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ビジネス文書研修 ~基礎編(1日間)

0001ビジネス文書研修 ~基礎編(1日間)
12/05/09 更新

当研修の「ねらい」 研修プログラム例 受講者の評価 お申し込み・受講方法


公開講座とは

講師派遣型とは

当研修の「ねらい」

ビジネス文書のポイント
1
文書の構造理解
2
立場を踏まえた要約
研修のゴール

読み手にとってわかりやすい文書を作成する能力を高めるために、徹底的に読み手目線で伝えるべき内容を掴む力(要約力)とビジネスの現場で活用できる多種多様な「文書の型」を習得していただきます。

ビジネス文書・研修の流れ

ビジネス文書の書き方(基本の理解)

【Ⅰ基礎編】
1.ビジネス文書とは~基礎知識

ビジネス文書の書き方(型の習得)

2.ビジネス文書作成のポイント

3.社内文書

4.社外文書

【Ⅱ実践編】
1.社内文書~報告書

2.社内文書~その他の社内文書

3.Eメール作成のポイント

4.社外文書

演習

【Ⅲ演習編】
1.文書の要約

2.文書作成

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研修プログラム例

研修プログラム例
 
内 容
手法
 
  • 0.はじめに
    「ビジネス文書では何が大切か?」を受講生各自で考え、数名が発表
ワーク
  • 【Ⅰ.基礎編】
 
  • 1.ビジネス文書とは? ~構造とルールを理解する
    (1)ビジネス文書の種類 ~社内文書と社外文書
    (2)ビジネス文書の8つポイント
     ①内容を想定できる表題をつける      
     ②一文は40~50字程度の短文
     ③主語と述語が明確かつ一貫している
     ④内容は具体的かつ正確に  
     ⑤分かりやすい言葉を使う
     ⑥相手の名前・役職に注意する
     ⑦書き手の立場を明確に
     ⑧ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
    (3)ビジネス文書の構造 ~読み手にとってわかりやすいこと
    (4)要約問題【演習①】
     ~1000字程度の内容を200字に要約する
     
講 義
ワーク
  • 2.社内文書
    (1)基本形 ~儀礼文は省略して簡潔に
講 義
  • 3.社外文書
    (1)基本形 ~慣用表現を活用して丁寧に 
    (2)社外文書の挨拶と結びの慣用表現
    (3)封筒・はがきの宛名の書き方
講 義
  • 【Ⅱ. 実践編】
 
  • 4.E-mail作成のポイント
    (1)ビジネスE-mailの構造 
    (2)ビジネスE-mail作成のポイントまとめ
    (3)ビジネスE-mailの注意事項
講 義
  • 5.議事録作成のポイント
    (1)議事録作成のポイント
     ①日時 ②場所 ③出席者 ④用紙・決定事項 ⑤詳細内容
     ⑥次回会議日程 ⑦所見(省略する場合あり)
    (2)議事録の作成【演習②】
     ~会議を想定したDVDを見て会議の議事録を作成する
講 義
ワーク
  • 6.報告書の書き方
    (1)社内報告書の全体構造 (2)報告書作成のポイント
    (3)報告書の具体的な書き方
    (4)報告書の作成【演習③】
    ※演習は受講生同士で行い、グループで一番良いと思われる解答例を
     発表
      その後、講師から押さえておくべきポイントの講義とアドバイスを実施
講 義
ワーク

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。


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研修制作者からひとこと

■豊富な演習でスキルを体得する

本研修では、研修時間の半分以上を、実際に文書作成の演習に取り組んでいただきます。演習を通して、「相手(読み手)の立場を考えて文書を作成する」スキルを身に付けます。

演習は、2種類の演習を4~5題程度実施いたします。

1.要約演習
1000文字程度の文書を200文字に要約し、上司に報告する演習です。
演習を通して、
 ①読み手目線で伝えるべき内容を掴む力(要約力)
 ②論理的思考力
を高めていただきます。

2.様式を学ぶ演習
実際に議事録、報告書、e メールなどを作成していただきます。読み手にとって分かりやすい文書の作成方法=魅せ方を身につけます。

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まずはお気軽にご相談ください
研修ご担当者様の負担軽減、業務効率化を支援いたします。

研修ご担当者様に代わり、研修運営業務を承ります。(会場設営、受付、講師対応、研修管理など)

研修効果を持続させたい方へのオプションがございます

研修後、定期的にアンケートをとることで研修内容の何が、どう職場で活用されているか?考える(思い出す)ことを喚起します。


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受講者の評価

実施
2011年 5月
業種
サービス業(その他)
実施対象
12名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 分からないことばかりなので、何もかも有益でした。実践で使っていけるようにしたいと思います。
  • 本当にありがとうございました。ビジネス文書は自分にとって道のものだったので、今回はそれを知る良い足がかりとなりました。
  • 実際に自分でやってみることで苦手なことも分かりましたし、とても勉強になりました。これから、今日学んだころを活かしていけるよう努力したいです。
  • 今日一日ありがとうございました。内定者の時から会社に宿題・課題を郵送することがあり、そのたびに自分で調べてはいましたが、改めて丁寧に教えていただけて本当に良かったです。
  • 日ごろ”なんとなく”してしまっていた部分が解消できました。本日から意識を高めて、より実践で使っていきたいと思います。

