ビジネス文書研修 ~演習で実践力を鍛える編(1日間)

12/01/20 更新

当研修の「ねらい」
主に新入社員・若手社員の方を対象に、わかりやすいビジネス文書を書くためのポイントを理解していただき、徹底した演習を通して実践力を養っていただく研修です。
弊社の研修では、簡潔に要領良く書くためのポイントとして
1.主語と述語があること
2.簡潔であること(一文は40~50字)
3.はっきりと正確に書かれていること(数字や固有名詞)
4.分かりやすいこと(一文一義)
5.立場が明確であること(誰が誰に対して書いているのか)
という5点に留意して講義を行うとともに、要約や、Eメール作成の演習を行って実践することにより、スキルの定着化をはかります。
研修プログラム例
| 研修プログラム例(所要時間:1日間) |
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内容 |
手法 |
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- はじめに ~アイスブレイク
- チーム名、リーダーを決める
- わかりやすいビジネス文書のポイントは何ですか?
~グループで話し合い発表
- ビジネス文書5つのポイント
●主語と述語は明確か?
●箇条書き、1文は40~50字程度
●日時、数量、金額は入っているか?
●結論が先に書かれているか?
●自分の立場は明確か?
- 【演習1:要約問題/2題】
~1000字程度の文書を200字と50字に要約する
※できあがった解答例をグループで発表し、講師から
ポイントを解説
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ワーク
講義 |
- 現場で役立つ文書作成のヒント
- 事前準備の重要性
①相手から聞きたいことを明確にしておく
②会話をそのまま書かない
③重要なポイントを強調してメモする
- メモの分量
- 綱羅するべき項目 ~6W3H
- わかりやすい文書を書くために
①あいまいな単語、形容詞は使わない
②助詞の重複をさける ~一文一義
③句読点の打ち方
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講義
ワーク |
- わかりやすい簡潔な表現を徹底する
- 【演習2:文章表現のまちがい探し・添削問題】
~誤解を生む表現を修正する/読みやすい文章に
修正する など
- 文章の構造を見直すポイント
- 読みやすい表現方法
- 正確で明快な表現方法
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ワーク
講義 |
- Eメール作成のポイント ~Eメールの11力条
- Eメールに頼りすぎないこと
- メールの返信は24時間以内
- 私用メールを送らない など
- Eメールの書き方実践演習
①月例ミーティング開催の連絡
②トラブルを起こさないEメールの作成
~相手を不愉快にさせる、だらだらと分かりにくい
Eメールを修正する
③仕事を依頼するメールの作成 ~打ち合わせメモを
もとにメールを作成する
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講義
ワーク |
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こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。
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受講者の評価
- 実施
- 2011年 12月
- 業種
- マスコミ・広告・印刷 / 出版・印刷
- 実施対象
- 28名
- 評価
-
内容:大変理解できた・理解できた
92.9%
講師:大変良かった・良かった
96.4%
- 参加者の声
-
適度にグループワークがあり、理解しやすかったです。テキストも分かりやすく、今後に役立つと思います。
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普段から使っているEメールなど、ビジネス文書での不明だった点を、改めて学ぶことができてとても勉強になりました。ぜひこれからの業務で活用していきたいと思います。
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演習の多い実践的な内容で、非常にためになりました。また、講師の明るい人柄のおかげで、よい雰囲気で研修に挑めたと思います。
- 実施
- 2011年 5月
- 業種
- 各種団体
- 実施対象
- 51名
- 評価
-
内容:大変理解できた・理解できた
84.3%
講師:大変良かった・良かった
94.1%
- 参加者の声
-
実際に文書を作成すると、どこに注意すべきか分かりやすいので、とてもためになりました。
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技術的な話ばかりかと思っていましたが、ロジカルな説明があってよかったです。
-
「グループで学ぶ」という形は、楽しく受けることができるので良かったです。
- 実施
- 2011年 4月
- 業種
- 金融業
- 実施対象
- 88名
- 評価
-
内容:大変理解できた・理解できた
98.9%
講師:大変良かった・良かった
100%
- 参加者の声
-
社内文書、社外文書、Eメールなど、各々の重要事項を詳しく教えていただき、とてもためになった。また演習では、きっちりと時間制限が設けられていたのも気持ちがひきしまって良かった。グループのメンバー間で読み合わせすることで、新たな気づきを得られた。
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ビジネス文書はかたいものだと思っていましたが、丁寧な講義により楽しく学ぶことが出来ました。本日はたくさんのポイントを教えていただきました。今後は練習を重ねて実行していこうと思います。
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8つのポイントと基本構造を実践しながら学び、社内文書の作成でしたので、非常に入りやすかったです。また、グループで話し合い、他の人の文書を読むことは参考となり、素晴らしかったです。
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今までビジネス文書というものを書いたことが無かったので、書き方や注意点など知らないことがたくさんありました。パソコン演習とは違い手書きだったので大変でしたが、その分じっくり取り組めたように思います。この先おそらく文書を作成する機会があると思うので、今日頂いた資料を頭に入れ、参考にしながら習得していきたいと思います。
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今までに書いたことの無い文書がビジネス文書というものであり、書き手主体であった作文や論文とは異なり、読み手主体でさることが重要だということを学びました。

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【本書の“ポイント”】
文書を作成されるビジネスの現場を描くことで、文章スキルだけでなく、文書の作成とは不可分な「ビジネス上の常識」や、 「上司への報告の仕方」などのビジネススキルを同時に学べるように工夫しています。
【目次】
- PART1 「Eメールの書き方」
- ・Eメールマナーを身につける / 営業結果を報告する
- ・メールでのアポイント変更 / お客様の要望を上司に伝える
- PART2 「ビジネス文書の書き方」
- 社内報告書を書く / 議事録を書く