(1)Eメールの書き方

上司が唸るEメールの書き方

(1)Eメールの書き方

メールの全体構成

メールは基本的に、以下のような構造になっています。メールは手軽で、相手を拘束しないメリットがありますが、対面や電話での応対と比べると、微妙なニュアンスを伝えることができません。相手に何を伝えるかによって、最適な媒体を選ぶようにしましょう。なお、メールは読まれないことも想定し、重要な用件はメール送信後、電話で確認をとリましょう。

※番号をクリックしてください、説明書きに飛びます。

To: 石川部長  
Cc:
Bcc:

件名:顧客管理システムのお打合せの件   

石川部長   


いつもご指導いただきありがとうございます。
第三営業部 山形でございます。


標題の件について、打合せ場所・時間が決まりましたので、以下のとおりご連絡いたします。

日時:2月21日(木) 14時~15時
場所:第2会議室
内容:顧客管理システムの開発内容のすり合わせについて
参加者:石川部長、青森紀子さん

w

以上、何卒よろしくお願いいたします。


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株式会社インソース 第三営業部 山形 一郎
〒000-1111
東京都千代田区○○○
Tel:03-1234-5678 Fax:03-1234-5679
E-mail:****@***.co.jp
URL:http//www.****.co.jp
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メールの基本構造

①メールの宛先

To 相手のメールアドレス

Cc Toの宛先以外の人を入れる
(上司や協力を求めたい人など、関係者を入れる)

Bcc 他のメール受信者に宛先を見られたくない場合に使用する(社内メールでは基本的に使用しない)

②件名

日時や用件などを20字~30字で具体的に書きます。

(例)「4月11日(金)お打合せの件」
「2月21日(月)××説明会参加のご報告」

③宛名

相手の名前、役職(または様)を書く

(例)石川部長、石川さん
 ※社内メールの宛名については、組織のルールに従ってください。

④書き出し

組織ルールに則った書き出し文の後に、「(自分の)所属+名前」を記載します。なお、社内であっても、お礼の言葉を添えることが望ましいです。

(例)「いつもご指導いただきありがとうございます。第三営業部 山形でございます」
「お疲れ様です。第三営業部 山形でございます」
「先日はお忙しい中○○していただきまして、ありがとうございます。第三営業部 山形でございます」

⑤本文

ア.本文の種類は、大きく5パターンに分かれる

「連絡+報告」や「お詫び+お礼」など、組み合わせて使う場合もあります。

イ.視覚的に見やすくする

モニター画面で読むことを考慮し、1行あたり30字~35字程度を目安に改行します。また、段落や内容の切れ目ごと(3行程度)に1行を空け、見やすい工夫をしましょう。

⑥署名

会社名・所属・氏名・会社の所在地・電話番号・ファックス番号・メールアドレス・ホームページのURLという構成にします。

メールの注意事項

メールを送信する際は、社内であっても社外であっても、以下のことに注意しましょう。

①誤読されやすい

・連絡・通知文書に限定し、交渉には利用しない(揚げ足を取られる)。
・感情的な文章は書かない。

②送信前には十分に確認する

・送信ボタンをクリックする前に、再度確認する。
・時間をあけて読み直す。
・名前と数字(電話番号・日時)、過剰な漢字変換に注意(自分が書けない漢字は使わない)。
・特に誤送信に注意する。

③メールの返信は24時間以内

すぐに回答できない内容の場合は回答を留保し、期限を提示して答えを待っていただく。

④相手のメール利用頻度を知っておく

・日程の余裕をもってメールを送信する。
・利用頻度が低い人や緊急の場合は、電話で連絡する。

⑤添付ファイルに注意する

・添付ファイルは読まれないことがあるので、重要な内容は本文に記載する。
・会社によっては、ウィルス対策で添付ファイルを制限している場合があるので注意する。
・メールの容量制限があるため、サイズの大きなデータを添付する際は、ファイルを圧縮して送信する。

⑥個人情報の取り扱いは、会社のルールに従う

⑦テンプレート・ひな型に頼りすぎないようにする

時間短縮のために、テンプレートやひな型を作成するのはよいことです。しかし、文面だけでのコミュニケーションになるからこそ、機械的・事務的な文章にならないよう、配慮しましょう。

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