運用代行で、60以上ある拠点の職員にセキュリティ教育を実施

まず①に関して、今回はeラーニングシステム「Leaf」で教育を受けるため、ログインするためのID情報と受講案内を用意してもらい、拠点に配布しました。施設の中でIDを割り当てることで、受講対象者の特定と、操作方法を含む案内が短時間で完了しています。

②に関して、LeafはPCの他、スマホ・タブレットの私用端末でも利用できるため、ほとんどの職員が迷わず、スムーズに受講できました。慣れた端末を使えることで、受講意欲が削がれずに済んでいます。

そして③については、施設担当者が主体となって受講管理する方針となったため、60以上の管理専用アカウントを発行してもらいました。これにより、施設内の進捗は施設で管理し、必要に応じて何度も受講を促す体制が整いました。

Leafの操作はとにかくシンプルで、クリックだけで事務連絡を行えます。システム操作が初めての施設担当者も、あらかじめテンプレート登録された催促の文面と送信者を選ぶだけで、かんたんに催促できていました。

こうした運用により、全体で80%以上の受講完了を実現しました。現場で受講管理するという方法でも、Leafを利用すると負荷が少なく済みます。

さらに今回は、回答済のアンケートをもとに受講状況を分析し、次年度の運用をどう改善すべきか、提案までしてもらいました。例えば「ある年代・特定の職場ではスマホでの受講率が高いので、スマホでも受けやすくなるよう、さらに改善を加えましょう」という内容です。単なる運用サポートだけでなく、改善提案まで一貫しているので、今後の教育で必要なことまで分かりました。