お詫び状を書く際の注意点

仕事上における個人のミスや、会社の対応が悪くトラブルが起きた場合などは、こちらの誠意を示すためにお詫び状を出さなくてはなりません。

その際は、

1. すぐに、
2. しかるべき立場の者が、
3. 先方のしかるべき立場の人に、
4. こちらの落ち度をきちんと認め、
5. 再発防止の具体案を入れます。

まずは事実関係と、当方の落ち度や責任の所在を書き、 謝るべきことについてははっきりとお詫びします。
謝罪のあとに、事情の説明や、事後の対処方法を述べ、 今後二度と同じミスを犯さないという決意を示すことを心がけましょう。ただ安易に謝るだけでなく、先方との取引を今後いかにスムースに進めるかということを、常に意識しなければなりません。 当方の責任外のことは書かないこと。

ワープロで作成した文書は、先方に誠意が伝わりにくいので、原則的に手書きで作成したほうがよいでしょう。 ファクスやＥメールを使用してはいけません。