ビジネスファシリテーション

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研修の目的・特徴

「せっかくやるなら有意義な場にしたい...」

月曜日の朝は定例会議、金曜の夜はチームで振り返りミーティングなど、定例の会議・ミーティングの機会があるというビジネスパーソンは多くいらっしゃると思います。また、戦略会議・商品企画会議などの非定例なものを入れると、私たちは日々どれだけ多くの時間を会議やミーティングに費やしているかわかりません。

このような会議・ミーティングは、情報の共有がなされる、新たなアイディアが生まれることもある一方で、「ただ資料を読み上げているだけ」「発言する人が決まっていて、傍観者になっている人が多い」等の場になってしまっていることも多々あります。

忙しい中時間を割いているのに、後者のような場にしかならなければ、はっきりいって「無駄」な時間を過ごしていると言っても過言ではありません。会議やミーティングをするなら有意義な場にしたい、これは誰もが思うところでしょう。

「有意義な会議・ミーティングとは?」

では、そもそも有意義な会議・ミーティングとはどんなことを指すのでしょうか? また、無駄な会議・ミーティングとはどのようなものでしょうか? 簡単に以下のようにまとめてみました。

■有意義な会議・ミーティングの特徴
・意見、アイディアがよく出る
・その場としての「結論」が出る
・短時間で終わる

■無駄な会議・ミーティングの特徴
・資料に書いてあること以上の得るものがない
・「なんとなく」「やることになっているから」という理由で参加している人がいる(多くの参加者がそのように感じている)
・長時間にわたる
・意見がまとまらず、結局何も決まらない

つまり、「参加者から意見がよく出て、短時間でまとまる」ものが有意義な会議と言えます。会議を有意義なものにするために存在するのが、いわゆるファシリテーター(仕切り役・まとめ役)です。

「有意義な場にするためのファシリテーターの役割」

では、ファシリテーターは、有意義な場にするためにどのようなことをするべきなのでしょうか?
そのファシリテーターの役割を以下のようにまとめてみました。

1.目的を明確にする(参加者が目的を理解している)
2.ゴールを明確にする(その場で具体的に提示されている)
3.意見を促す、意見をまとめる
4.場を仕切る・まとめることを明確にする

これらについてはもう少し詳細に言及していきます。

1.目的を明確にする(参加者が目的を理解している)

会議・ミーティングを有意義なものにするために、最も必要なことが「目的を明確にする」こと、つまりテーマを明確に掲げることです。
ここでファシリテーターの役割として重要なのは、会議やミーティングが開催される前に、この目的を参加者全員に伝えておくことです。つまり、効率的な会議にするには、ファシリテーターとして、事前の情報提供や根回しを行うことが非常に重要になってきます。

また、特に定例の会議ではこの目的が忘れられがちなので、開催のつど、ないしは折を見て「そもそもこのミーティングの目的は○○ですよね」ということを確認した方がよいでしょう。

2.ゴールを明確にする(その場で具体的に提示されている)

会議が長引いたり、脇道にそれたりする原因としてよく挙がるのが、会議のゴール(着地点)が明確になっていないということです。 ファシリテーターとしては、会議の冒頭で「今日の会議では○○まで決めます。」や「新商品の開発のために、まず意見を出し切ることがこの会議のゴールです。」などのことを明示することが必要になってきます。

3.意見を促す、意見をまとめる

なかなか会議がまとまらない原因のひとつに、一部の人(いわゆる声の大きい人)だけが発言している、つまり本当は意見を持っているのに発言せずに黙っている人がいるような場面がよくあります。

このような場では、会議の終盤にまとまりかけたところで今まで発言しなかった人が新たな論点を提示しだしたり、最悪の場合は会議が終了した後になって「実はあの場では言わなかったけど○○だと思うんだよね」などと、議論を蒸し返されてしまうことがあります。

そうならないためにも、ファシリテーターとしては、参加者の意見を促したり、出た意見を効果的にまとめていく役割を担うことが大事になってきます。

4.場を仕切る人・まとめる人が明確になっている

意外と盲点になるのがこの4点目です。会議がまとまらない原因として、そもそもファシリテーター役がいない、ないしは不明確なまま進行しているケースがあります。
会議の冒頭、ないしは会議が始まる前に、「今回は○○がファシリテーター(進行役)を務める」ということを提示することが必要になってきます。

「ファシリテーターに必要なスキルとオススメの研修」

では、ここまで挙げたような役割を担うためにファシリテーターに必要なスキルにはどのようなものがあるでしょうか?
インソースのファシリテーション研修では、以下の4つのスキルを必須スキルとして掲げています。

