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ビジネス文書研修 ~議事録と報告書作成力を強化する編(3日間)

0007ビジネス文書研修 ~議事録と報告書作成力を強化する編(3日間)
11/09/13 更新

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当研修の「ねらい」

簡潔でわかりやすい「ビジネス文書」を書ける力は、「現場で役立つ即戦力」であり、 「社内から信頼され」、 「期待される」社会人になるにはとても重要な能力です。

弊社の研修では、

1.ビジネス文書の"型"を講義と演習を通して理解する。
2.現場でよくあるケースを題材とし、「書く」スキルの定着と実践力を養う。

という2点に留意して進めるとともに、三日間の研修を通して、要約や、Eメール、報告書、議事録作成のスキルを身につけていただきます。


研修プログラム例

研修プログラム例(所要時間:1日目/3日間)
内容 手法
  • 1.ビジネス文書とは ~基礎知識
    1. ビジネス文書の種類
       ①社内文書と社外文書
       ②コミュニケーションツール(媒体)の特性
        ~紙、Eメール、ファックス
    2. ビジネス文書作成の基本~8つのポイントを知る
      (1)本文の内容が想定できる標題
      (2)一文は40字~50字程度の短文(徹底的に削る)
      (3)主語と述語が明確かつ一貫している
      (4)内容は具体的かつ正確に(数字、固有名詞)
      (5)分かりやすい言葉を使う
      (6)相手の名前・役職を間違えない
      (7)書き手の立場を明確にする
      (8)ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
講義
  • 2.現場で役立つ文書作成のヒント
    1. 事前準備に重要性
      ①相手から聞きたいことを明確にしておく
      ②会話をそのまま書かない 
      ③重要なポイントを強調してメモする
      ④相手の"キーワード"をメモする
    2. メモの分量
    3. 綱羅するべき項目 ~6W3H
    4. わかりやすい文書を書くために
      ①あいまいな単語、形容詞は極力使わない
      ②助詞の重複をさける ~一文一義
      ③句読点の打ち方
      ④「ですます調」と「である調」を混同しない
    5. 伝言メモの残し方演習
講義
ワーク
  • 3.社内文書と社外文書
    1. 社内文書と社外文書の基本形
    2. 社外文書の慣用表現と時候の挨拶
    3. 封筒・はがきの書き方
講義
  • 4.ビジネス文書実践演習
    1. 文章の要約 ~文書化のプロセスを学ぶ
      ①社内文書例を使い、「200字以内での要約」の練習
      「要点は何か」素早く確実に掴む練習
      <2題>(個人演習)
    2. 報告書とは? 
      ~だらだらした文書を簡潔にまとめて上司に報告
    3. 研修報告書の作成
講義
ワーク



研修プログラム例(所要時間:2日目/3日間)
内容 手法
  • 1.前日のおさらい
    1. ビジネス文書のポイントを振り返る
    2. 要約問題<1題>
  • 2.E-mail作成のポイント
    1. Eメールに頼りすぎないこと
    2. メールの返信は24時間以内
    3. 私用メールを送らない
    4. Eメールの書き方演習
       ①日常業務の報告
       ②相手に不快感を与えるメール
       ③社内会議の告知メール
講義
ワーク
  • 3.議事録の書き方
    1. 議事録とは?
    2. 議事録のポイント
       ①まずは会議のすべてを記録する
       ②話し言葉に主語と述語を加えて文章化する
    3. 会議のまとめ方 ~読み手が誰かを考える
    4. 議事録の形式  ~日時、場所、要旨・決定事項など
    5. 議事録の作成演習<2題> ~こんなときあなたならどう書く?
       ①話の内容が整理しずらい文章の場合
       ②文章に切れ目がなく、だらだらとした文章の場合
講義
ワーク
  • 4.議事録の書き方総合演習<1題>
      ~10分程度の打ち合わせを収録したビデオを議事録にまとめる
ワーク
  • 5.研修報告書の作成
ワーク



研修プログラム例(所要時間:3日目/3日間)
内容 手法
  • 1.ビジネス文書の振り返り
    1. ビジネス文書のポイントを振り返る
    2. ビジネス文書作成演習
    3. 議事録や報告書など新入社員の抱える重要課題を踏まえ、
      内容をご相談の上、決定いたします。

