
    1. 「心情を理解」してクレームをよく聴く
    2. 何が問題になっているのか「事実を確認」
    3. 問題の「解決案」或いは「代替案」を提示
    4. クレームの「お詫び」及び「フォロー」
講義
  • 6.顧客交渉ロールプレイング
      ※事前課題を基に弊社が、6~7題のケーススタディを作成。
      ■目標:①保証額をできるだけ下げる
            ②あと1ヶ月程度で解決させたい
                      他、4題程度のロールプレイングを想定
ワーク

研修プログラム例(所要時間:2日目/3日間)
内容 手法
  • 1.ビジネス文書とは ~基礎知識
    1. ビジネス文書の種類 ~社内文書と社外文書の違い
    2. ビジネス文書の作成の基本
       ①文書作成5つのポイント
        ●主語と述語は明確か?
        ●箇条書き、1文は40~50字程度
        ●日時、数量、金額は入っているか?
        ●結論が先に書かれているか?
        ●自分の立場は明確か?
講義
  • 2.現場で役立つ文書作成のヒント
    1. 事前準備に重要性
        ①相手から聞きたいことを明確にしておく
        ②会話をそのまま書かない
        ③重要なポイントを強調してメモする
        ④相手の"キーワード"をメモする
    2. メモの分量
    3. 網羅するべき項目
    4. わかりやすい文書を書くために
        ①あいまいな単語、形容詞は極力使わない
        ②助詞の重複をさける ~一文一義 など
講義
ワーク
  • 3.社内文書と社外文書
    1. 社内文書・社外文書の基本形
    2. 社外文書の慣用表現と時候の挨拶
    3. 封筒・はがきの書き方
講義
  • 4.クレーム対応文書の書き方
    1. 書いていいこと悪いこと~法務面等のポイント
    2. 顧客に出す調査報告書のポイント
    3. 書類で社内・社外と戦う~文書で戦う
ワーク
  • 5.徹底クレーム対応文書の書き方(演習)
    1. お詫び状作成
    2. 議事録の作成
    3. 報告書作成    他

    4. ※事前課題を基に、弊社が、4種類程度の例題を作成。
ワーク

研修プログラム例(所要時間:3日目/3日間)
内容 手法
  • 1.総合演習
    ※今までの研修を踏まえ、総合演習を実施する。
  • 【ケース】
    顧客を訪問した際の交渉、議事録作成、社内外向け報告書の作成、和解書の作成等一連の流れを追って、ロールプレイングと文書作成を実施する
ワーク
  • 2.社内課題(調整)を考える
    1. なぜ我々は社内調整が苦手なのか?を考える
    2. 当社内で問題だ、課題だと考える事は何か?
    3. ■社内の課題の洗い出し【ワークシート作成】
講義
ワーク
  • 3.社内課題の優先順位付け
    ~課題連関図を作成し、課題解決の優先順位をつける
  •      ■課題連関図作成
講義
ワーク
  • 4.社内課題解決企画書作成
    ~「自社の課題改善」企画案作成
       ・グループで企画案を作成し、全体発表を行う。
  •      ■課題解決企画書作成【ワークシート作成】
講義
ワーク
  • 5.研修を踏まえた行動計画作成
      ~「自分の課題解決」企画案作成
    1. 各個人で企画案を作成し、グループ内で発表を行う
    2. (講師がサポート)
    3. 具体的な3ヶ月間の行動計画書に落とし込む
    4. ■3ヶ月の行動計画作成【ワークシート作成】
講義
ワーク
  • 6.まとめ
講義

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。


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まずはお気軽にご相談ください
研修ご担当者様の負担軽減、業務効率化を支援いたします。

研修ご担当者様に代わり、研修運営業務を承ります。(会場設営、受付、講師対応、研修管理など)

研修効果を持続させたい方へのオプションがございます

研修後、定期的にアンケートをとることで研修内容の何が、どう職場で活用されているか?考える(思い出す)ことを喚起します。


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受講者の評価

実施
2011年 12月
業種
社会福祉法人 / 社会福祉事業団
実施対象
62名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • OK言葉、NG言葉を再度整理したいと思います。今回の資料は職場に帰ってからも職員と一緒に勉強したいと思います。
  • 講師の実体験に基づいた内容というのが分かりやすくてよかったです。資料も分かりやすくて、読み返してみようと思います。
  • クレームを言うことの難しさが分かりました。でも、それだけ相手は訴えたい気持ちが強いのだということも分かりました。1人1人の気持ちを汲み取って解決していきたいと思います。

実施
2011年 11月
業種
年金・共済・健康保険 / 健康保険
実施対象
11名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ケーススタディで想定問答をもとに対策を話し合うことで、対応以外の方法を意図や狙いも含めて知ることができて参考になりました。
  • 今までクレーム対応というだけで身構えてしまっていたのですが、通常の他の問合わせ対応と基本的なところは同じだと感じました。あとは、講師の方のような落ち着きと信頼感ある物腰にどれだけ近づけるかが課題です。とても参考になりました。
  • 講師の方の顔を見た瞬間、数々のクレームをうまく受け流してこられたのだなあとの印象を受けました。職業柄からなのでしょうか、怒りを鎮められる表情をお持ちだと思います。説得力のあるご説明でした。


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メールマガジン クレーム対応の勘所~あなたにも簡単にできる

現在、クレーム社会が到来し、身近にクレームが発生する状況が横たわっています。本メルマガでは、クレームを手際よく、かつ確実に解決に結びつける知識・ノウハウをご紹介します。日経新聞にもとりあげられた「クレーム対応のプロ」インソースが、①心情理解、②事実確認、③解決策の提示、④お詫び、フォローの4つの基本手順を、具体例を織り交ぜながらその対処法をご説明します。弊社は、「クレーム対応研修」という検索ワードで、Google検索NO.1を保ち続けています。

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