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業務改善研修 ~ファイリングの仕方編(1日間)

0243業務改善研修 ~ファイリングの仕方編(1日間)

14/12/09 更新


当研修の「ねらい」

~社内の無駄を省き、業務効率を上げる

文書ファイリングは、業務改善です。ファイリングを上手く行うだけで、業務が目に見えてスムーズに進みます。 上手くファイリングされると文書を探す手間(時間)が軽減されるだけでなく、文書を整理整頓するだけで も今までデッドスペースになっていた場所がなくなり、その場所を有効に利用することも可能になります。

本研修では、文書ファイリングの作法、ルール決めの基本、ポイントを理解し、重要文書の紛失を防ぐ対策方法や紛失が発生した際の対応策まで考えていただき ます。


研修プログラム例

研修プログラム例
内容
手法
  • 1.本研修の狙い・概要
    <研修の流れと、組織の課題との関連を確認する>

    (1)研修の狙い
    (2)研修の概要
講義
  • 2.ファイリングとは
    <ファイリングの目的・効果を理解する>

    (1)ファイリングで困っている点を洗い出す
    【ワーク】ファイリングで困っていることを洗い出し、整理する
    (2)ファイリングとは
    ①ファイリングの定義例  
    ②何のためのファイリングか
    (3)ファイリングによるコスト削減を数値化する
    (4)ファイリングの狙いは何か
    【ワーク】職場におけるファイリングの目的を整理する
講義
ワーク
  • 3.ファイリング・ルールの基本
    <ファイリングの方法を学ぶ>

    (1)ファイリング・ルールのポイント
    ①書類のライフサイクル・業務の流れからファイリングの特徴を考える
    ②基本ルールを決めるにあたっての視点
    (2)ファイル管理簿の作成
    【ワーク】自分の職場に最も適したファイル管理簿を考える
講義
ワーク
  • 4.ファイリングのリスク・マネジメント
    <ファイリングとリスクの関係性を理解する>

    (1)ファイリングのリスク・マネジメントのポイント
    (2)ファイリングの観点から「年金記録問題」の問題点・リスクを考える
    【ワーク】事例について、ファイリングにおける問題点とリスクを洗い出す
    (3)ファイリングにおけるリスクを洗い出し対応策を考える
    【ワーク】ファイリングにおいて、職場で発生するリスクと対応策を考える
講義
ワーク
  • 5.ファイリングの事務手続と改善
    <改善策を考え、組織に活用する>

    (1)ファイリングの事務手続の運用上の留意点
    (2)ファイリングの改善対策を検討する
    【ワーク】ファイリングの改善対策を考え、企画書を作成する
講義
ワーク
  • 6.ファイリングの周辺
    <電子データでのファイリングノウハウを学ぶ>

    (1)電子データのファイリング
    (2)パソコンのデスクトップにおけるフォルダのレイアウト
    【ワーク】効果的なフォルダのレイアウトを考える
講義
ワーク
  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者さまの負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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講師からひとこと

業務改善に対する意識の高さが、身につきます。ファイリングをすることで、業務の効率をあげることもできます。研修内容をぜひ現場で使っていただきたいと思います。

実績と受講者の声

実施、実施対象
2014年 8月     17名
業種
大学・学校法人・高校
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ファイリングについて、業務時間内にすることだと思い込んでいましたが、業務の一つで業務時間にしてよいことだということがわかり、少しずつ自信をもってやっていこうと思いました。もっと早い時期に受けられたら良かったと思いますが、今回受講できてよかったです。
  • ファイリングについて最初は漠然とした感じでしたが、この研修でとてもよくわかりました。自分で考える機会や他の人との意見交換の機会もあってより具体的に内容を理解し共有する事が出来ました。ありがとうございました。
  • デスクまわり、キャビネットなど、片付けなければと思いながらも手をつけられずにいました。整理整頓、ファイリングの重要性を感じられ、「やらなくては」と強く思いました。まずは自身のデスク近くのキャビネットからはじめたいと思います。ありがとうございました。

実施、実施対象
2014年 1月     8名
業種
社会福祉法人
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 研修を受けたことを奇貨として、実際に片付けてみようかと思います。何事もきっかけがないとそもそも始めることが難しいので。
  • ファイリングの大切さがよくわかりました。施設に戻ったら、他の職員にも継承していきたいと思います。ありがとうございました。

実施、実施対象
2013年 1月     9名
業種
運輸・倉庫
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • これまでファイリングは何気なくやっていただけなので、コスト削減にまでかかわる事だと知り驚きました。 今回の研修を参考に改めて身の回りを整理整頓をしようと思いました。
  • 内容や講師の方、とても聞きやすく分かり易かったです。
  • 研修マナーに関することが今まで非常に多かったため、業務に関する今回の研修はとても良かったです。今後の業務に活かしていきたいと思います。

実施、実施対象
2012年 9月     15名
業種
アミューズメント
評価
内容:大変理解できた・理解できた
93.3%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 普段なかなか考える時間のないファイリングについて、きちんと考える時間ができて良かったと思います。小さなことですが、今日学んだことを本当に徹底すれば、仕事の効率は確実に上がると思います。
  • ファイリングは単純作業だと思っていましたが、ミス低減やコスト削減につながる、重要なことだと改めて認識しました。少しずつでも、明日から取り組みたいと思います。
  • ただ整理整頓をするというだけでなく、関連してミス防止になったり、業務の効率化になったりと、大きく良い影響が出るということが分かり、役に立ちました。さっそく実践して、気持ちよく仕事ができる環境に改善していきたいと思います。


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本研修の評価
  • 年間総受講者数
    • 9,394
  • 内容をよく理解・理解
    • 91.1
  • 講師がとても良い・良い
    • 89.7

※2016年4月~2017年3月


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リーダーシップ研修
問題解決・課題解決研修
企画力研修
ファシリテーション研修
キャリアデザイン研修

インソースの年間実績
  • 実施回数※1
    • 16,248
  • 企業内研修
  • 11,123回
  • 公開講座
  • 4,997回
  • お取引先数※2
    • 19,133
  • 受講者数※1
    • 38.6万
  • 内容評価※3
  • 大変理解できた
    理解できた
  • 講師評価※3
  • 大変良かった
    良かった

※1 2016年4月~2017年3月

※2 2003年6月から2017年3月までに当社サービスをご利用いただいたお取引先累計

※3 2016年4月~2017年3月
当社書式での受講者アンケートより集計

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