■場のデザインスキル
事前準備と工程管理を行い、会議の場を設定するスキル
■対人関係・コミュニケーションスキル
参加者の意見や思いを会議の場で引き出すスキル
■議論をリードするスキル
議題から外れた場合に本題に引き戻したり、会議が煮詰まった時に新たな視点を提示したりして、活発かつ実益のある議論を実現するスキル
■構造化・合意形成スキル
目標(ゴール)に向け、意見やアイディアをまとめあげるスキル

このファシリテーターとしての基本的なスキルをしっかりと身につけるために、オススメなのが「ファシリテーション研修 ~基本編(1日間)」です。

ファシリテーション研修 ~基本編(1日間)

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魅力的な講師

ただ単純にビジネス文書「だけ」を教えるのではなく、ビジネスを教えられる講師であることが魅力です。「書き方」を通して、心構えやビジネスパーソンとしての姿勢を学べます。

研修ラインナップ

インソースのビジネスファシリテーションは、多くのプランをご用意しており、お客さまに最適な研修をお選びいただけます。

「演習を繰り返して実践的な力」を身につけられるのは

ファシリテーション研修 ~演習徹底編(1.5日間)

「会議の場をリードする力」を重点的に身につけたいなら

ファシリテーション研修 ~図解化スキル強化編(1日間)

「会議の『企画と準備』の仕方」を重点的に身につけたいなら

調整力向上研修(2日間)

自治体職員向けに「住民協働の場を仕切る」ためにファシリテーターを養成したいなら

ファシリテーション研修 ~住民との協働を考える編(自治体向け・2日間)

「そもそも会議の開催自体が必要なのか?」という疑問がある場合は

業務改善研修 ~基本編(1日間)

「業務改善を推し進めるためのスキル」としてファシリテーションスキルを活用するなら

ファシリテーション研修 ~組織の課題解決力強化編(2日間)

※公開講座とは、1名さまから受講可能な研修のサービスです

豊富な実績

1年間の総受講者数
5,155

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた

96.9%

講師:大変良かった・良かった

95.7%

※2017年10月~2018年9月

受講者の声

    • 提案書に限らず、普段の会議でも役立てるスキルを学べたと思った。今後は相手の意見を尊重しつつ、わかりやすい話し方と数値化した具体的な資料をつくり、気持ちよく他者と意見交換及び提案書が作成できるように努力していきたい。(提案書の書き方)
    • 議事録では、他人が見てもわかりやすくする必要があり、箇条書きでも分かりやすくしたつもりでも、他人に見せると分かりづらいと言われたので、これからもより分かりやすい文が書けるように努力しようと思いました。(議事録の書き方)
    • テレアポロールプレイングなど実践的な演習だけでなく、「相手をほめる」ワーク、言いかえ演習など、普段はあえて書き出したりしないような事柄を改めて文字化し、実際に言い合う項目があったことは、今まで特に意識してこなかったコミュニケーション術の再認識につながったと思う。(落語に学ぶ営業開拓研修)
    • eメールでの文章構成やクッション言葉の使い方など、参考になることが多かったです。今後のeメール作成に生かしていきます。(ビジネスEメールの書き方)
    • クレーム対応ひとつとっても、お客さままの心情を最優先させることの大切さ、マネージャとして心得を十分理解でき、たいへん有意義な研修でした。(お詫び状の書き方)
    • テキストに例があり、さらにその中でも細かく説明が書かれていたので、とてもわかりやすかったです。また、会議のDVDを見て、実際にメモを取り、議事録を書く練習をしたのがとても参考になりました。(議事録の書き方)

実施業界実績(一部)

2012年冬特例市(自治体)文書作成・言語表現能力向上研修 2012年冬町(自治体)文書作成・文書添削研修 2012年冬国公立大学Eメール・報告書の書き方研修 2012年冬素材クレーム対応研修~文書力強化編 2012年冬国公立大学文書作成スキル向上研修 2012年冬不動産ロジカルライティング研修 2012年冬町(自治体)ビジネス文書研修 2012年冬出版・印刷ビジネス文書研修 2012年秋国公立大学文書作成能力研修 2012年秋家電ビジネス文書研修 2012年秋国公立大学文書作成能力研修 2012年秋商工会議所ビジネス文書研修 2012年秋市(自治体)文書作成基礎研修 2012年秋SI顧客向け報告書作成研修

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