｢段取り研修｣の解説
株式会社インソース
代表取締役 舟橋孝之
「段取り研修」研修とは？
組織をまとめ、引っ張る立場の管理職にとってマネジメント力の強化は必要不可欠なものですが、一言でマネジメント力といってもその具体的なスキルは多岐にわたります。
忙しい立場の管理職にとっては、時間と労力をかけて全てのスキルをマスターするのはなかなか難しいもの。インソースの「段取り研修」では、次の４つの能力を向上させることで管理職としての仕事の「段取り」を飛躍的に向上させることをねらいとしています。
１．部下育成・指導能力
２．業務管理能力
３．目標管理能力
４．リスク管理能力
「段取り研修」
のカリキュラムを組むきっかけとなった動機
段取り研修は、官公庁やIT企業、コールセンターなどの若手マネージャーから、「自社の社員やアルバイトスタッフなどを、うまくマネジメントするにはどうしたら良いか教えてほしい」というニーズが多くあったために作ったカリキュラムです。
マネージャーと一般社員の違い
マネージャーは、
１．自分の部下の仕事をつくり、それを管理しなければならない
２．組織の目標を達成しなければならない
３．リスクを未然に察知して、それを防がなければいけない
という３つの責任がある点で、一般社員とはその立場が大きく異なります。
インソースの「段取り研修」は、そのようなマネージャーの責任・立場を考慮して、「部下指導」「業務管理」「目標管理」「リスク管理」の４つのカリキュラムをご用意しております。
インソース流「アイスブレイク」
「段取り研修」に限ったことではありませんが、インソースでは研修の最初に「アイスブレイク」を行っています。「氷を砕く」という言葉のとおり、受講者の方々の緊張を解く時間です。
インソースの「アイスブレイク」は、４人～６人のグループチームをつくり、チームごとでメンバーの自己紹介を行ってもらったり、チーム名をみんなで決めてそれを発表してもらうということを通じて、みなさんの緊張をほぐすとともに、「みんなで主体的に研修を受けよう」という意識をつくります。
「グループワーク」の利点
講師からの説明だけでは、「それはしょせん、先生の言うことですね」ということで、なかなか受講者の方にダイレクトに響きません。受講者の方は、講師は自分より上の存在だと思いがちだからです。
インソースの研修が、「アイスブレイク」をはじめグループワークを重視するのは、隣の人と話したり、一緒に課題に取り組むと、研修に「現実味」が増すところにあります。「隣の人がここまでのレベルのことができていたら、自分もそうしなければならない」と強く感じます。だから、講師が難しいことや楽しいことを話すよりも、グループワークのほうが受講者の受けるインパクトが全然違ってくるのです。
また、グループワークでは意見の交換をしてもらいます。グループで議論をするといっても、相手をやり込めるのではなくて、様々な意見があるということを実感していただくことにそのねらいがあります。
人はだれでも自分の意見が正しいと思い込みがちですが、グループのメンバーの様々な意見に触れることで、刺激を受けていただき、多様な視野を共有していただきます。
研修プログラム解説：
「管理職としての認識チェック」
研修では、事前にアンケートを実施し、リーダーや管理職の役割の「認識度チェック」を実施します。具体的には、「リーダーとしてのポリシー」などの質問に答えていただき、講師が受講者の特徴を共有していきます。
リーダーといっても、思いがけずリーダーになった人と、長い間準備してリーダーになった人がいますので、どうしても意識の差が出てきます。そこで事前アンケートを通じて、その意識の差を講師が事前に把握して研修するスタイルです。
また、受講者の方々にも、「自分が今現在どのポジションにいるのか」「何をわかっているのか」「何をわかっていないのか」をしっかりと認識していただきます。
研修プログラム解説：
「指導・教育のポイント」
リーダーの人もそうでない人も、「自分がリーダーとして何をすべきか」を１度じっくりと考えてみることは貴重な機会だと思います。
研修では、まず、部下や上司の立場から、「リーダーとしての自分に求められている役割」について考えていただき、それをチーム内で発表して様々な意見を聞き、リーダーとしての視野を広げます。
部下指導を行う上では、
（１）部下の能力の把握（できる仕事とできない仕事など）
（２）的確な指導の仕方
（３）部下のモチベーションを上げるほめ言葉
（４）しかる・指導の仕方
が重要です。受講生の皆さんの中には、すでにそれぞれのリーダー像ができていると思いますので、研修では個々のイメージを尊重しながら、部下指導のポイントをつかんでいただきます。