実施
2011年 4月
業種
医療
実施対象
19名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
89.5%
講師:大変良かった・良かった
94.7%
参加者の声
  • 実際に業務に入る前に、このような研修を受けさせて頂いたことに感謝しています。ビジネス用語を勉強する必要があると感じました。
  • 実際にやってみると、自分の文章力のなさに気付きました。社会人として必要となってくるため今日勉強したこと、テキストに書いてあることをマスターしていきたいと思います。
  • 難しい言葉遣いを含め多くを学べたと思います。大学時代にこうした講義を受けられたらなと思いました。
  • 非常に有益な研修でした。ここで学んだことを活かして、今後のビジネス文書作成に活かしていきたいです。

実施
2011年 4月
業種
金融業
実施対象
88名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
98.9%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 社内文書、社外文書、Eメールなど、各々の重要事項を詳しく教えていただき、とてもためになった。また演習では、きっちりと時間制限が設けられていたのも気持ちがひきしまって良かった。グループのメンバー間で読み合わせすることで、新たな気づきを得られた。
  • ビジネス文書はかたいものだと思っていましたが、丁寧な講義により楽しく学ぶことが出来ました。本日はたくさんのポイントを教えていただきました。今後は練習を重ねて実行していこうと思います。
  • 8つのポイントと基本構造を実践しながら学び、社内文書の作成でしたので、非常に入りやすかったです。また、グループで話し合い、他の人の文書を読むことは参考となり、素晴らしかったです。
  • 今までビジネス文書というものを書いたことが無かったので、書き方や注意点など知らないことがたくさんありました。パソコン演習とは違い手書きだったので大変でしたが、その分じっくり取り組めたように思います。この先おそらく文書を作成する機会があると思うので、今日頂いた資料を頭に入れ、参考にしながら習得していきたいと思っています。
  • 今までに書いたことの無い文書がビジネス文書というものであり、書き手主体であった作文や論文とは異なり、読み手主体でさることが重要だということを学びました。

実施
2011年 4月
業種
通信業
実施対象
74名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
97.3%
講師:大変良かった・良かった
90.5%
参加者の声
  • 今までどのような形式でメールや文書を作成してよいか分からなかったが、これで最低限の仕事が始められると思う。
  • 知ってるようで、知らないマナーばかりでとても勉強になりました。配属先でも失敗を恐れずたくさん文章を書いていきたいです。
  • 読むとしたら当たり前のように呼んでしまう文章でも、いざ自分が書くとなると難しいと思った。特に、短い文書で簡潔にまとめるのが難しかった。これから、一日も早く覚えて使えるようになろうと思う。
  • 非常に丁寧で学びが多くある時間でした。この基礎から応用へとつなげていければと考えています。
  • 基礎ですが、分からないことだらけでした。本日学んだことはきちんと身につけます。そして、早く身につくように積極的に取り組みます。

実施
2011年 4月
業種
教育機関
実施対象
18名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ビジネス文書研修と聞くと難しいイメージがありましたが、楽しく研修を受けることが出来たので良かったです。普段伝えたいことを上手く伝えられなかったり、だらだらと文書を書いてしまうことがあったりしたので演習してみてとても勉強になりました。
  • 社会人として知っておくべき美辞練る文書の基本を学ぶことが出来、非常に有益な研修でした。伝えたいことを優先順位を考えながら要約する演習は毎日の業務の中でも役立てることが出来ると思いました。今後も正確な情報伝達とは何かを考え、受け手に不快感を与えないコミュニケーションを心掛けていきたいです。
  • 内容によっては難しいと思うところもあった。演習問題では際尾まで考える時間をとってくれた事で、集中力とやる気を持って取り組めた。また、正解はないという言葉で気持ちも多少軽くなり問題に向き合えた。解答用紙を配っていただけて、分からなかった事をそのままにして次いくのではなく確認できたのも良かった。
  • ビジネス文書ということで少し難しいのではと心配でしたが、資料が分かりやすく、また丁寧に説明していただき1つひとつ理解することが出来ました。分かりやすくまとめるという作業が意外と難しく、少ない文書でいかに相手へ伝えるかということを改めて考え実践できたのではと思います。相手の立場を重い、分かりやすく伝えるということを文書はもちろん、言葉でも表現できるようにしていきたいです。
  • 普段意識していないことを再度学べたのでとても良かったです。文書の作成時のポイントなど教えていただいたので今後6つのポイント+2つのポイントを元に考えていきたいと思いました。これからはだらだら文書を書くのではなく、短い文書で分かりやすく相手に伝えていけるようにしたいと思いました。


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文書を作成されるビジネスの現場を描くことで、文章スキルだけでなく、文書の作成とは不可分な「ビジネス上の常識」や、 「上司への報告の仕方」などのビジネススキルを同時に学べるように工夫しています。

【目次】

PART1 「Eメールの書き方」
・Eメールマナーを身につける / 営業結果を報告する
・メールでのアポイント変更 / お客様の要望を上司に伝える
PART2 「ビジネス文書の書き方」
社内報告書を書く / 議事録を書く



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