ビジネス文書研修を語る

ビジネス文書研修を語る
株式会社インソース
講師　岡野知穂

読み手にすぐに伝わる文章

「読み手にすぐに伝わる文章」が書けるようになる研修です。「読み手にすぐに伝わる文章」の型がわかり、さらにその書き方が身につきます。明日からの業務にすぐに活かしていただけます。

ニーズ

意外と多い文書への苦手意識

文書の作成に苦労している人は意外と多くいらっしゃいます。そして、文書作成への苦手意識は、働きやすさや業務効率に見えない支障をきたしています。

実は、職場で文書の書き方をきちんと教えることの出来る人はほとんどいません。なぜなら、ほとんどの方が見よう見まねで身につけているからです。たとえば、新人の頃を振り返ると、休暇申請書や物品購入願など、先輩が以前に提出したものを真似て作成した記憶はどなたにもあると思います。報告書や稟議書、さらには起案書などにいたっては、そもそもの書き方を習う機会はほぼありません。既にある書類を参考にしたり使いまわしたりして、どうにか新しいものを作成しているのが現場の実情です。

個別の業務知識であれば、かなり細かい点まで、ＯＪＴや社内研修を通じて後輩に引き継がれます。たとえば電話の取り方ならば、会社や部署ごとの決まりを必ず習います。特殊な機器の扱いならば、先輩が見本を示し、一緒に動作させ教わります。

ところが、さまざまな業務に共通する「文書の書き方」については、系統立てて習う機会がありません。文書を書くということがあらゆる業務の中に浸透しきっていて、単独で注目されることが少ないのです。

しかし、文書作成に苦手意識を持つ方は実は非常に多くいらっしゃいます。研修で「文書の作成に苦労している・苦手である」という人に挙手していただくと、毎回全体の９割から９割５分の方の手が挙がります。希望者受講のビジネス文書研修であれば苦手だから受講しているのだと思われますが、階層別ごとに全員受講する研修であっても、この割合は変わりません。

これは、個人と組織の双方に影響する問題です。

個人への影響としては、まず個人が楽になります。作業時間の短縮や業務へのストレスの軽減につながり、「楽になる」というと語弊があるのかもしれませんが、要はひとりひとりが効率的にイキイキと働けるようになります。次に、組織への影響としては「効率化」の一言ににつきます。組織にとって、個人の文書作成スキルの向上は、それだけでコスト削減です。一度で的確に伝わる文書であれば、差し戻しや書き直しの無駄が省け、意思疎通や情報共有の質も高まり、コミュニケーションの向上などさらなる効果が期待できます。組織の外に出す文書であれば、トラブルやクレームの防止になります。

効果

明日からの文書作成が楽になる
研修後も現場で活きるスキルを身に付ける

研修のゴールは、明日からの文書作成が楽になることと、研修後もポイントを活かしてさらに文書作成が得意になることです。研修でポイントを理解したつもりでも、職場に戻ったらいつも通り、では困ります。研修では、身につけたことがすぐに使えて、その後定着するよう自己研鑽を続けるために気をつけるポイントも習得していただきます。

スキルをお伝えする際には、なぜそうでなければならないか、具体的な説明をします。たとえば、なぜ標題は重要なのか？
それは、読み手は標題を見て、その先を読むかどうか決定するからです。だからこそ、内容がすぐにわかる的確な標題が必要です。一見すると当たり前のことを、言葉にして理解しなおすことで、改めて「気をつけなければ」という意識付けをするのです。次に、標題を作成するコツをお伝えします。納得したところで、「的確な標題」を作成するワークを行います。意識に落とし込んでから、体に覚えさせるのです。

特徴

カスタマイズと実践力

ビジネス文書研修には、２つの特徴があります。

１つは、演習で実際に頭と手を動かし、習ったことをすぐに実践する点です。インソースでは、演習を多く行うことで身につく度合いを高めます。講義をただ漫然と聞いてしまうのではなく、講義で習ったことをすぐに演習で活かし、「感覚」をつかんでもらうのです。体で覚えたことは、頭で理解するよりも確実に身につき、「今までどおり」になることを防ぎます。また、演習によって「聞いているときには納得したけど、実際にやってみると出てくる疑問点」が発見され、その場で講師に聞くことが出来ます。

もう１つの特徴は、受講者によって演習内容や研修のパーツを選ぶことが出来ることです。　　インソースでは、受講者によって、説明する比重やパーツが変わります。ビジネス文書研修は、受講者層の幅広い研修のひとつです。新入社員の方に配属前に受けていただくこともあれば、役職者の方を中心に受けていただくこともあります。

新入社員であれば、ビジネス文書とはどういうものか、という基本的な部分の習得を重視します。学生と社会人の違いについて話し合い、文書に責任を持つ、ということを自覚していただいてから、演習に移ります。

