新入社員研修　成功のヒケツ36話

 

新入社員研修　成功のヒケツ36話

「新人の為の議事録の書き方（３）」

「新人の為の議事録の書き方（３）」

◇前回までの内容　
　
①まずは思いっきり「メモを取ろう」
■誰でもできる「記録のとり方」～会議全部記録
■「録音」から「文字おこし」は不可
■ノートの文字を文章にしていく
　（１）主語を加える
　（２）文を意味が通る様につなぐ
②同じ内容をまとめる（編集する）
■同じような内容をまとめていく～意味の固まり作り
■大きな意味の固まりを「読み手にあわせて」並べなおす
■各固まり内で意味の通る文章にしていく
　
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議事録には、「決まりきった形式」があります。一般的にビジネス文書には、形式があり、少し慣れれば、だれでも書けるようになっています。ですから、そんなに難しいものでは、ありません。（今だから言えることかもしれませんが）
③議事録の形式【詳細版】
一般的には、以下の順で記載します。
１．日時
　　日時：２００６年８月１４日　１４時３０分～１６時２５分
　　※西暦使用、２４時間表示
　
これは、会議の開催された日と時間を具体的に書きます。場合によっては、裁判の証拠になるものですので、詳細に何時何分のレベルまできちんと書きます。
　
対外的な文章では「平成１８年」と年号を使うのが「公式ルール」ですが、一般的には西暦で書きます。また、２４時間表示で記載するのが間違いが少ないと思います。
２．場所
　　場所：株式会社インソース商事本社６Ｆ会議室
これも同様です。正確に記録します。
上司に商談を報告する際には、特に重要です。
　
対外的な会議では、会議開催場所によって会議のレベルが読み手に伝わります。相手が自分たちをどう扱っているか？など、伝わるものです。 （一般的に大事な話はいい加減な場所ではやりません。）
３．出席者
主席者：
先方　インソース商事　総務部　田淵部長、富田課長、人事部　星野次長
当方　営業部　金本部長、赤星課長、檜山　　
まずは、お客様から、また、偉い順に書きます。この場合、××商事○○部△△部長　というように書きます。役職も必ず入れておきます。また、原則同じ部署の人は順番にならべて記入します。
■出席者の序列を間違えない
気をつけないといけないのは、部署の序列です。あらゆる組織には、例外なく序列があります。これを間違えたら、いくら議事録の内容が良く出来ていても、 「甘いね」とか、「まだまだ若いね」と笑われてしまいます。
プロのビジネスパーソンは序列を間違えないで下さい。間違えていいのは新人だけです。
インソースでは、コンサルティングも実施していますが、かならず、先方に「社内序列」を聞いて確認しています。
（次週につづく）
（次回）「本文を必要十分な量で簡潔に書く！～こんな時どう書く？文書作成のケーススタディ」についてお話します。どうぞご期待ください。
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