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マニュアル作成研修 ~基礎編(1日間)

0306マニュアル作成研修 ~基礎編(1日間)

16/08/16 更新


当研修の「ねらい」

マニュアル作成のポイント
1
初見で分かる内容
2
作成の標準化
3
活用方法(業務標準化、業務改善)
研修のゴール

業務マニュアルは、単なる仕事の内容を説明するドキュメントではありません。 作成すること自体が、業務の標準化や見直しのきっかけにもなります。本研修では、マニュアルの作成要領を習得すると共に、業務の標準化や業務改善への活用にもつなげていただきます。

マニュアル作成・研修の流れ

位置付け

1.求められるマニュアルとは

2.マニュアル作成のねらい

作成要領

3.マニュアル作成の手順 

4.マニュアル作成の進め方の検討・決定

5.マニュアル対象業務の洗い出し

6.マニュアル作成の実際

ポイント・留意点

7.マニュアルの文書

8.わかりやすいマニュアル作成を考える

活用

9.マニュアル活用法

10.組織でマニュアルを作る、活用する

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研修プログラム例

研修プログラム例
内容
手法
  • 1.求められるマニュアルとは
    <マニュアルのあるべき姿を明確にする>

    【ワーク】マニュアルに求められる要件を考える(誰に、何を、留意事項)
ワーク
  • 2.マニュアル作成のねらい
    <マニュアル作成の目的と用途を整理する>

    (1)マニュアル作成のねらい~なぜ、マニュアルは必要なのか
    (2)マニュアル作成と業務改善の関係 
    (3)マニュアルに求められるもの
    (4)マニュアルの種類(業務マニュアル、利用者マニュアル)
講義
  • 3.マニュアル作成の手順
    <計画から完成までの流れを把握する>

講義
  • 4.マニュアル作成の進め方の検討・決定
    <規格の決め方を学ぶ>

    (1)媒体の検討・決定 
    (2)マニュアルの様式・レイアウトなどの検討・決定
    (3)マニュアルの構成 
    (4)作業量・スケジュールの検討・決定
    (5)その他(メンテナンスルール、配布先 等)
講義
  • 5.マニュアル対象業務の洗い出し
    <構成の立て方を理解する>

    (1)マニュアル構成の基本型(何を、どのように行うか)
    (2)対象業務の層別 →「森を見て木も見る」
講義
  • 6.マニュアル作成の実際
    <4つの書式の特徴と作成のポイントを学ぶ>

    (1)チェックリスト型書式のポイント
    (例 コールセンター応対マニュアル)
    (2)業務仕様型書式(フロー型)のポイント
    (例 フロー型マニュアルの構成)
    (3)業務仕様型書式(スペック型)のポイント(例 カメラのスペック表)
    (4)リファレンス(FAQ)型書式のポイント (例 忘れ物Q&A)
講義
  • 7.マニュアルの文章
    <中身を作成する時に気をつけるポイントをおさえる>

    (1)マニュアルに望まれる文章構成(的確な見出し、一文一義 等)
    (2)求められる文章の内容
    (常に最新の状態、全体が200字程度に要約)
    (3)法規的な注意事項
    (4)図表、注、参照について 
    (5)文章におけるポイント(主語を明確にする、句読点の打ち方 等)
    (6)最終チェック(「第一読者」に確認、指摘してもらうことが大切 等)
講義
  • 8.わかりやすいマニュアル作成を考える
    <研修を振り返り、再確認する>

    【ワーク】研修を踏まえて「分かりやすいマニュアル作成」について
    考える。
講義
ワーク
  • 9.マニュアル活用法
    <マニュアルの効果的な活用法を学ぶ

    ・教育ツールとしての活用 
    ・業務標準化と業務改善のための活用法
講義
  • 10.組織でマニュアルを作る、活用する
    <実際に作成計画を立てる>

    【ワーク】自部署のマニュアル作成計画を立てる
ワーク
  • 付録
    1.JIS規格について 2.段落番号(記号)について 3.表記について
  • ・この研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です
  • ・研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚まシステム」や研修担当者さまの負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます

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研修制作者からひとこと

■意図したとおり伝わるマニュアル

「現場に伝わるマニュアル」が作れるように、グループワークでマニュアルの改善作業を体感していただきます。

マニュアルの大切な点は、「意図したとおりに伝えられるか」「伝えたことが確実に理解されるか」です。また、適切なゴールにたどり着けるように、手を引っ張る感覚も必要です。
このような点を、ひとりの頭の中だけで解決することは難しいものです。そこで、本研修では、グループワークを通して客観的に読みやすいマニュアル作りを体験していただきます。