一方、役職者や中堅社員には、「知っていなければ恥ずかしいこと、いまさら人に聞けないこと」のようなスキル面の比重を大きくします。中堅や役職者は、新人の頃と違って間違いを周囲から指摘してもらえなくなります。逆に、部下の書いた文書をチェックし間違いを正す立場です。そのため、今あるスキルをさらに高める演習を行います。このように一通りの内容は扱いますが、受講者の方によって切り口が変わってくるのがインソースの特徴です。

重点
ポイント

学んだことをその場で実践して感覚をつかむ

頭と手を使い、いわば「汗をかいて」自分でやってみるからこそ、スキルは身につくようになります。この、「自分でやる」ということは非常に重要です。

インソースのワークは基本的に手書きです。パソコンで文書を打ち込んだ方が速いというのは当然ですが、インソースでは手書きにこだわります。それは、文書だけに集中してほしいからです。パソコンを使うと、「操作」という、研修の本質ではない部分が出てきてしまいます。この「操作」には、人によって能力差がありますので、パソコンが苦手な人ほどどうしてもそこに気を取られてしまいます。その点、「操作」を排除した手書きなら、同じ条件でワークに臨めます。手書きだからこそ、文書にさらに集中できるのです。

みなさん研修の後に、笑顔で「手が疲れました」とおっしゃいます。手を動かした充実感と、苦労したからこそ身についたという実感のこもった言葉です。このように受身ではなく能動的に考え、実践することで、スキルを体に落とし込みます。

研修の
流れ

講義と演習の繰り返しで、インプットした知識をすぐにアウトプットする

研修では、「知っている」ではなく「実践できる」ことを重視します。そこで、知識と実践の架け橋として、多くの演習を行います。習った知識や手法を演習で実際に使ってみて、「確かにこうすると読みやすい」というのを実感していただくのです。

あわただしい業務の中で、慣れたやり方からあえて離れて、新しいことを身に付けるのはなかなか難しいものです。重要なのは、研修の場という集中できる環境で、一度は感覚をつかむことです。一度体で覚えたことは、現場に戻ってから再現できる割合が高まります。

演習

「読みやすい文書」について話し合う

インソースの文書研修では、要約の演習を２題行います。

日頃、私たちは文書を作成するとき、雑多な事実をまとめて、文章にしています。業務の事情、顧客の要望、予算の限界、上司の方針など、さまざまな要素や背景を踏まえた上で、伝えたいことを要約し、簡潔な文章にしているのです。

演習では、日常の文書作成にに近づくように、場面や背景を細かく設定した上で、１０００字程度の文書をご用意します。それを２００字に要約していただきます。

書いていただいた要約文は、グループでまわし読みしていただきます。通常、自分が書いたものと同じものを誰かが作成していて、読み比べるということは決してありません。ひとつの組織の中で、書類がダブることは無駄だからです。その点、読み比べは、他の人の良い点を真似し、自分の良くない点を比較によって発見できる、貴重な機会です。読み比べの後には、「読みやすい文書とは何か」改めて自分たちの言葉で考えていただきます。自分から出てきた実感のこもった言葉だからこそ、「読みやすい文書とは何か」がしっかりと定着するのです。

ここで講師は、要約文に対し批判やダメ出しを一切しません。「できなかった」ではなく、「まだできるようになっていない（次からできるようになっていこう）」と捉えます。要約の演習は２題ある理由はここにあります。１回目は、まずは習ったことを一度活かしてみます。２回目は、最初の時点で活かしきれなかったところを補っていくのです。「活かし方」を身につけていくことがこの演習のねらいです。

演習のもう１つの特徴は「読み手の立場」について考えじっくり話し合っていただく点です。相手に伝わる文書を書くには、「読み手の立場」をふまえて書く、ということが最も重要だからです。

ビジネス文書には、必ず読み手が存在します。文書は不特定多数に伝えるものは少なく、特定の立場で特定の利害を持つ相手が読むことが多いものです。重要なのは、相手が「何を知りたいと思っているか」ということです。それには、相手がどのような組織に属し、どのような立場なのか知っていなくてはなりません。その視点がなければ、意図や内容はうまく伝わりませんし、立派に書けていてもビジネス文書としては成り立ちません。ところが特に新入社員は、手持ちの情報をぜんぶ並べてしまいがちです。また、経験者の方でも、書いているうちに、読み手の視点が欠けてしまうことが多々あります。

そこで、演習では、「この文書の読み手は、何を知りたいと思って読むのか」ということを文書を作成する前に立ち止まって考えます。まずはひとりで考えてから、グループでそれを共有します。そうすると、読み手が考えていることは読み手本人にしかわからないはずでも、ある程度の「読み手像」は想定できることがわかってきます。グループでで考えることで、共通の「読み手像」が浮かび上がり、読み手が一番知りたい情報が見えてくるのです。読み手の知りたい情報を整理すれば、書くべきこと、省くべきことがおのずと分かります。「相手に伝わる文書」とは、「相手が一番知りたいこと」に答える文書なのです。