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クレーム対応研修〜電話応対の基本(1日間)    10/02/10 更新

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クレーム電話応対とは?

企業・自治体側の落ち度ではなくても、価値観や好みの違いから思いがけずクレームになる場合があります。 電話は手軽なためメールが発達した今でも、クレームの大半が電話からかかってきます。 そのクレーム電話を「顧客の皆様に対する期待の表れ」として捉えると、 耳の痛い数々の指摘も「金言」に聞こえる事があります。 しかし、実際に応対される皆さんにとっては大変辛い、ストレスの多い仕事であるのが現状ではありませんか?

ねらい

  1. クレーム電話応対力を頭と体で強化
    まず、頭でクレームを理解し、声を出して実際にクレーム電話に応対する事で、スキルアップを計っていきます。(詳細はこちらと下のカリキュラムをご覧下さい)
  2. 総合的なコミュニケーションスキルも身に付ける
    クレーム電話応対は大変辛い事ですが、応対を繰り返すことで、接遇、さらには交渉のスキルが上達します。なぜなら、クレーム電話応対で大切なのは、状況に応じた適切な判断により、お客様の言い分や事実を聞き出し、解決策を提示することだからです。クレーム電話応対に上手に「適応」するスキルを身につけることで、総合的なコミュニケーションスキルも身につけることができると考えます。


クレーム対応研修の詳しい解説は、こちらをご覧ください
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研修プログラム例(所要時間:1日間)
内容 手法
  • はじめに
    従来型クレーム⇒最近のクレーム
    1. 発生要因と影響の変化
    2. クレームの最新事情
    3. 戻ってこない信頼と損失、インターネットの脅威
講義
  • クレームの捉え方
    〜お客様はなぜクレーム電話をしてくるのか?
    1. クレームの発生要因
    2. お客様の心情
    3. クレームと苦情
講義
  • クレーム電話の基本応対
    1. 媒体による特徴
    2. 基本的応対フロー
       @クレームの発生要因
       A3つのステップ
       Bクレーム電話応対時に避ける事
    3. クレーム電話応対時の心構え
       @クレーム電話応対の満足要因と不満要因
       A共感のワーク
    4. 聴くスキル
       @聞く、聴く
       Aなぜ聴くことが大切か
       B聴き方のポイント
       C聴き方のワーク
講義
演習
ペアワーク
  • ロールプレイング
    顧客・社員(職員)・評価者の役を3人1組となって行う
      ※グループに講師が適宜入って指導→巡回
グループワーク
ロールプレイ
  • 組織としていかに「クレーム」に対処するか
    〜クレーム発生から再発防止まで
    1. 社員(職員)間のコミュニケーション
      社員(職員)相互のマナー・気配り・意思疎通
    2. 職場間のリレーション
      役割分担の明確化、情報リストの作成、職場内研修、会議、職場単位マニュアル
    3. 迷惑行為について
講義
  • ストレス対処法
    〜クレーム電話応対時のストレス軽減
講義
クレーム対応の勘所〜あなたにも簡単にできる

現在、クレーム社会が到来し、身近にクレームが発生する状況が横たわっています。本メルマガでは、クレームを手際よく、かつ確実に解決に結びつける知識・ノウハウをご紹介します。日経新聞にもとりあげられた「クレーム対応のプロ」インソースが、@心情理解、A事実確認、B解決策の提示、Cお詫び、フォローの4つの基本手順を、具体例を織り交ぜながらその対処法をご説明します。弊社は、「クレーム対応研修」という検索ワードで、Google検索NO.1を保ち続けています。
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実施後アンケート
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実施 2010年 1月
業種・マーケット その他官公庁
実施対象 19名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • 相手に対する言葉遣いひとつで、相手の方の怒りが静まったり気持ちを和らげることができるだと考えさせられました。
  • 前向きに対応する心がけという話はとても日常にも役立ちそうです。

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実施 2009年 9月
業種・マーケット 金融業
実施対象 18名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • クレーム対応の基本を意識することにより、今までのクレーム対応と違い自信がつきました。クレームへの考え方が変わり、クレームをお客様からの大切なご意見と受け止める気持ちを持って頑張りたいです。
  • 日常の業務にそった講義であり、大変参考となりました。言葉の使い方ひとつで、応対がまったく変わってしまいます。クレーム処理の奥深さを感じました。ありがとうございました。
  • 今までもいろいろなクレーム応対のセミナーを受けてきたが今回の講義が一番良かったです。明日職場に戻ったらクレームを受けてみたいという気持ちになりました。

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実施 2008年 12月
業種・マーケット その他民間企業・その他
実施対象 6名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • 少人数で細かいご指導をしていただいたので、とてもよかったです。録音をした自分の声を聞いて、反省すべき点がたくさん見つかりました。今日の研修をきっかけに電話応対を変えていきたいです。ありがとうございました。
  • お客様の心理などをお話の中に盛り込んでいただき、電話応対というものについて理解しやすかったです。ありがとうございました。
  • 今日はご指導ありがとうございました。基礎を知ることで少しでも電話応対に自信がついてきたと思います。相手を納得させるよう良く聞いてあげることが大事だと学んだので、これから活かして行きたいと思います。