研修コーディネーターからひとこと

業務の引継ぎなどマニュアルを残さなければいけない場面は多くあるかと思います。皆さま独自での書き方が多く、「統一された書き方を身につけたい」とのお声を多くいただくようになりました。

書き方ひとつでスムーズに内容を伝えられます。
是非、統一の書き方を皆さまに習得していただければと思います。

講師からひとこと

 冒頭のワークとフロー図作成ワークに重点を置いて、研修を実施します。
 フロー図作成ワークは、「カレーライスの作り方」を共通の題材として、チーム対抗の形で行ないます。
 各チームから力作が出揃いますが、細部に内容の抜けや誤解を招く表現が見られるため、それらを例にして、マニュアル作成の注意点を具体的に解説します。
 受講者の反応は総じて良く、研修全般を通じて楽しく受講する方が多いのが特徴です。

実績と受講者の声

実施、実施対象
2016年 6月     19名
業種
自治体
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • マニュアルの作成について今までぼんやりしていた所が分かりやすく説明されていて、参加してみて、良かったと思います。
  • 今までマニュアル作成の手ほどきを受けたことがないので、大変有益だった。教わったコツを初回ですべて盛りこむことは難しいと思うが、後々のマニュアル改善を見据えつつ、一歩ずつ進んでいきたい。
  • 項目が一つずつ段階的に進んでいったため理解しやすかったです。また、グループワークで同じグループの人からの意見で自分では考えなかったような意見を聞けて参考になりました。

実施、実施対象
2016年 5月     25名
業種
情報通信・ITサービス
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 担当する業務でマニュアルを作成する場面が多いため、今回のように型で教えていただけてよかったです。状況に応じて、最適な型を基にして分かりやすいマニュアルを作成したいです。
  • マニュアルをあまり書きなれてなかったので、構成の仕方や記述の仕方など、基本から知ることができ、良かった。ぜひ、今回のテキストを傍らに置いて、マニュアルを作成したい。
  • 講師の方の説明は非常に分かりやすく、面白い例を含めながら話してくださったので、頭に入ってきやすかったです。所々、グループワークが入っていた事により、より実感しやすい内容になっていたかと思います。

実施、実施対象
2016年 3月     15名
業種
人材・教育サービス・BPO
評価
内容:大変理解できた・理解できた
93.3%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 個人ワークやグループワークを含んでの研修は理解や気づきにつながり良かった。具体的なポイントが聞けてよかった。誰に何を伝えどう動かすか・・・対象者によってマニュアルも異なることも理解できた。
  • マニュアルを読む人の目線になって、今後はマニュアルを作成しようと思います。また、足りない言葉がないか、その説明を読んでイメージできるかを判断基準に加えるようにします。
  • 他グループの方(通常業務でかかわらない方)の仕事内容をマニュアル化ワークで知ることができた。初めて聞く業務だったが、マニュアル化することでよくわかった!

実施、実施対象
2016年 2月     23名
業種
情報通信・ITサービス
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
95.7%
参加者の声
  • マニュアル作成時の観点について知ることができて、目からウロコでした。早速、現在開発中のシステムのユーザーマニュアル作成に取り入れます。
  • 「マニュアル作成」という1つの作業が業務の標準化や品質を保つために必要、かつ重要な仕事として認識を新たにしました。是非今後に生かしていきたいと思います。
  • フロー図が重要だと思った。自分が業務の中のどこをやっているかを知る事でマニュアル作成の内容、精度も上がると感じた。

実施、実施対象
2015年 12月     3名
業種
自治体
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • マニュアルがない環境だったので、それが当たり前だと思い込んでいたのですが、これから作成しようと思えました。
  • 職員が減っていく中で、マニュアルは大切だと思います。自分が異動しても次の人が困らないような仕組みが組織全体でできれば、市民サービスの向上にもつながると思いました。
  • 今年度中にマニュアルを2つ作り終えようと思っているところで、再度確認も含め勉強になりました。ワークシートに書いたことを使いながら、目標を達成したいと思います。


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本研修の評価
  • 年間総受講者数
    • 791
  • 内容をよく理解・理解
    • 94.7
  • 講師がとても良い・良い
    • 96.3

※2015年10月~2016年9月


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インソースの年間実績
  • 実施回数※1
    • 14,612
  • 企業内研修
  • 10,422回
  • 公開講座
  • 4,190回
  • お取引先数※2
    • 17,157
  • 受講者数※1
    • 35.9万
  • 内容評価※3
  • 大変理解できた
    理解できた
  • 講師評価※3
  • 大変良かった
    良かった

※1 2015年10月~2016年9月

※2 2003年6月から2016年9月までに当社サービスをご利用いただいたお取引先累計

※3 2015年10月~2016年9月
当社書式での受講者アンケートより集計

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