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ビジネス文書研修 〜基礎編(1日間)

ビジネス文書研修 〜基礎編(1日間)      10/01/19 更新

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ねらい

「ビジネス文書」の意味や書き方を知り、現場の即戦力となる

研修の最大の特長は、現場での「実践」や「活用」を重視して、カリキュラムを組んでいる点です。

講義や豊富な演習を通じて身に付けた「文書の重要な内容以外を削る」力や、「自分の立場や読み手の立場を踏まえ、目的に応じた合理的な文書を作成する」力は研修の場を離れても、現場の仕事に活かしていただける内容となっています。

実際に、「新人や若手の皆様が提出する議事録・報告書が分かりやすくなり、部下とのコミュニケーションが取りやすくなった」というご感想をいただくなど、人事・研修ご担当者様をはじめ、現場の方々にも大変好評な研修です。

ビジネスに必要な合理的な“目”を養い文章のロジックを理解

研修では、文章の要約演習を実施しますが、この演習は、単なる文章の内容の大意を把握するための訓練ではなく、たくさんの情報の中から、ビジネスに有用な事柄や数字を選別する合理的な“目”や、相手を納得させる文章のロジックを身に付けていただくことも目的としています。

仕事を円滑に進め、成功へと導く「文書作成力」を身に付ける

ビジネス文書は単なる“事実”が書かれたペーパーではなく、その文書を通じて、上司や他部署との意思伝達をスムーズにします。仕事の現場や商談で得た情報を社内で共有することで、仕事を円滑に進めたり、仕事を成功させることにその本来の意味があります。

研修では、ビジネスの現場で頻繁に作成する報告書や議事録、Eメールを中心に、豊富な文例を参考にしながら文書に必要な内容や構成、作成上の注意点など、仕事を成功へと導く文書の書き方を習得していただきます。


研修プログラム例(所要時間:1日間)
内容 手法
  • 【基礎編】 ビジネス文書とは?〜基礎知識 
    1. ビジネス文書の種類
      (1)社内文書と社外文書
      (2)コミュニケーションツールの特性
         〜紙、Eメール、ファックス
    2. ビジネス文書作成の基本〜8つのポイントを知る
      その1.本文の内容が想定できる標題
      その2.一文は40字〜50字程度の短文(徹底的に削る)
      その3.主語と述語が明確かつ一貫している
      その4.内容は具体的かつ正確に(数字、固有名詞)
      その5.分かりやすい言葉を使う
      その6.相手の名前・役職を間違えない
      その7.書き手の立場を明確にする
      その8.ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
    3. ビジネス文書の構造を知る
      (1)読み手を意識した文書構造(文書ピラミッドを知る)
      (2)読み手が分かりやすい文書の流れ
講義
  • 【基礎編】 ビジネス文書作成時のポイント解説
    〜8つのポイントの具体的な内容を解説いたします
講義
  • 【基礎編】 社内文書
    •  基本形 〜儀礼文は省略して簡潔に
講義
  • 【基礎編】 社外文書 
    1. 基本形 〜慣用表現を活用して丁寧に
    2. 社外文書の挨拶と結びの慣用表現
          【ワーク】封筒・はがきの宛名の書き方(ワーク)
講義
ミニ演習
  • 【実践編】 報告書の書き方
    1. 社内報告書の全体構成
    2. 報告書作成のポイント
      (1)提出する相手に着目(トップ・役員、上司・先輩、お客様)
      (2)文字量に着目
         (一文=50字、簡潔=200字、一般=A4 1枚)
      (3)文書表現の注意点(助詞に重複 等)
    3. 報告書の具体的な書き方
      ・表題の付け方、本文の書き方、状況説明のしかた
      ・内容要旨の書き方〜重要な内容を3つ程度でまとめる
      ・詳細内容〜文書ピラミッドの理解とメモからの文書作成
      ・所見、添付資料、完成後のチェック 等
講義
  • 【実践編】 社内文書<例文集とポイントまとめ>  
    • 議事録、社内報告書、連絡書、ファックス送達表、書類送付状 等
講義
  • 【実践編】 E-mail作成のポイント  
    1. ビジネスE-mailの構造
    2. ビジネスE-mail作成の6つのポイント〜件名のルール 等
    3. ビジネスE-mail〜10の注意事項〜誤読されるものと思うべし
講義
  • 【実践編】 社外文書<例文集と各ポイントまとめ>  
    • 招待状、案内状、お祝い状、お詫び状、お礼状 等
      〜紙、FAX、メール で書き分けた例
講義
  • 【参考資料】
  •  〜メモの取り方のポイント、文書表現の注意点、敬語表現、
         封筒・はがきの宛名書き、議事録作成のポイント 等
解説
  • 【演習】文章の要約 〜文書の構造を学ぶ、短文を知る
    1. 文書例を使い、「200字以内での要約」の練習
      →「要点は何か」素早く確実に掴む練習(個人・グループ演習)
      「短い文章」とはどんな構造かをつかんでいただきます
グループ
演習
  • 【演習】文書作成〜実際に書いてみる
    • 〜案内状、報告書、議事録、お詫び状、宛名書き、Eメールなどを実際に書き、グループで評価しながら進めます。
グループ
演習
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実施後アンケート
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実施 2009年 12月
業種・マーケット 自治体
実施対象 11名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   81.8%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • 非常にためになりました。さっそく実践に取り入れていきたいです。
  • 即実戦で使える文書の書き方を勉強し、ためになりました。
  • 今まで書いたことのない文書ばかりでしたが、これからの仕事で使うことが多いので、これからも勉強していきながら役に立てたいと思います。