講義
ワーク
  • 2.3ヶ月の業務報告書の作成 ~3ヶ月の成果を上司に報告する
    ※誰に対する文章か、何を伝えるべきか、どのように伝えるかという、ビジネス文書のポイントを改めて確認し、 配属先の上司に提出できる報告書に仕上げていただきます。

    【実施方法】
     ①業務日報をもとに3ヶ月間を振り返る。
     ②報告書としてどのような項目を記述すべきかグループ内で検討
       研修内容、期間、習得したもの、工夫したこと、感じたことなど
     ③各自で報告書を作成
     ④グループ内で報告書の読み合い・フィードバックを繰り返し報告書
       を完成させる。
ワーク
  • 3.まとめ
講義

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。


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まずはお気軽にご相談ください
研修ご担当者様の負担軽減、業務効率化を支援いたします。

研修ご担当者様に代わり、研修運営業務を承ります。(会場設営、受付、講師対応、研修管理など)

研修効果を持続させたい方へのオプションがございます

研修後、定期的にアンケートをとることで研修内容の何が、どう職場で活用されているか?考える(思い出す)ことを喚起します。


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受講者の評価

実施
2011年 7月
業種
サービス業(その他)
実施対象
10名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 文書に対してほとんど勉強していなかったので、とても充実した時間を過ごすことができました。
  • ポイントを端的に言っていただけたので、頭に入りやすかったです。これから沢山文書を書いたり読んだりする機会があると思いますので、冊子(テキスト)を開きながら少しずつ身につけていきたいと思います。
  • 講師からのヒントが的確で、わかりやすかったです。「一読必解」してもらうための努力(頭の中の整理、考えるなど)を、これからはもっとやって生きたいと思います。また、気づくことについても意識していきます。

実施
2011年 6月
業種
金融業
実施対象
20名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
95.0%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 前回の研修で行ったことを復習できて、これからの本支店実習への不安が和らいだ。今回学んだことを活かして生きたい。
  • 演習問題が多く、時間制限もあり、大変でしたが、とても身についたと思います。2回目の講習ですが、わかりやすく書くことや要点を捕らえることは難しいと感じました。わかりやすく面白い講義で、勉強になりました。
  • 様々なパターンの文書ごとにポイントを教えていただいたので、覚えやすかったです。日々、自分宛のメールで、言葉遣いや言い回しを勉強していきたいと考えました。

実施
2011年 8月
業種
サービス業(その他)
実施対象
20名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
90.0%
参加者の声
  • 社会人歴が長くなればなるほどあいまいになってくる部分について復習ができ、大変有意義でした。知っていてもできないこともあり(要約など)とても勉強になりました。テキストも今後の参考にさせていただきます。
  • 講師をはじめ、グループの方々と協力して取り組めたので、終始リラックスして研修を受けることができました。早速現場で生かしていきたいと思います。
  • いつも気軽に書いてしまっている文書を、こうやって時間を作り、系統立てて学べる機会を作れたのはよかった。手書きは時間がかかるなど、実感でき、読む側としても同じくらいの時間がかかるのだと理解できた。シンプルでわかりやすい文書を心がけたい。


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ニュース

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株式会社インソース著 舟橋孝之監修
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【概要】

主人公のシステム会社・新人営業マン「書野光」(かくのひかる) が上司・先輩の文書指導を通じて、文書スキルやビジネスの基礎知識を身に付け成長していく1年間のドキュメンタリー。

【本書の“ポイント”】

文書を作成されるビジネスの現場を描くことで、文章スキルだけでなく、文書の作成とは不可分な「ビジネス上の常識」や、 「上司への報告の仕方」などのビジネススキルを同時に学べるように工夫しています。

【目次】

PART1 「Eメールの書き方」
・Eメールマナーを身につける / 営業結果を報告する
・メールでのアポイント変更 / お客様の要望を上司に伝える
PART2 「ビジネス文書の書き方」
社内報告書を書く / 議事録を書く



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