報告書の具体的な書き方

新人・若手の文章力を上げる報告書【3】

報告書の具体的な書き方

■報告書作成のポイント

誰に出すのか、何のために書くのか、を考えることが大切です。

（１）トップ・役員へ提出する報告書
～現場の状況を分かりやすく説明。いち早く提出。

（２）上司、先輩など部署内で出す報告書
～形式は前例踏襲。内容は今後の業務に活かすため詳細に書く。

（３）お客さまに出す報告書
～トラブルの元にもなりえるので、社内報告書以上に見栄えやチェックが大事。

■報告書の具体的な書き方

（１）表題

文書の概要が一目で伝わるように１５～２０字で具体的に書きます。
【具体例】
　△「出張報告」
　△「安心メディカルへの出張の件」
　○「安心メディカル本社への「××」販売に関する出張報告」

日付、具体的な報告内容を表題に込めると全体を理解しやすくなるので、上司が「中身も詳しく読んでみよう」という気持ちになります。

（２）本文

簡潔に「掲題（表題・標題）の件につき、下記の通り、ご報告いたします」と書きます。その後で、文書の場合は「記」と真ん中に記して、箇条書きで各項目を続けます。（メールの場合は「記」を省略する）

最後は「以上」でしめます（メールも同様）。

■状況説明の書き方

状況説明は項目分けして箇条書きにして書きます。将来、万一トラブルが発生した場合には重要な証拠にもなりますので、あくまで正確に書いてください。

【具体例】
　１．出張者：営業部２課　出来留課長、書野
　２．日時　：２０１２年１０月１６日（火）１４時～１５時
　３．場所　：安心メディカル　本社第一会議室
　４．面会者：安心メディカル営業部高千穂部長、日向課長
　５．訪問目的：先方顧客管理システム更改に対するご提案

【書き方のポイント】
１．出席者・出張者～役職順など社内序列の順番（えらい順）に書くのが基本です。
２．日時～西暦、２４時間表記で書きます。
３．訪問先・打ち合わせ場所～会議室名も書くこと。重要な会議はいいかげんな場所では実施しないので、場所も重要な報告事項になります。
４．面会者、役職～役職、名前を省略せずに書くのが基本です。（但し、名前＋肩書きでも可）
５．訪問目的～この場合は出張の報告なので、出張の必要性を書きます。（当然、出張で無い場合には省略）

■要旨の作り方～重要な内容を３つ程度でまとめる

要旨とは、まず先に文章を作ったうえで、その内容を要約し、最後に作るべきものです。
報告書を読む方は、自分より立場が上で、忙しく、報告書の文書などで余計な時間を取りたくないと考えています。そこで、報告書に「内容要旨」があれば、そこを読むことですぐに報告書の「結果」（結論）を理解してもらえます。

・報告書の「内容要旨」は重要なことを３つ程度書く。
・分量としては３行程度（５０字程度）
　～人が一度に理解しやすい分量はこれぐらい。
・報告相手（上司）の知りたいことを書くよう心がける。
　まず、「何をして」「どうなったか」を書く＝"結論"
　その次に、「なぜ、そうなったかの理由」を書く＝"理由"
　最後に、「次になにをすればいいか」という内容を書く＝"課題""予定"
・内容には、固有名詞、具体的な数字を入れる
　～ここがヌケていると甘い仕事とみなされる。

以上のような内容なら、上司はここを読むだけで内容が分かり、次の対応の判断を下すことが可能。もし、簡潔な報告書を求められたら、ここまでの内容で十分に報告書になります。　

重要なのは、結果を報告するだけではなく、次に「どのようなアクションをするか」ということを報告書に盛り込むことです。

■提出を受ける側から見た報告書のポイント

報告書を読む上司は、次の行動にいち早く、そして確実に移るために、以下２つのポイントを求めています。

１．報告書は早く欲しい
２．課題は何か？を明確に書いて欲しい

担当者が相当に「業務を知る」事がないと、課題まではなかなか書けません。

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▽ビジネス文書研修　～報告書の書き方編（１日間）