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上司が"唸る"日報の書き方

日報の構成

最近、メールで済ますことが多くなってきたとはいうものの、ビジネス上、文書を書く機会が少なくありません。現代ではパソコンで文書を書くことが一般的になり、手書きではうろ覚えの漢字も、カナ漢字変換さえ間違えなければ、便利なものです。

時系列で書く場合の例

時系列で日報を書く場合の例

重要なものを3つ書く場合の例

例:10分程度で書くことが求められた場合

10分程度で重要なものを3つ挙げて日報を書く場合の例

例:30分程度で書くことが求められた場合

30分程度で重要なものを3つ挙げて日報を書く場合の例

日報の内容・・・書くべきは2点

1.業務内容

その日に、「何を」「どのくらいの時間で」「どれだけ行なったのか」を記載します。新人のうちは時系列で書くようにしましょう。仕事に慣れてきたら、上司・先輩に確認の上、重要だと思う順に3つ書きましょう。なお、組織によっては、あらかじめ書式が決まっている場合があります。

ポイント
・何を、どれだけの時間で、どれだけ行なったのかが分かるように書く
・数字や固有名詞を入れ、誰が見ても同じ理解ができるように書く
・箇条書きをメインにし、だらだら書かない

2.所感

業務を行うなかで、「気付いたこと」「疑問点」「課題」に感じていることを書きます。ここで気を付けなければいけないのが、「感想文」にならないことです。自分もしくは組織の「これから」に役立つ内容を書きます。

ポイント
・箇条書きをメインにする
・1項目につき、1~2文程度で十分。1文は50字程度
・「~と思いました」で終わらないように注意(感想文になってしまうため)
・日報の場合は、指導してくれた先輩への感謝の気持ちや、明日から頑張ることなど、一文を添えるとなお良い(ただし書きすぎないことと、お礼は口頭でも伝えることに注意)

良い例
「○○さんにはいつもお忙しいなか親切に教えていただき、すごくうれしく思っています」
「○○さんの仕事の進め方を見て、素晴らしいと思いました。私も見習って、お客さまにお渡しする際には必ず指さし確認を行おうと思います」
「○○さんにはいつもお忙しいなか親切に教えていただき、すごくうれしく思っています」
「○○さんの仕事の進め方を見て、素晴らしいと思いました。私も見習って、お客さまにお渡しする際には必ず指さし確認を行おうと思います」

日報記入の所要時間と目安量

日報において大切なのは「継続して毎日書くこと」です。また、日報を書く時間がどのくらい割り当てられているかは、組織によって異なります。日報を書く時間が特に割り振られていなかったり、毎日10分程度で書く必要があったりする場合には、10行程度で書きます。毎日30分ほど割り振られている場合は、A4用紙1枚程度の分量で記入しましょう。

日報記入の注意点

1.書式を確認する

組織によっては決まった書式があるため、それに従って書きます。決まった書式がない場合には、前ページの例を参考にしましょう。

2.早く出す

1週間分の日報をまとめて週の終わりに書くようなことはあってはなりません。原則は当日中、遅れても翌日には提出しましょう。

3.読む意味のない情報は書かない

ア.評論家にならない
まだ業務についてよく理解できていないうちから、客観的に業務の手順や組織のルールについて批評するようなことを書くことは時期尚早です。改善を提案する際には、まずその業務の背景や全体像を理解してから、慎重に書きましょう。

良い例「□□書類の作成に1時間かかってしまった。それぞれの欄を記入する意味がまだ理解できていないため、明日○○さんに質問する」

イ.自分についての分析はいらない
自己分析は、不要です。それは上司・先輩が判断することです。

悪い例
「つくづく自分はほめられて伸びるタイプだと思いました」
「失敗から学ばないなぁと自分であきれます」

4.提出前に自分でチェックする

どのような仕事内容でも、相手に提出する前に、自分の目で確認することが大切です。誤脱字はないか、読みやすい(=だらだらと長い文章になっていない)か、をチェックします。

確認項目チェック
誤字・脱字・漢字変換ミスはないか
数字が間違っていないか
固有名詞が間違っていないか(名前・役職・商品名・場所 など)

コラム なぜ日報を書かなくてはいけないのか

1.日報の目的・・・上司・先輩に安心してもらうこと

上司・先輩は、新人が日々何をして、何ができるようになって、何に困っているのか、とても心配しています。心配しながらも「自分の仕事が忙しくて、新人の状況を把握できない」と悩んでいるのです。日報は、そのような上司・先輩の心配を解消し、安心してもらう手段のひとつです。

2.日報が自分を成長させ、チャンスを生む

ア.日報は成長を早める
慣れてくると、前日の日報をコピー・貼り付けをする人がいます。しかし、それは上司・先輩から見て安心材料にはならないばかりでなく、自分の成長につながりません。
昨日より今日、何ができるようになったのか、今日新たに発見した課題は何かと、日報のネタを探しながら過ごすことで、結果的に日々の業務について深く考えるクセがつきます。そして、自分の成長が早まっていくのです。

イ.自分の日報を読んでいる人は想像よりもはるかに多い
新人の日報は、指導担当者や直属の上司だけでなく、上司の上司や人事部長なども読んでいます。日々の日報を見て、「○○さんはコミュニケーションをとるのが上手そうだからこの仕事を任せてみよう」「○○さんは正確な仕事が得意なようだ。このプロジェクトのメンバーに加えてみてはどうだろうか」などといった会話がされたり、それが現実になったりします。

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