新人のためのビジネス文書研修

新人のためのビジネス文書研修
17/07/31 更新



Infomationおすすめ研修

研修の目的・特徴

ビジネスシーンでは、Eメールや報告書(日報)の他、様々な文書があります。本研修では、Eメール、報告書、議事録、送付状、お詫び状など、各ビジネス文書を作成するための基本の基本をお伝えいたします。組織内外とわず、ビジネスにおける関係者から信頼を得られるような文書を作成し、「この人に仕事を任せよう」と思ってもらえるような新入社員になっていただくことを目指します。

■インソースの「ビジネス文書研修」をお勧めする理由

人には見慣れた「型」があります。ビジネスシーンでも、社会人が読みやすい文書には「型」があります。それがマナーと同じように「常識」となり、仕事を円滑に進めるための「ルール」にもなっています。新入社員の文書作成力向上には、この「型」、「常識」、「ルール」を共有し、根気強く教えることが欠かせないのです。

インソースのビジネス文書研修では、この「型」や「常識」、「ルール」を徹底的にお伝えします。具体的かつ細かいルールが洗い出されており、どういった点に留意すると、相手が読みやすいビジネス文書になるのかが新入社員でも理解しやすい内容となっています。

一例を挙げると、以下のようなポイントを取り上げます。
・書き手の立場を明確にする
 →「誰が」「何のため」に書く文書かを、明確に意識しましょう
・コンプライアンスルールに注意する
 →「自分が書いた文書=組織が書いた文書」であることを心に留めましょう
・定型表現を覚え、使用する
 →敬語の使い分けや決まったあいさつ文を覚えましょう
・一文の長さは読みやすい短文にする
 →一文は40字~50字を目安としましょう

研修プログラム例
内容
手法
  • 1. ビジネス文書とは ~基礎知識
    (1)はじめに
    【ワーク】ビジネスパーソンとして、なぜ、文書作成スキルが求められるのかを考えましょう。
    (2)良いビジネス文書を書くうえで、最も大切なこと
    (3)ビジネス文書の種類
    (4)ビジネス文書作成の基本
    (5)ビジネス文書の構造
講義
ワーク
  • 2. 社内文書① ~基礎知識
講義
  • 3. 社内文書② ~報告書
    (1)報告書の全体構成
    (2)報告書の基本構造
    (3)報告書の注意事項
講義
  • 4. 社内文書 ~まずは、日報からはじめましょう
    (1)日報の目的 ~なぜ日報を書かなくてはいけないのか
    (2)日報の構成
    (3)日報の内容 ~書くべきポイントは2点
    (4)日報記入の所要時間と目安量
    (5)日報記入の注意点
講義
  • 5. 社内文書③ ~議事録・連絡書・稟議書
    (1)議事録の全体構成
    (2)議事録とは
    (3)議事録の基本構造
    (4)連絡書
    (5)稟議書(起案書・回議書・決裁書・伺い書)
講義
  • 6. 社外文書① ~基礎知識
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に
    (2)社外文書のあいさつと結びの慣用表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
講義
  • 7.社外文書② ~文例
    (1)書類送付状
    (2)ファックス送付状
    (3)招待状・案内状
    (4)お祝い状
    (5)お詫び状
    (6)お礼状
    (7)依頼状
    (8)報告書
講義
  • 8. Eメール① ~基礎知識
    (1)Eメールの全体構成
    (2)各項目の書き方の慣例
    (3)Eメールの注意事項
講義
  • 9. Eメール② ~文例
    (1)連絡のメール
    (2)質問のメール
    (3)報告のメール
    (4)お礼のメール
    (5)依頼のメール
    (6)お詫びのメール
    (7)英文メール① ~基本構造
    (8)英文メール② ~作成のポイントまとめ
    (9)英文メール③ ~注意事項
    【参考資料①】文書表現の注意点(詳細)
    【参考資料②】敬語表現
講義

※研修は、講義に適宜ワーク(3~4題)をはさんで進行します。
※この他の演習例ラインナップはこちら↓

演習の種類 ラインナップ ポイント
構造の
理解
要約
  • アメリカで日本の伝統工芸品フェア開催
  • 官公庁の業務を一部委託
  • 新システムの発表
  • タイにおける環境保全活動

