メンター制度を有効に機能させるためのポイント~他社事例に学ぶ

メンター制度を有効に機能させるためのポイント~他社事例に学ぶ

メンター制度をこれから導入される方、すでに導入しているけれど形骸化してしまっており見直したい方に、以下、よくお客さまから「他社はどうしているの?」とご質問をいただく項目をまとめました。


Q1.メンター制度の目的は?


-最もよく伺うのは「若年層の離職防止」です。

効率化が求められるなか、上司先輩は皆忙しく、「無視しているわけでは決してないけれど、業務上必要なこと以外は話せていない」という状況になってしまいがちです。そんななかで、「仕組みとして新人若手をケアする機会をつくるのがよいのではないか」という仮説のもと、メンター制度を導入されるお客さまが増えています。


他には、女性管理職候補の方に対して、昇格への不安を払しょくする目的でメンター制度を導入されるお客さまもいらっしゃいます。


Q2.メンター・メンティ対象者はどんな人が多い?


-Q1の回答より、メンティになる方は入社1~3年目の方が多く、メンターになる方はその少し上の年次の5~8年目くらいの方が任命されるケースが多くございます。「年齢が近く、メンティの気持ちがわかるので、メンティが相談しやすい」というのがその一番の理由です。


女性管理職候補がメンティの場合、女性管理職がすでにいらっしゃればその方が、いらっしゃらない場合は男性管理職がメンターになることもあります。また、インソースの講師など、社外のメンターを設定する場合もあります。


Q3.メンターとメンティのマッチングの仕方は?また、相性が悪かった場合は?


-メンターとメンティの所属部署やその他バックグラウンド、年齢などの要素から、事務局が指定する方法がメインです。メンティ側が、事務局の示したメンター候補の中から指名するパターンも見受けられますが、1人のメンターが複数のメンティから指名された場合など、調整コストが少しかかります。


メンタリング開始以降にメンティ側からメンター変更の要望が出た場合には、該当のペアのみ変更している組織と、全体をシャッフルする組織があるようです。


メンター制度を有効に機能させるためのポイント~他社事例に学ぶ


Q4.メンタリングに関するルールはどんなものが必要?


-①必須かつ重要なルールと、②任意のルール がございます。


①必須かつ重要なルール

ルール名 概要 他社事例
守秘義務 メンタリングにて知った情報、話した内容を、メンターメンティが互いに第三者(事務局を除く※1)に口外しない ※1事務局への報告についてメンターはメンティの了承を得たうえで、面談記録シートまたは別の方法にて報告する。メンティ自身からの報告を促すことも有効。 ×:メンターが良かれと思ってメンティの現場指導者に「メンティが○○で悩んでいる」と伝えたところ、メンティと指導者の関係が悪化しメンティが職場にいづらくなった
相談窓口 メンタリングにおいて不都合(例:メンティがメンターと相性が悪いと感じる)があった場合に相談できる窓口(※2)を設け、周知しておく
※2メンター・メンティから相談を受けた上司も相談できる窓口とする
×:窓口を特に設けていないためメンター・メンティともに困ったときに相談する相手がおらず、結果メンタリングが行われなくなってしまった
:メンター・メンティ双方の相談相手としてメンターより上の役職者を設定したが、特に相談は来ず有益だったのかどうかは不明。人事や事務局が相談窓口になる方が望ましい
:「メンターと相性が悪い」とメンティから窓口に相談が来た場合には、事務局側が理由を考え、そのペアを含む複数のペアを入れ替えている
就業時間内 面談は業務の一環として就業時間内に行う(※3)。それに加えてプラスアルファの取り組みとして就業時間外に飲食等をしながら交流を深めることについては、事務局側は特に干渉しない。 ※3(推奨)面談時はアルコールはなし。ただし面談後に任意で飲みに行くことは問題ない :ランチをしながら、もしくは就業時間内にどこかの喫茶店等での面談を推奨。費用は事務局負担

②任意のルール

ルール名 概要 他社事例
メンタリング期間 いつからいつまで、制度上のメンターとメンティの関係性が続くのかを決定する ・期初月を始めとして、1年間、もしくは半年間
面談頻度と時期

時間・時間帯
最低限の面談の頻度と1回あたりの時間を決定する ・2週間/1か月に1回、時期はお任せ
・始め3か月は2週間に1回、それ以外はお任せ
・1回あたり30分/1回あたり1時間
×:頻度、時間とも各ペアにお任せ
面談の手段と場所 対面を必須とするのか電話やメールなどの代替手段でも可能なのかを決定する ・電話(遠距離の場合)OK。ただし、電話をする際は第三者がいない場所で行う
※メールOK、は例としては多くない
面談内容 基本的には各ペアにお任せで構わないが、ある程度のガイドラインを事務局から示すと望ましい ・質問項目の例をメンターに提示
面談の進捗確認方法 事務局とメンター・メンティとの進捗確認の方法を定める
※面談シート活用の場合は、詳細まで書かせすぎると守秘義務に反するため、簡素なもので構わない
:期間中に2~3回、事務局側から任意で電話、対面でメンター・メンティ双方にモニタリング
:毎月の面談記録シートの提出
:期間中にメンター向けフォロー研修実施
×:特になし
交通費・通信費
の負担
メンタリングを昼食等と兼ねた場合、費用を会社負担するのか、負担する場合は上限金額を定める ・通信、移動の実費のみ会社負担
・上限を設けて食事代も含めて会社負担(年間2~3万円程度)
・会社の補助なし
メンター・メンティ
の上司の関与
原則、上司側からは関与しない ただし本制度に部下が関わっていることは周知しておく ・上司は関与しない

ご案内:「他社の事例」はおもに以下の業界のお客さまから伺ったものを掲載しています。※()内は従業員数
製造業(1,500名)/製造業(800名)/金融業(7,000名)/金融業(6,000名)/広告業(1,000名)/不動産業(3,000名)/建設業(11,000名)、建設業(8,000名)


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