出張のマナー

新人に伝えたい「やりすぎマナー」【23】

出張のマナー

従来守るべきとされていたのは、ビジネスパーソンにとっての必要最低限のマナーです。しかし、「できる」ビジネスパーソンになるためにはさらに上をいく「ちょっとやり過ぎでは・・・」と思われるくらいのマナーが必要なのです。

このシリーズでは、いろいろなシーン別に、レベルに合わせた動き方をお教えいたします。あなたの周りの新人がどこまでできているか確認してみてください。さらにレベルアップを期待する新人には、プラスαのマナーを伝えてあげて下さい！

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■今日のテーマ

出張のマナー～急な出張でも対応できる出張セットをあらかじめ準備する
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レベル１：ビジネスパーソンとして気をつけるべき事項（当たり前）
レベル２：普通より頑張る必要があると思う人が気をつけるべき事項
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全体のフロー
（１）出張に際しては出張先との打ち合わせなど無駄のないタイムスケジュールを組み、事前に出張申請し上司の承認を得る
（２）交通手段・宿泊先の手配なども済ませておく
（３）出張先では精力的に予定の仕事を果たし、出張が伸びないようにする
（４）こまめに職場に連絡し、出張の状況を口頭報告するとともに、自分宛の連絡がないか確認する
（５）帰社後、出張報告書を提出し、出張費用を精算する。

レベル１
（１）なぜ出張が必要か明確にし、上司の承認を得る
（２）出張に必要な準備チェックリストを作成する。
（３）出張先に提示する「資料の部数」を確認するなど準備を綿密に行う
（４）出張で不在の旨職場に周知徹底し、不在時の引継ぎを行う
（５）帰社後、出張先にもお礼の電話やメールなど事後フォローを行う

レベル２
（１）着替え、洗面用品などを「出張セット」としてあらかじめ準備しておく。
（２）空き時間を無駄に過ごさない（ＰＣでの資料作成、業務に関する資料を読む等）
（３）できるだけ安価な切符、宿を押さえる

■解説

仕事に慣れてきた新人には、宿泊を伴う仕事を任せられるようになります。急な出張に備えて、旅行用品などの出張セットをあらかじめ準備させておきます。また、出張が成功するかどうかは事前の準備にかかっていることを教えます。

交通手段・宿泊先の手配をする際は、できるだけ安価な切符、宿を押さえ、無駄のないタイムスケジュールを組めているかというところをチェックします。
また、出張先では「忘れました」は許されません。出張先に提示する資料の部数をしっかりと確認させましょう。

出張先では、こまめに職場に連絡し、出張の状況を口頭報告するとともに、自分宛の連絡がないか確認させます。上司の目は届きませんが、空き時間を無駄に時間を過ごさず、ＰＣで資料作成したり、業務に関する資料を読むなど有効に使うべきだと伝えましょう。

また、帰社後、出張先にお礼の電話など事後フォローをすることも効果的です。

☆来週につづく