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運用を崩さずに脱Excel・脱ペーパーで効率化できました
事例概要
goal
目的
- これまではExcelを使って手作業で運用していて、相当な時間と労力をかけていた
- 過去の評価結果の参照や、評価結果報告書の作成のために、複数のExcelシートを立ち上げて確認・転記しなければならず、面倒だった
- 評価結果をデータで一元管理できず、手作業で別のExcel表に転記して集計したり、さらに手作業で人事給与システムに登録したり、とにかく非効率的だった
problem
課題
- 一連の作業に多くの時間と労力を費やしているので、効率化する必要がある
- 過去の評価結果含め人事評価をデータで一元管理し、結果をより効果的に人材育成に活用する必要がある
- 異動希望や職場の配慮が必要な事項、個人情報などの人事基本情報を、より安全に・より効率的に分析・活用していく必要がある
feature
解決の
しくみ
- 運用やフォーマットを変えずにそのままWEB化できる
- 横断評価シートで全体や所属ごとの結果を一覧で確認・集計できる
- 「職員調書」で人事基本情報を簡単に把握できる
事例詳細～Success Story～
WEB化したことで、被評価者・評価者・人事担当者全員の負荷を減らせました
課題
～problem
本県では毎年約7,000人の全職員に対して、人事評価シートと職員調書を提出してもらっています。
以前は、県指定のExcelフォーマットに入力して、上司に回してもらい、各部署ごとに取りまとめて、人事担当者が集計していました。しかし、過去の評価結果や自己評価を確認するために、複数のExcelファイルを立ち上げなければならず、最終評価結果は人事担当者が別のExcelファイルにコピペして集計・分析する必要がありました。
さらに、評価結果は紙で通知されていたため、データとして残ることはありませんでした。そのため、今後の改善や参照のために活用することができませんでした。
また、職員調書では、毎年変更のない情報を毎回ゼロから入力し直さなければならず、入力項目が多いこともあり、手間がかかっていました。
加えて、人事担当者は手作業で全庁分の職員調書の変更点を確認して人事情報システムを更新しており、最終的には紙で印刷してファイリングしていました。処理には手間がかかり、しかもデータとしてほとんど活用されていませんでした。
そこで、いい加減Excelや紙の処理から脱却するために、人事評価と職員調書に関する一連の事務をまとめて管理できるシステムを導入することにしました。
解決のしくみ
～feature
Leafの人事評価シートWEB化プランに決めた理由は、「拡張性の高さ」です。
以前から使っていた、本県指定の人事評価や職員調書のフォーマットを変更することなく、全く同じ見た目や入力方法でWEB化して管理・集計ができるようになりました。
従来通りの感覚で入力できるため、職員もスムーズに移行できました。
Excelとは異なり、過去の評価結果や部下の自己評価も画面上で確認できますし、いちいちコピペしたり、別ファイルでデータを作成しなくても簡単に集計できます。
また、特定の項目については、前回入力した内容を引き継ぐことができるため、変更がない場合は前回のまま、変更がある場合はそこだけ修正する形で入力作業を効率化できました。
ボタンをひとつクリックするだけで、本県が使用している人事情報システムに最終評価結果データを取り込めるようにしてもらったので、これまで手作業で全庁分確認してデータを作成していた作業からも解放されました。
紙での管理もなくなったため、ファイリングや管理の手間も無く、紛失や情報漏洩のリスクも減らすことができました。
本県の運用に合わせて柔軟に画面や機能を開発してもらえたので、県が定めた人事評価制度をそのまま守りながら、非効率なExcelや紙の作業から脱却することができました。
決め手になった機能
これまで使用してきた人事評価シートを、レイアウトや運用は変えずにWEB上で入力・参照・集計できるよう開発いたします。役職や職種違いで複数枚のパターンがある場合も、まとめて一元管理できます。
個人の結果を所属ごと/全体で一覧に並べて俯瞰できる画面を開発いたします。評価結果の偏りの調整や按分、分析に使うこともできます。
現在使用している給与システム等に合わせ、人事評価結果を加工せずそのまま登録できるようにデータを出力することもできます。評価結果を給与・賞与や昇格等に反映する場合も手間なしです。
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