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研修の目的・特徴

■「ビジネス文書」とは何か

「ビジネス文書」といっても、ビジネスにおける文書には様々なものがあります。仕事に欠かすことのできなくなった「Eメール」に始まり、「日報」や様々な「報告書」、「レポート」、会議や打ち合わせの記録となる「議事録」、新たな商品や企画を提案する際に用いる「提案書」、組織内での承認を得るための「申請書」や「稟議書」など、その目的や種類は実に多様です。

これらのビジネス文書に共通することは、「読み手がいる」ということです。読み手にとって、内容が理解しやすい文書は、仕事を円滑に前に進めていきます。
一方、内容が理解しがたい文書は、読み手の時間や労力を奪い、仕事を止めてしまいます。最悪な場合、書き手に対する信頼や信用、「ともに仕事をしたい」という意欲さえ失わせ、仕事が後退してしまうのです。

■ビジネス文書には「ルール」がある

実は読み手が理解しやすい文書を作成することは難しいことではありません。一定のルールを知ればいいのです。「内容が推測できる標題」、「1文は40~
50字程度におさめる」、「主語と述語を明確にする(一貫させる)」、「内容は具体的かつ正確に」など決まりごとを守れば、誰でもビジネス文書をうまく作成することができるようになります。また、こうしたルールに則れば、ビジネス文書の種類が変わっても、読み手にとって理解しやすい文書を効率的に手早く作成することができるようになるのです。

■今後、ビジネス文書の重要性はさらに高まっていく

組織や企業における働く人材の多様化が進むにつれて、これまで以上に、仕事の進め方や物事の考え方、情報の発信の仕方や受け止め方が多様化していきます。また、働く時間帯や場所が違ってくれば、多様なメンバー間での「引継ぎ」や「連携」の必要性が今まで以上に問われるようになるでしょう。ちょっとした引継ぎメモでも、解釈のズレを招いてしまったり、引き継がれた側のメンバーが「言いたいことがわからない」という事態に陥ってしまったりすると、円滑な業務遂行が阻まれ、結果としてトラブルやミス、お客さまからのクレームにつながる恐れがあります。

誰が読んでも、同じように解釈して理解して、気持ちよく仕事を進めるためにも、ビジネス文書作成能力はビジネスパーソンにとって必要不可欠なスキルなのです。

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研修ラインナップ

インソースのビジネス文書研修は、多くのプランをご用意しており、お客さまに最適な研修をお選びいただけます。

ビジネス文書の基礎的なスキルを養う研修から、「議事録」や「E-mail」などに特化した研修まで幅広いラインナップを取り揃えています。
また、業種や業態に合わせて研修内容(カリキュラム・テキスト)をカスタマイズすることもできます。

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スキルを活かし成果を上げてきた講師

現場での経験が豊富な講師が、単純にビジネス文書の型を教えるだけでなく、読み手を意識したビジネス文書の書き方について丁寧に指導します。読み手にとって必要な情報の取捨選択のポイントや、伝えたいことがひと目でわかる、簡潔かつ論理的な文書作成のノウハウをお伝えします。

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