Plantsストーリー vol.3 ~高速対応を可能にする日報

Plants12は、インソースが自社の営業活動を促進させるために制作した社内システムを前身としています。 インソースは社内システムを駆使した営業活動を行っており「営業ノルマ」という概念が存在しないにも関わらず、増収増益を続けてきました。 「ノルマ」なしでどのようにして増収増益を達成してきたか、インソースの営業社員が語ります。

部下と上司、両方の立場を経験したことのある担当者が
ホウレンソウを徹底する方法を教えてくれました

日報機能
テレアポにせよ、訪問にせよ、改善活動など営業外の業務にせよ、その「すべて」を上司に口頭報告することは不可能です。「口頭」では不可能なことを可能にしてしまったのがPlants12の日報機能です。
Plants12は、交渉経緯に入力した「訪問」や、次のアクションにつながる「テレアポ」などの営業活動の記録を、毎日自分や上司にメールで送ってくれます。この日報は自身の記録にも、上司への報告にもなります。私は部下としても、上司としても日報機能を頼りにしていました。

部下として最も日報に助けられたのは「報告力の向上」だと思っています。
ホウレンソウは社会人の基本だといわれますが、過不足のない、端的な報告を行うのは非常に難しいものです。Plants12の日報は、一日の終わりに、一生懸命その日のまとめをしなくても、その日入力した交渉経緯がそのまま日報に反映されます。つまり、今日の営業活動の内容が、必ず当日中に上司の目に触れるわけです。

「上司に送ったから終わり」ではなく、自分でも日報を確認しなくてはならない機会はあります。初回訪問で提案機会をいただいたら、提案書作成のために交渉経緯を見直しますし、二回目の訪問前にも見直します。
こうして自分が記録したものを何度も見直す機会があるために「どの情報があれば便利か」「どの情報がいらないか」を仕事の中で自然に身につけることができます。上司だけでなく、部署全体で日報を共有することもでき、他の社員の日報を見ることもできます。日報の内容ももちろんですが、なかなか時間をとって学習することのない「報告書の書き方」を日々学ぶことができるというのは、社会人基礎力を高めるうえでも非常に貴重な経験でした。

上司という立場になった時には、部下と顔を合わせない日でも行動を把握することができる点が、とても便利だと痛感しました。

出張、イベント参加、直帰など、営業をしていると、上司と部下が報告のタイミングを持てないまま一日が終わってしまうことも珍しくありません。日報メールが届けばたとえ顔を合わせていなくても、その日のうちに助言や指示を与えることができます。
自分が上司の立場になってから気づいたことですが、上司は部下のことをとても気にしています。良いことをしていたらすぐほめたいですし、失敗しそうなら次の一手を準備したいですし、トラブルがあれば一刻も早く対応したいものです。
日報があればスムーズに情報交換ができるので、上司としては仕事がしやすいですし、部下からしても上司からリアクションが得られれば次の行動に活かしやすいはずです。日報を介したやり取りが、上司と部下の互いの信頼関係構築につながり、仕事が進めやすくなったと感じています。

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日報機能(日次) とは・・・

日報機能とは、交渉経緯に記録した「訪問」や、「テレアポ」の内容が、まとめてメールで自分に送られてくる機能です。上司や先輩など、任意の宛先に同じ内容のメールが送られるため、上司への報告やチームでの共有にも使えます。

一日の営業活動がメールで飛んでくる、Plants12の日報機能

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