会議資料準備のマナー～コピー取りの極意は「ＱＣＤＲＳ」

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【7】

会議資料準備のマナー～コピー取りの極意は「ＱＣＤＲＳ」

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

会議資料準備のマナー～コピー取りの極意は「ＱＣＤＲＳ」
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：さらにレベルアップを期待される新人が気をつけるべき事項
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レベル１
（１）コピーをとる前に必要部数を確認する
（２）原稿の向き、用紙サイズ、濃度などを確認しコピーをとる
（３）横書きの文書は綴じた箇所が文章にかからないよう左上を綴じる

レベル２
（１）コピーをとる前は必ずコピー機のガラス面の汚れを確認する
（２）印刷コストを考えプリンターのほうが安ければ、プリンターで印刷する

■解説

「コピー取りくらい誰でもできる」と思ったら大間違いです。

コピー取りにはＱＣＤＲＳ、すなわち品質(Quality)、コスト(Cost)、納期 (Delivery)、リスク（Risk）、セールス(Sales)の５要素をバランス良く且つ最大化することが求められるのです。

コピー取りには気配りが如実にあらわれます。時間をかけずにもうひと手間をかけ、相手目線に立ったコピー取りができるように指導しましょう。

綴じる箇所は文章にかからないように注意する、読み手の年齢層によって文字の大きさまで配慮する、コストを考えて縮小や両面コピーを駆使するなど、コピー取りは奥が深いのです。

コピーを指示する側がフィードバックをしてあげることも重要なポイントです。