特に、部下指導では、「ほめること」が重要です。
ほめることが大事だといっても、人はなかなか意図的に人をほめることはできないものです。そこで、実際に自分が言われてうれしいほめ言葉を３０個書き出してもらいます。
実は、ほめ言葉があまり出ない人は、やはり自分もほめ言葉を言っていないものなのです。それをまず自覚してもらいます。これは相当研修で盛り上がります。
その後、出てきたほめ言葉を、皆で口に出して言う練習を行います。研修で作成したほめ言葉リストは、お土産として持ち帰ってもらい、現場で活用していただいています。また、研修では、部下に言いにくいことをマイルドに言い換えるワークもいたします。これも相当盛り上がります。
研修プログラム解説：
「仕事の管理」
続いて、ＰＤＣＡサイクルを用いた日常業務のマネジメント方法の習得をはかります。
仕事を進める上では、
「Ｐ」（ＰＬＡＮ）：成果目標を明確にした上で、目標を達成するための仕事のプロセスを計画
「Ｄ」（ＤＯ）：計画通りできるように部下を教育・指導しながら実行
「Ｃ」（ＣＨＥＡＫ）：計画の妥当性をチェックし、ＰとＤに差異がないか点検する
「Ａ」（ＡＣＴＩＯＮ）：改善策の実施。原因の追究・除去。再発防止
以上のＰＤＣＡサイクルを意識しながら仕事を進める必要があります。
研修では、自分の仕事に即して、具体的にやるべきＰＤＣＡサイクルのアクションを具体化していただきます。
研修プログラム解説：
「目標管理・業務改善のポイント」
次に、研修は「目標管理・業務改善のポイント」に進みます。
まず、目標を立てることですが、これは「できること」や「少しがんばればできそうな目標」を考えてもらいます。仕事をやるからには、目標が達成できなければ意味がありません。無理な目標を掲げて結局達成できないでは話になりません。
ここでは基本的に、今やらなければならない優先順位が高く、簡単で、達成しやすいものから目標を立てることを学んでいただきます。
そして目標の見つけ方を学んだ後に、「どこまでいったら達成なのか」という目標のゴールを決めます。目標管理を行なうためには、スケジュールを立てなければいけません。１カ月、１週間単位で分割して目標を決めていきます。
今ある課題を洗い出してもらい、「目標管理シート」を３カ月分ぐらい作成していただきます。
以上のことをやっていただくうちに、目標管理の初歩ができるようになっています。初歩というより「王道」かもしれません。
研修プログラム解説：
「リスク管理のポイント」
今までのお話ししたことは、できるだけ部下を動かすということでした。ただしリスク管理だけは、絶対に自分でやらなければなりません。
例えば、帰るときにトイレの鍵が開いていないかどうかという、オフィスのリスク管理を部下に指示して確認させるということも当然あります。しかし自分でも１回は確認しなければいけません。どういう状況下でミスを犯しやすいかが自分でわかったら、それを指示できます。それは、自分で１回も見たことがなければできないことです。
これは経営幹部でも同じです。
ある会社の専務さんの例ですが、人事部門のトップになった彼は、月曜日の朝早くに出社してキャビネットの鍵が閉まっているどうか、全館チェックをしたそうです。そうすると、やはり開いているわけです。それがわかったら、どんな状況でキャビネットの鍵を閉め忘れがちかという傾向がわかりますから、リスク管理ができます。
また、専務がチェックするとなれば、部長も確認します。部長がやれば課長もやるし、課長がやれば係長もやります。結局、上がそれをちゃんとやるかどうかで、下の動きも全然違ってくるのです。
研修では、リスク管理だけは絶対自分の仕事だとマネージャーに考えてもらうことと、それに加え、自分が今やっている中で起こりうるリスクを具体的に考えてもらう時間をとります。別に目新しいことではないですが、起こりうるリスクを実際に全部書き出してもらいます。
結局、日常のリスク管理は、「こうなったらどうしよう」ということをあらかじめ決めておかなければいけません。
ゆえにインソースの「段取り力研修」では、リスクについて具体的に考えることをポイントとしています。それを短い間でも考えてもらって、１０～２０個書いていきます。こんなことが起こらないようにどうするかだけでなく、「起こったらどうするか」まで考えてもらいます。たいていの人は、「こうなったらどうしよう」ということを考えたこともないですよね。そこに研修の面白さがあります。
また、この際に作成する「リスク管理シート」も、「ほめ言葉シート」「目標管理シート」とともに、お土産にしていただきます。研修終了時には目に見える成果物ができあがるということで、「段取り研修」はいつも非常に人気があり、受講者の満足度も高いのです。