いずれも1000字程度のパブリシティを、上司に報告する設定で、200字、50字にまとめます。

相手が必要としている情報について、考え抜いていただきます。

社内
文書
日報
  • 昨日の業務内容
  • 入社式の内容
  • 本日の研修内容
    (※研修の最後に実施)

2014年度、新たに追加!「本日の研修内容」の場合は研修のまとめとして作成していただきます。

報告
  • イベント見学報告
  • 業務遅延の報告
  • 商談結果の報告

分かりづらい散文を、箇条書きを使用して美しい文書に仕上げていただきます。

議事録
  • システム開発会議
  • 明るい職場づくり

実際に5分程度の映像を見て、まとめていただきます。

メモ
  • 上司外出中の顧客からの伝言

電話を受けながら走り書きしたメモを整理するという、よくある場面を想定して、要点をまとめていただきます。

連絡
  • 社内懇親会の案内メール
  • インフルエンザ予防策の周知
  • 部内研修の案内状
  • 上司からの注意喚起
  • 会議の準備物について

上司や先輩からの伝言を、端的にかつ漏れなく整理して、周囲に伝える文書を作成していただきます。

稟議
  • 物品購入
  • 業務の外部委託
  • セミナー開催

稟議書に欠かせない「なぜ、それをする必要があるのか」を考え、文章にしていただきます。

社外
文書
基本
  • 封筒の書き方

わかっているようでわかっていない、封筒の書き方を学んでいただきます。

連絡
  • 新商品発表会開催
  • 商談の検討結果

配慮を伝える+αの言い回しを学びます。

報告
  • 問い合わせへの返答

端的に、かつ丁寧な文章を作成するポイントを学んでいただきます。

お礼
  • 講演会登壇
  • 顧客先施設見学
  • 訪問時のおもてなしへのお礼

「ちょっとした感謝の気持ち」をどのように表せばいいのかを学びます。

依頼
  • アポイント変更依頼
  • 講演会登壇

失礼にならずに依頼をするポイントを学んでいただきます。

豊富な実績

インソースの研修が支持されている理由

1.実践的な演習課題
日報、報告書、議事録、Eメールなど新人が戸惑いやすいビジネス文書の型を豊富な演習で習得します。

2.研修後も参考書となるテキスト
これまで50Pだった文書研修のテキストに具体例を大幅に追加し、このたび80Pにボリュームアップしています。研修後も手元に残るので、実務で困ったときに参考書として活用していただけます。

3.フォローアップも万全
文書研修の内容をさらに定着させるために、別途添削サービスも承っております。詳しくは【こちら】をご覧ください。

1年間の総受講者数
1,903

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた
97.1 %
講師:大変良かった・良かった
96.1 %

※2016年4月~2017年3月

受講者の声

テキスト印刷サービス 弊社作成テキストを、低価格・高品質で提供します

WEBinsource

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もっと安くご利用いただけます

6つのメリット

  • 1.ほぼすべての研修に割引が適用されます
  • 2.講座へのお申込み手続きが簡単になります
  • 3.受講料のお支払を後払いにできます
  • 4.受講後のアンケート結果をご覧いただけます
  • 5.受講者の研修履歴が見られます
  • 6.検討中リストの作成・閲覧ができます

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新人のためのビジネス文書研修の評価
  • 年間総受講者数
    • 1,903
  • 内容をよく理解・理解
    • 97.1
  • 講師がとても良い・良い
    • 96.1

※2016年4月~2017年3月


インソースの年間実績
  • 実施回数※1
    • 16,248
  • 企業内研修
  • 11,123回
  • 公開講座
  • 4,997回
  • お取引先数※2
    • 19,133
  • 受講者数※1
    • 38.6万
  • 内容評価※3
  • 大変理解できた
    理解できた
  • 講師評価※3
  • 大変良かった
    良かった

※1 2016年4月~2017年3月

※2 2003年6月から2017年3月までに当社サービスをご利用いただいたお取引先累計

※3 2016年4月~2017年3月
当社書式での受講者アンケートより集計

サービス内容
社会人向け教育研修事業
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