管理職のための「ビジネス文書研修～指導編」を語る

管理職のための「ビジネス文書研修～指導編」を語る
株式会社インソース
代表取締役　舟橋孝之

はじめに～部下の書いた文章が分かりにくい？

「社員の書いた報告書の内容が分かりにくい」「お客様から社員の書いた文書に対するクレームが来た」といったことはありませんか。もちろん、内容に問題のある場合もありますが、ビジネス文書を書く力が欠けている事が多いのも事実です。

実は、文章力は想像以上に簡単に伸ばすことができます。社長ご自身が「私はどうも文書を書くのが苦手なので、指導なんてできない」とお考えの場合でも心配はいりません。指導のポイントはごくわずかです。

「書く」ことが上手にできれば、結果的に報告能力や仕事の手順の効率化など、業務遂行能力の向上にもつながります。結局、文書作成は仕事の基本となります。

さて、今回は、社長や管理職の方が、すぐに部下の文書指導ができるためのポイントをご説明いたします。

書き手の立場が明確である

文章を書く上で、最も大切なのは、文書の書き手である自分の立場が意識できているかです。この視点が欠けているとどんなに美しく、内容が素晴らしい文章でも、使えない文章となってしまいます。

実際、「部下の文章が下手だな」と感じる場合は文法がおかしいというより、自社の立場が分かってないという場合が多いように思います。部下に文書指導をする際には、必ず書き手（自社）の立場や書く目的が何なのかをしっかりと確認する必要があります。

読み手の理解の流れに沿った文章を書く

内容に関しては、「話の流れ」がスムーズに頭の中に入ってくる文章が求められます。例えば、稟議書や申請書など、日常目にしているものと同じ順序・流れで書かれた文書が、一番理解しやすいものです。

なぜ理解しやすいかというと、これらの書類は論理的に展開されていて、内容を整理しやすいからです。例えば、稟議書や申請書は、「ねらい・理由」「具体的内容」「詳細内容」「費用対効果」「リスク」「スケジュール」等が順番に書かれていて、一目でどういった内容なのかがわかります。ですから、他の報告書を書く際にも、「稟議書や申請書と同じような順番や論理構成であるか」ということを意識して書くようにしましょう。

これは、社内だけでなく、営業の現場でも有効です。提案書を作る際には、提出先の書式、流れを踏まえて作成すれば、案件が取れる可能性は高まると言えるでしょう。

定型フォーム（雛形）を用いて文章を短時間で作成

とは言え、現場では、仕事に追われ、悠長に文書指導をしている時間はなかなかありません。即効性を求めるためには、文書の作成方法を標準化していく事が有効です。日常の仕事は、日々、１００％新しいことを行っている訳ではありません。職場では、毎日似たような文書を、パソコンを使って作成することが多いと思います。ですから、職場全体で良く使うビジネス文書を分類し、正しい定型フォーム（雛形）を作ってしまえば、次回、文書を作成するとき、短時間で効率的にビジネス文書を作れます。

実際には、職場で決まった正しい雛形がなく、毎回担当者が時間をかけて作ったり、前の担当者から引き継いだ、間違った雛形を使っている事も少なくありません。一例として、弊社が作成している雛形をご紹介させていただきます。

■ビジネス文書作成の雛形
①お詫び状
②議事録
③社内報告書