新入社員研修　成功のヒケツ36話

 【議事録の書き方】

新入社員研修　成功のヒケツ36話

「上司が"唸る"議事録の書き方」（２）

議事録の書き方 【2】

「上司が"唸る"議事録の書き方」（２）

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■報告書作成のポイント～誰に出す？何のために書いた？を考えること
報告書は、以下のように、それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。その形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。
　
以下、私の経験に基づいて書きます。
（１）トップ・役員へ提出する報告書
【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等
【形式・分量】Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約200字程度）。
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。
【ポイント】
偉い方は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かり易く書きます。 また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。
所見をかならずつけ、判断の助言をします。（現場の詳細な事までご存知でない事が多いので、現場担当者の意見を聞きたがっています）
自分の仕事が認められ、抜擢されるチャンスでもあるので、気合いを込めて書いてください。
（２）上司、先輩など部署内で出す報告書
【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向等、通常業務における報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を各必要があれば、２～３枚作成。
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）、提出は翌日が望ましい。遅くとも数日以内が基本。
【ポイント】
まず、報告目的にもよるが、「簡単に書け」と言われれば、２００字以内（要旨のみで可）で書く。「詳細に知りたい」と言われれば、「要旨」＋「詳細内容」の構成で書きます。 組織内の報告書を素早く作成するためには、形式・内容について、まず、「前例踏襲」すべきです。さもなければ、上司に形式を相談してから作成すべきです。
何も指示がなければ、できるだけ詳細に書いた方が後で業務の役に立ちます。特に商談や業務報告は上司といえども、細かい部分が書かれていないと判断できないので、できるだけ詳細に書くべきです。
（３）お客様に出す報告書
【内容】トラブル報告、調査報告等、会社対会社で実施する報告
【形式・分量】要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を２～３枚作成。
【特徴】所見は不要。提出は報告期限までに提出する。
【ポイント】
文書形式は２段構えです。要約を１枚作成し、詳細内容を別紙として作るのが基本です。提出先の社内での報告書利用方法を想定すると、この形式が喜ばれます。要約は偉い人へ、詳細内容は現場担当者が必要とします。
形式、内容については、自組織向け報告書の何倍もチェックが必要です。内容がまずい点（事実誤認、間違い）があればトラブルとなること（最悪、訴えられる）も考えられます。
提出前に法務担当部署の確認を取るなどは常識です。自分の判断で勝手に提出しない事。
加えて、注意を要するのが、以下のような注意点を守れているかということです。もし、この「儀礼」に反していると、相手の心証が極端に悪くなります。
　
※注意点
Ａ：（株）などの略称の使用は不可。株式会社と書くべき。また、通称ではなく、フルネームで書くべき。
Ｂ：名前の間違い（漢字間違い、旧漢字が正しいなど）
Ｃ：役職間違い（本来部長なのに課長とするなど）
■文字量に着目する
文字量を気にしながら報告書を作成すると、目的にあった上手な報告書が書けます。
（１）一言の報告書を作る（５０字の報告）
～一言で報告するなら５０字（＝１２～１３秒）にまとめる
（２）簡潔な報告書を作る（２００字の報告）
～１分で報告するなら２００字
（３）一般的な報告書を作る（要旨＋詳細内容）
～２００字で要旨。Ａ４用紙２枚～３枚で詳細内容
■報告書が完成すれば「声に出してチェック」する
報告書を提出する際、口頭で内容を求められることが多々あります。ですから、報告書の内容・枚数にかかわらず、一言（１５秒、５０文字）、１分（２００字程度）で内容を声に出して説明できか確認すべきです。
■全体的な「見栄え」に注意する
忙しい上司や顧客は、報告書を読むに値するかどうかを、資料の「ぱっと見の美しさ」からまず判断します。見栄えにも配慮があれば、内容もよく吟味され、確かだと見なされます。　
■「見栄えが美しい」３つのポイント
（１）文章のまとまりごとに、適度な余白があること。
（２）一文の長さや、文頭がきちんとそろっているなど、構成・レイアウトが整っていること。
（３）相手に理解して欲しい点が「見出し」になっていて、一目で分かるようになっていること。
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次回は、具体的な事例を基に実際に報告書を書いていきます！
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