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ビジネス文書研修　～議事録と報告書作成力を強化する編（３日間）

ビジネス文書研修　～議事録と報告書作成力を強化する編（３日間）

文書の「型」と相手目線の分かりやすい文章のコツを学び、信頼されるビジネス文書を作成する

研修No.B BWR100-0800-0007

研修内容・特徴outline・feature

社内で信頼され、期待される社会人になるための基礎として、簡潔でわかりやすい「ビジネス文書」の書き方を身につける研修です。

具体的には、ビジネス文書の「型」と相手目線のわかりやすい書き方を身につけます。そのうえで、Ｅメール・報告書・議事録など様々なケースを題材にした演習で実践力を強化していきます。

研修プログラム例program

研修プログラム例（所要時間：1日目/3日間）
内容 手法
  • １．ビジネス文書とは　～基礎知識
    1. ビジネス文書の種類
      　①社内文書と社外文書
      　②コミュニケーションツール（媒体）の特性
      　　～紙、Ｅメール、ファックス
    2. ビジネス文書作成の基本～８つのポイントを知る
      （１）本文の内容が想定できる標題
      （２）一文は４０字～５０字程度の短文（徹底的に削る）
      （３）主語と述語が明確かつ一貫している
      （４）内容は具体的かつ正確に（数字、固有名詞）
      （５）分かりやすい言葉を使う
      （６）相手の名前・役職を間違えない
      （７）書き手の立場を明確にする
      （８）ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
 講義
  • ２．現場で役立つ文書作成のヒント
    1. 事前準備に重要性
      ①相手から聞きたいことを明確にしておく
      ②会話をそのまま書かない　
      ③重要なポイントを強調してメモする
      ④相手の"キーワード"をメモする
    2. メモの分量
    3. 綱羅するべき項目　～6Ｗ3Ｈ
    4. わかりやすい文書を書くために
      ①あいまいな単語、形容詞は極力使わない
      ②助詞の重複をさける　～一文一義
      ③句読点の打ち方
      ④「ですます調」と「である調」を混同しない
    5. 伝言メモの残し方演習
 講義
ワーク
  • ３．社内文書と社外文書
    1. 社内文書と社外文書の基本形
    2. 社外文書の慣用表現と時候の挨拶
    3. 封筒・はがきの書き方
 講義
  • ４．ビジネス文書実践演習
    1. 文章の要約　～文書化のプロセスを学ぶ
      ①社内文書例を使い、「200字以内での要約」の練習
      →
      「要点は何か」素早く確実に掴む練習
      ＜2題＞（個人演習）
    2. 報告書とは？　
      ～だらだらした文書を簡潔にまとめて上司に報告
    3. 研修報告書の作成
講義
ワーク



研修プログラム例（所要時間：2日目/3日間）
内容 手法
  • １．前日のおさらい
    1. ビジネス文書のポイントを振り返る
    2. 要約問題＜1題＞
  • ２．E-mail作成のポイント
    1. Eメールに頼りすぎないこと
    2. メールの返信は24時間以内
    3. 私用メールを送らない
    4. Eメールの書き方演習
      　①日常業務の報告
      　②相手に不快感を与えるメール
      　③社内会議の告知メール
 講義
ワーク
  • ３．議事録の書き方
    1. 議事録とは？
    2. 議事録のポイント
      　①まずは会議のすべてを記録する
      　②話し言葉に主語と述語を加えて文章化する
    3. 会議のまとめ方　～読み手が誰かを考える
    4. 議事録の形式　　～日時、場所、要旨・決定事項など
    5. 議事録の作成演習＜2題＞　～こんなときあなたならどう書く？
      　①話の内容が整理しづらい文章の場合
      　②文章に切れ目がなく、だらだらとした文章の場合
 講義
ワーク
  • ４．議事録の書き方総合演習＜1題＞
    　　～１０分程度の打ち合わせを収録したビデオを議事録にまとめる
ワーク
  • ５．研修報告書の作成
ワーク



研修プログラム例（所要時間：3日目/3日間）
内容 手法
  • １．ビジネス文書の振り返り
    1. ビジネス文書のポイントを振り返る
    2. ビジネス文書作成演習

      3. 議事録や報告書など新入社員の抱える重要課題を踏まえ、
      内容をご相談の上、決定いたします。

 講義
ワーク
  • ２．３ヶ月の業務報告書の作成　～３ヶ月の成果を上司に報告する
    ※誰に対する文章か、何を伝えるべきか、どのように伝えるかという、ビジネス文書のポイントを改めて確認し、 配属先の上司に提出できる報告書に仕上げていただきます。

    【実施方法】
    　①業務日報をもとに３ヶ月間を振り返る。
    　②報告書としてどのような項目を記述すべきかグループ内で検討
    　　　研修内容、期間、習得したもの、工夫したこと、感じたことなど
    　③各自で報告書を作成
    　④グループ内で報告書の読み合い・フィードバックを繰り返し報告書
    　　　を完成させる。
 ワーク
  • ３．まとめ
 講義

全力Q&A{{list[0]['category']}}関連の全力Q&A

よくあるご質問について、研修のプロとして熱く丁寧に回答します。

カスタマイズ事例～ケーススタディCASE STUDY

本研修のカスタイマイズ事例として、作成したケーススタディを業界別にご紹介します。

{{theme}}研修のケーススタディ一覧

受講者の声／研修の感想・得た学びVOICE & learning

実施、実施対象
2023年5月　　　　　36名
業種
製造業（電気機器・機械）
評価
内容：大変理解できた・理解できた
86.1%
講師：大変良かった・良かった
88.9%
参加者の声
  • 読み手の立場で書くことの大切さを再認識しました。報告書や議事録、提案書の作成で学んだことを実践して営業活動に取り組みます。
  • ビジネス文書の基礎知識を改めて学び、議事録の作成が自己流になっていたことに気づきました。相手が読みたくなる、わかりやすい議事録の作成を目指します。
  • 今まで作成していた議事録作成の不備を認識しました。また、メールの回答など、短時間で処理しなければいけないときに学んだ内容を活用します。

実施、実施対象
2018年 2月　　　　　20名
業種
金融
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
95.0%
参加者の声
  • 「一文50字以内」や「タイトルは一秒で分かるように」など、具体的に数値でも示していただき、文章を書く際の目安になった。
  • テキストが文書の種類ごとに解説されており理解しやすかった。 基本を踏まえたうえで、工夫した文書を作成していきたい。
  • 全体を通じて自身の改善すべき点を把握することができた。 簡潔かつ客観的に理解できる文章を書くことを常に心がけていきたい。

実施、実施対象
2017年 8月　　　　　22名
業種
非営利団体・官公庁関連組織
評価
内容：大変理解できた・理解できた
90.9%
講師：大変良かった・良かった
90.9%
参加者の声
  • 様々な報告書を作成する機会がありますが、ただ全てを書くだけのものではなく、意図を踏まえて簡潔に作成できるようにしたいです。
  • 社内での議事録、報告書、また社外のやりとりに生かしていきたい。
  • 社内、社外文書の書き方の手本としたい。

実施、実施対象
2017年 4月　　　　　16名
業種
コンサルティング・調査
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
93.8%
参加者の声
  • 今後、報告書はもちろん、書類を書く際に、本日学んだ言葉の言い回しを活用していきます。
  • ワークがたくさんあったので、実際に手を動かすことができて良かった。文書を提出する際に活かしていきたい。
  • ビジネス文書は間違えると相手に失礼ととられることが多くあるので、今回の研修の内容を覚えて業務に活かします。

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