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ビジネス文書研修　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　09/10/29 更新
    ～コールセンター・コンタクトセンター向け端末入力（１日間）

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ねらい

電話応対における記録文書に特化したビジネス文書研修で、実益のある研修効果をめざす。 いわば、「今日から使える」スキルを体得する。 また、典型的なビジネス文書を徹底的に書くことによって、文章力は自ずから増す。 この意味で、ビジネス文書の応用力を磨くためのきっかけにもなる。

⇒ビジネス文書研修の詳しい解説は、こちらをご覧ください
内容

講義によりビジネス文書（端末入力文書）の本質を理解いただいた後、実習とロールプレイング によって実際に正しいビジネス文書・端末入力文書を作成できる能力を身につけていただき、 次の２点を習得する。

  1. 「ビジネス文書」の本質を理解する
  2. 電話応対でヒアリングのモレをなくすポイントを学び、明解な「端末入力文書」を作成する能力を身につける
研修プログラム例（所要時間：1日間）
内容 手法
  • ビジネス文書／端末入力文書とは？
    1. 良いビジネス文書・端末入力文書のポイント理解
    2. 相手にとってわかりやすい文章とは
      • ①構成：
        ～「型」のコツを覚えれば簡単に書ける
      • ②内容：
        ～箇条書きの習得が全て（必要な事を必要なだけ書く）～
        ＊一文の文字数は２０文字以内
        ＊主語と述語を近づける
        ＊パーツは箇条書きから
        ＊ダブりをなくす
講義
  • 文書の要約
    1. 貴社内文書を使い、「●●字以内での要約」の練習
      →「要点は何か」素早く確実に掴む練習（個人演習）
    2. 出来上がった文章を５つのポイントによって評価
演習
  • ヒアリング内容の文書化
    1. 文書化までのプロセスの説明
      ヒアリング→箇条書き（ポイントを押さえる）→文書化 →確認
    2. 同じテープを二度聴く。一度目は普通に聴き、二度目はヒア リングシートを利用して「６Ｗ３Ｈ」や貴社業務に欠かせな いチェック事項に注意しながらポイントを絞って聴く。 その後内容の文書化。
      ⇒要点が明確となり、より簡単に文書 を分かりやすくできることを体験する。
    3. 出来上がった文章を５つのポイントによって評価
演習
  • まとめ
講義
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実施後アンケート
実施 2007年8月
実施対象 IT系企業28名
内容について
内容について：理解できた   93%
講師について：良かった   96%
参加者の声
  • 実際の業務に直接応用できる内容であるため、非常に有意義であったと思います。演習を行うことによって得られた内容がより多いと感じました。
  • 今まで業務上で書く文書に特に意識してなかった部分が多々あった事に気付き、目からウロコが落ちる思いです。非常に有益な講習でした。
  • 案内状等、改めて書いてみると書けないものだと思いましたので、今回の研修ではそういった自分の足りない部分を見直す上で非常に良いものだったと思います。

実施 2007年5月
実施対象 IT系企業90名
内容について
内容について：理解できた   92%
講師について：良かった   94%
参加者の声
  • 非常に楽しく、良く理解できて素晴らしい講義でした。資料も分かり易くて、今後使っていけそうなものばかりで、とても満足しています。
  • 社会人として基本的なビジネスマナーが身に付いたと思います。このテキストを見直して、よりスマートな文書作りが出来る様心掛けたいと思いました。
  • グループに分かれてホワイトボードに記述し、それぞれに意見を述べたりと楽しさも組み込まれた講義だったので、とても良かった。説明も分かり易く、資料も分かり易かった。
実施 2007年8月
実施対象 運輸業 　16名
内容について
内容について：理解できた   81%
講師について：良かった   100%
参加者の声
  • 何度も文章を書いて“書く経験”をたくさん積まないといけないと思いました。今日の研修で構成の仕方は理解できたので、どんどん文章を書いて力をつけていきたいと思います。
  • 小論文のイメージは難しいというイメージがありましたが、今回の研修で少し簡単ではないかと思いました。
  • 分かりやすい講義により、本日の目的はほぼ達成できたと思います。これからも今日得た知識を活かして、頑張っていく所存です。

ニュース

インソースのビジネス本、ついに発売！！
世界初！（多分）！“笑い”あり“涙”あり“恋愛”ありのビジネス文書本！！

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主人公のシステム会社・新人営業マン「書野光」（かくのひかる） が上司・先輩の文書指導を通じて、文書スキルやビジネスの基礎知識を身に付け成長していく１年間のドキュメンタリー。

【本書の“ウリ”】
・文書を作成されるビジネスの現場を描くことで、文章スキルだけでなく、文書の作成とは不可分な「ビジネス上の常識」や、 「上司への報告の仕方」などのビジネススキルを同時に学べるように工夫しています。

【目次】
ＰＡＲＴ１　「Ｅメールの書き方」
　・Eメールマナーを身につける /　営業結果を報告する
　・メールでのアポイント変更 /　お客様の要望を上司に伝える
ＰＡＲＴ２　「ビジネス文書の書き方」
　・社内報告書を書く　/　議事録を書く

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