ファシリテーション研修を語る

株式会社インソース
代表取締役 　舟橋孝之

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ニーズ

業務改善の一環として「会議の時間を短縮したい」、
「成果の出る会議運営をしたい」というご要望から開発しました。

企業や自治体では、作業の効率化、コスト削減を目標とした業務改善を行っています。その中で「ムダな会議を減らそう」、「会議を効率的に運営しよう」という動きがあります。
「短時間で、結論の出る会議」、「参加者の意見を引き出し、メンバー間の信頼を作り出す会議」、「書類を読み上げるのではなく、 問題解決や意思決定の場となる会議」を作り出す会議運営者の役割が問われています。各組織・企業では、「議論をリードし、問題解決・合意形成を図れる会議運営者」 を養成することが必須になっているのです。

効果

会議を効果的に進めるために必要な
「４つのスキル」を身に付けます。

①場を作るスキル
②対人関係スキル
③構造化スキル
④合意形成スキル

研修では、まず上記のスキルを体系的に学び、その上で、それぞれの内容をケースワークを通して理解を深めていただきます。
さらに、各スキルごとに「まとめのワーク」として自身の仕事と結びつけて考えるワークを設け、 明日の会議からすぐに活用できるように組み立てています。

特徴

「ケースワーク」と「ロールプレイング」を通じて、各スキルの具体的な効果と実践的なノウハウを身に付けることができます。

重点
ポイント

楽しくグループワークを行いながら、会議運営者としての能力を強化できるプログラムになっています。 特に、研修の最後に行う「ロールプレイング」では、グループメンバーが設定された人物像になりきって擬似会議を行い、ファシリテーター役の人は座学で学んだスキルをフル活用しながら会議運営を体感していきただきます。

研修の
流れ

【午前中】：座学（ファシリテーターに求められる４つのスキル等）
→演習、【午後】：グループワーク(約３時間の総合演習)

簡単に、研修の全体的な流れをご説明いたしましょう。

はじめに、「自分が日頃参加している会議とは？」、「会議で上手くいっている点、困っている点」をグループで話し合い、 研修への意識付けを行います。その後、「会議でよくある不平・不満」、「効果的な会議とは？」を考えます。

次に、「ファシリテーターに求められる4つのスキル」について、解説します。

「①場を作るスキル」、「②対人関係スキル」、「③構造化スキル」、「④合意形成スキル」について、体験談等を交えながら、テキストに沿って、ファシリテーションスキルに関する体系的な知識をおさえていきます。

ファシリテーターに必要なスキルをすべて学んだ後、以下のような内容を検討していきます。
　・あなたが会議において「困る人」のタイプ
　・会議で時間を無駄にしない方法
　・意見が対立したときの対処方法　等

そして、ファシリテーションの実践である総合演習(グループワーク)に入ります。

～会議のロールプレイング～

研修の最終段階で行う「総合演習」についてご説明します。先程もありましたように、約３時間の実践演習です。

ファシリテーション実践演習として、メンバー各自が与えられた役割になりきって、会議演習を行い、「会議を円滑に、効果的に進める方法」を学びます。

演習例としては、「職場の喫煙ルールの変更について考える」であるとか、「部署内のコミュニケーション不足を考える」等の内容をご用意しております。また、さまざまな業種に特化したものもあります。

次に演習の具体的な進め方をご説明します。まず一人がファシリテーターとなり、他のメンバーは「会議で周囲を困らせる人」という設定の役割が与えられます。たとえば、「根暗な性格の人」、「思いつきで発言する人」、「分析が好きな人」等の役割です。
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そして会議のロールプレイングを行います。(会議の議題例：「○○課のコミュニケーションが希薄化しています。その対策として、提示する３つのプランの中から、最適な方法は何かを決定しましょう」等)。１回のロールプレイングは、５分くらい。
ファシリテーターは、さまざまな性格を持つグループ全員に発言を促し、全員の合意形成を図っていきます。
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ロールプレイング後、メンバーはファシリテーター役に「良かった点」、「改善した方が良い点」等のフィードバックを行います。

このようなロールプレイングを何度も繰り返します。２つの議題について、メンバー全員がファシリテーターやすべての役割を１回ずつ演じることになっています。どれほど多くの会議演習を繰り返すか、おわかりいただけましたでしょうか(６人グループであれば、１２回ロールプレイングを繰り返します)。

ファシリテーター役になると、最初は上手くいかないことが多いのですが、ロールプレイング後に講師やチームメンバーからフィードバックをもらうことによって、改善点が見えてきます。そして、ファシリテーションが上手くなっていくのです。

この演習では、受講者の皆さんが大変盛り上がります。楽しみながら、ファシリテーターに必要なスキルやテクニックを身に付けることができます。

実績

受講者の多くは、若手から中堅層です。特に、自治体・独立行政法人などでの研修実績が豊富です。

特に、自治体での研修実績が豊富です。自治体では、「協働」というキーワードを大切にし、住民との会合や他団体との共同プロジェクト等を多く行っています。 そのため、初対面の人たちとのミーティングにおいて、"意見を聴き、意見を上手くまとめていく役割"を担う必要があり、 会議運営能力が必要とされるのです。
従って、そういった能力の形成を図るべく、将来のリーダー候補である中堅層への研修ニーズが高いですね。研修を受講される方の多くは、若手から中堅層が多いです。 さらに、民間企業では、若手・中堅層に加えて部長層向けにも実施した実績があります。

ひと言

さまざまな組織に伺うと、「長い会議」、「結論が出ない会議」
について困っている方々に多く出会います。

研修前に受講者の皆さんに書いていただくアンケート「事前課題」を分析しています。 「事前課題」を拝見していると、やはり皆さん、会議の運営には、頭を抱えて苦しんでいるようです(たとえば、 「会議が長い」、「会議で結論が出ない」など)。仕事の生産性や効率を上げるために、ファシリテーションスキルを上げることは効果的だと思います。

中堅の人が会議運営者を任される場合、職務経験や職場内での力関係などがあり、十分な対応は難しいかもしれません。しかし、この研修で必要なスキルの内容を体系的に知っておけば、実際の会議で上手くいかない場合にも、漠然と「上手くいかなかった」と思うのではなく、「今後、どのような力を強化していけば良いのか？」を認識することができます。そのような意味で、あらゆる組織、階層の皆様におすすめの研修です。