実施2007年10月
実施対象製造業 20人(管理職・SVクラス)
内容について
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • スピーディーな展開で非常に良かったと思う。マインド面の部分で、体験談等を多く語って頂き、いままさに困っていることの解決方法のヒントをえることができました。大変参考になりました。ありがとうございます。
  • 独自のノウハウや、体験や経験からのアドバイスが有益であると思った。また、ロープレからお客様役がお客様の気持ちを確認させるのが良かった。また、クレーム対応の鉄則を分かっているつもりでも、現実そうはいかないところをどうすれば良いのかなど、再認識プラスknow-howがあり、有意義な内容でした。
  • 先生ご自身がオペレーター経験をお持ちであるという点はかなり強みであると感じました。先生のやわらかな雰囲気も好印象でした。ありがとうございました。
実施2007年10月
実施対象製造業 10人(一般社員)
内容について
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • お客様にきつい言葉を言われると、かなり引きずるので、気持ちの切り替え/避雷針の考え方は、ぜひ実践しようと思いました。確かにお客様は、自分を怒らせた事象に対して怒っているのであって、私個人にお怒りなのではないので、逃げ腰にならず、「お助けしたい」という気持ちでじっくり話を聞こうと思います。
  • 今まで気づかなかった視点も聞くことができ、今後のクレーム対応に関する姿勢が変わってくるのではないかと思います。対応の基本的な流れ・ポイント・言葉遣いや今までの自分の対応を振り返るよい機会になりました。
  • 最初はどのような研修か、あまり想像がつきませんでしたが、講師にも恵まれ、すごくタメになる研修を受けることができました。実体験の話も聞けて、本当に楽しく受けることができました。ありがとうございました。
実施2007年2月
実施対象サービス業19人
内容について
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   95%
参加者の声
  • お客様の立場に立つ事の大切さが分かりました。クレームの上手なかわし方も分かりました。実用していきたいと思います。
  • これから仕事をしていく上で心強いアドバイスを沢山頂きました。ハッとさせられてしまう話も多く、何が分かっていなかったか気づいた気がします。ありがとうございました。
  • オペレーターのモチベートが上がる研修内容でした。定期的に行って頂けるととても効果が期待出来ると思います。

ニュース

2009年2月20日(金)発行『コンピューターテレフォニー』3月号の特集「『クレーム対応』の組織マネジメント」に、弊社代表・舟橋の取材記事「1担当者では無理!コールセンターでも限界!?『クレーム対応』は全社組織の経営課題」が掲載されました(6〜7頁)。

『コンピューターテレフォニー3月号』
【要旨】

コールセンターやお客様相談室へのクレームは5年前から倍増している。それも単に“量”の増大だけではなく、対応の難易度も増すなど、“質”的な変化も起きている。

現在、個々のオペレーターの対症療法的な応対は限界にきており、クレームを組織的に対応する仕組み作りや情報共有の徹底が切に求められている。


■組織的なクレーム対応を行う7つのポイント
  1. 職場でクレーム最優先の徹底
  2. クレームの犯人捜しより、クレームが起きた真の原因追求を!
  3. 業務知識やクレーム対応方法の標準化(一元化)
  4. スタッフ間の確実な情報連携
  5. クレームのバックアップ意識・ルールの作成
  6. クレームの記録がクレームを減らす〜「カルテ」の作成
  7. 職場内クレーム対策会議の開催

■弊社代表・舟橋著『クレーム対応の基本が面白いほど身につく本』
 (中経出版、2007年2月刊行)はこちら

■「クレーム対応研修」はこちら

2007年1月30日発売!
舟橋孝之著『クレーム対応の基本が面白いほど身につく本』 中経出版、1,155円(税込)
クレーム対応の基本が面白いほど身につく本
【目次】
第1章:上手なクレーム対応の原則は?
第2章:ベテランに学ぶ上手なクレーム対応のやり方
第3章:クレームを削減するための組織対応を考えよう
第4章:当方に不手際がある場合のクレーム対応
第5章:当方に非がない、わからない場合のクレーム対応
第6章:できないこと、悪意のクレームなどへの対応は?
第7章:「お詫び状」の書き方を知っておこう

【内容】
クレームを解決に導くノウハウについても解説しておりますが、知識があってもそれを実践できなければ意味がありません。 この本では、実践力をつけるために、弊社インソースの豊富なクレーム対応研修の実施経験を踏まえ、現場の実例に限りなく近い事例をとりあげながら、ケーススタディ方式でクレームの解決の仕方を解説しています。
また、お詫び状の書き方についてもご説明しています。

クレーム対応研修はこちら   クレーム対応研修(公開講座)はこちら


2007年4月25日(水)コールセンター専門誌

月刊『アイ・エム・プレス』5月号(VOL.132)31P「Book Review」に、弊社の『クレーム対応の基本が面白いほど身につく本』が取り上げられました!

「Book Review」
【内容】(要旨)
  (前略)
本書は、顧客応対のプロとして業務を担うスタッフや、そうしたコールセンター業務の 初心者に向けた本としてだけでなく、ごく普通の社会人がお客様に対応する際の 入門書としても読むことができる。

  (中略)
クレームの中には、毅然とした態度で対応しなければならないものもあるが、 規則なのでできない旨を説明してもクレームが拡大するケースもある。本書では、クレーム対応のベテランの持つ力として、豊富な知識と経験に 支えられた「クレームの背景を見る力」と「対応力」を挙げているが、 そうした知識と経験を得る準備段階の新入社員たちにぜひ手に取っていただきたい1冊だ。

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