記憶に頼らない！ノートとふせんでタスク管理

内気営業「中島」のマル秘営業テクニック【５７】

記憶に頼らない！ノートとふせんでタスク管理

■だんだん覚えきれなくなってミスが頻発

お客さまが多くなるにしたがって、誰に何を言ったか、忘れてしまいますよね。どこのお客さまから、何の話があったか？　当社は研修会社なので、いつどこで何の研修があるのか？　ここのお客さまとは今どんな進捗か？　などなど、とにかく覚えていなければならないことがたくさんあります。私も最初は良かったのですが、だんだん覚えきれなくなってきてミスが頻発した時期がありました。そこで、今回は内気営業の先輩・海老名に自分の業務を確認する工夫を教えてもらいました。

■【アドバイス】メモも追いつかない状態が繰り返された日々
（内気営業の先輩・海老名より）

実は、この仕事に就いて私がまず苦労したこと。それは、とにかく事務量が多い！ということでした。記憶力がなく、１５分前に起こったことでも忘れてしまう私には、記憶に頼ることなど絶対に危険。やらなければならないことが発生した時にはすぐにメモをしても、それすら追いつかない！　そんな状態が日々繰り返され、これはなんとかしなければ・・・と考えたちょっとした工夫を紹介させていただきます。

■俯瞰的に自分の業務を確認するには

ありがたいことに、たくさんのお客さまとお取引をさせていただき、毎月数十件と研修を実施させていただいています。満足いただく研修を実施するまで、絶対に気は抜けません。実施までにやるべきことが発生した時に、都度箇条書きにするものの箇条書きの順番にこなしていくのも効率が悪い・・・。もっと俯瞰的に自分の業務を確認し、管理しようと考えたのが"ふせん"の利用です。

■ノートとふせんでタスク管理

まず用意するものは、ノートとふせん、この２つです。例えば私の業務でご説明させていただきますと、次のようになります。

１．提案書と見積書を作成する
２．お客さまが当社に依頼をするか検討する
３．研修が決まったら、講師を決める
４．社内用の受注書を作成する
５．研修実施の当日を待つ
６．失注

この６つのステータスを、ノートの各１ページごとに見出しとして書きます。これで下準備は完了です。あとは、案件が発生した際に、ふせん１枚に「発生日・お客さま名・案件名」を書き、該当するステータスのページにふせんを貼ります。

「１．提案書と見積書作成」のスタートから、「５．研修実施の当日待ち」まで、ふせんをはがしたり貼ったりして移動させ、一通り実施して役目は完了です。

■今、何の案件がどの状態にあるのか？がひと目で分かるところがポイント

これは、今何の案件がどの状態にあるのか？がひと目で分かるところがポイントです。「２．検討中」にあれば「どんな状況かな？」と確認のご連絡をすることができますし、残念ながら「６．失注」になったら、そのページにあるふせんを眺め、どんな理由で、どのくらい失注してしまったのか？という分析や反省材料にもなります。大きく進捗が管理できれば、細かなタスクは箇条書きでも混乱はしません。