議事録の書き方～詳細内容は息遣いがわかるよう書く

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【8】

議事録の書き方～詳細内容は息遣いがわかるよう書く

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

※ただ今、絶賛発売中！！
『やり過ぎぐらいでちょうどいい！印象に残るビジネスマナー+α』

■今日のテーマ

議事録の書き方～詳細内容は息遣いがわかるよう書く
---------------------------------------------------------
レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：さらにレベルアップを期待される新人が気をつけるべき事項
---------------------------------------------------------

レベル１

＜ステップ１～入社１週間くらい＞
◆課内打ち合わせの記録
（１）一言一句もらさず書く
（２）形式はこだわらなくてよい

＜ステップ２～入社１ヶ月目＞
◆社内会議の記録
（１）内容を網羅したうえで、定型形式にあわせて整える
（２）相手の息遣いまでわかるよう書く

＜ステップ３～入社３年目＞
◆客先会議の記録
（１）内容を網羅、形式を整えたうえで、出席者の序列を確認する

〔形式〕
■日時／場所
西暦で時間は２４時間表示で記載。場所はビル・部屋まで
■出席者
序列を確認し、お客さまから、偉い順に書く（××商事○○部△△部長と言うように、役職を必ず入れる）
■要旨・決定事項
要旨は項目ごとに見出しをつけ、３項目５０字程度
■詳細内容
発言内容を、内容と発言者に応じてまとめる
■所見【省略する場合あり、注意】
２～３行で簡潔に書く、他社に提出する議事録の場合は書かない

レベル２
（２）誰に提出するかを考えて所見を書く（役員か直属の上司かなど）

■解説

議事録の書き方は、段階に分けてコツを掴んでもらいます。

まずは課内打ち合わせなどで、一言一句もらさぬように発言を書きとめ、記録してもらいます。上司はその内容にモレがないか、まとめ方、ポイントがあっているかなどを確認して、フィードバックします。

入社１ヶ月を過ぎれば、部門間会議の議事録などを書いてもらいます。その際は内容をそのまま書くだけでなく、会社の書式にあわせて形式を整えるように教えます。

入社３年を過ぎたら、社外のお客様との会議の議事録を書く機会も増えます。参加者の序列なども確認することも必要になってきます。お客様との会議の議\事録は、お客様の反応を上司に伝えるための重要資料となるので、詳細内容は、相手の息遣いがわかるくらい詳細に書くように伝えましょう。

☆来週につづく