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実施 2010年 1月
業種・マーケット 金融業
実施対象 40名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   97.5%
講師:大変良かった・良かった   100%
参加者の声
  • 普段、日常業務の中では教われることの出来ない部分だったので、とても良かったです。また、今後実務においてすぐに使える内容だったので、活かしていきたいと思います。自分で考える時間が多くあったことがとても有益でした。
  • 今日研修を受けたから、明日から相手に良く伝わる文書が書けるとは思わない。しかし、今日の研修で最大のテーマであった「相手に良く伝わる文書」を意識することで、少しずつでも良いビジネス文書が書けるようになりたい。
  • 内容が大変分かり易く、有意義な内容でした。また、グループの他の方の解答を確認することで、自分の不足箇所を理解することができました。議事録の書き方のポイントを楽しみにしていたので、割愛されてしまったのがとても残念です。後で資料に目を通しておきます。
  • 今回の研修を受講して大変良かったです。一日があっという間に終わるほど充実していました。今回のテキストは「バイブル」として部下にも共有したいと思います。
  • 普段作成している文書が、うまく書けなかったりしたときに、講義の内容を思い出しながら作成すると上手にかけるのではないかと感じました。今後の参考にして、どんどん文書を作っていきたいと思います。
  • 書き方やそれぞれの状況に応じた文書の注意点などが良く分かりました。今回ご用意頂いた資料も、今後大切に使わせて頂きたいと思います。

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実施 2010年 1月
業種・マーケット 金融業
実施対象 32名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   96.9%
講師:大変良かった・良かった   96.9%
参加者の声
  • 普段仕事をしている上で文章を書く機会があり、うまく書けなく悩んでいたため、今回このような研修で基本的なビジネス文書を学ぶことができて良かったと思う。
  • 今まで良く分からなかったこと、疑問に思っていたことが解決できて良かった。今後仕事で使う機会があれば有効に使わせていただこうと思います。
  • 演習を交えながらの研修だったので、確実に身についていることが実感できた。明日からでもすぐに実践していきたいと思います。
  • 大変参考になりました。今までは独自のやり方で文書を作成していましたが、この研修で学んだこと、いただいた資料を用いて、より良い文書を作成していけると思います。
  • 演習をやってみて、思っていた以上に筆が進まなかったことに驚きました。取引先の方や上司にご迷惑をお掛けする前に、今回の内容を復習して、しっかり身につけたいと思います。

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実施 2010年 1月
業種・マーケット 金融業
実施対象 137名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   99.3%
講師:大変良かった・良かった   99.3%
参加者の声
  • とても分かりやすく、実際に自分で記入することによって、フォーマットを理解すれば、難しいことではないと思いました。今回の資料を今後も有効に使って活かしていきたいと思いました。
  • 講義・資料共に分かりやすく、今後非常に役に立つだろうと感じました。今後ビジネス文書を書く機会も増えていくと思うので、今日の講義内容、資料を振り返り、役立てていこうと思います。
  • とても参考になる研修となりました。自分がお客様への送付状を作成するときも、正直全く分からない状況でしたが、今回の研修を活かして、しっかりとした文章を作っていきたいと思います。
  • 今までは、業務をしている中で、何となく・・・で書いてしまっていました。今回の研修で、きちっと型を身に付けたいです。
  • 普段メールを送るときなど、どうやって書いたら失礼がないかなど、気になる点が多かったので、今回の研修はとてもためになりました。

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実施 2009年 12月
業種・マーケット 独立行政法人
実施対象 11名
評価
内容:大変理解できた・理解できた   100%
講師:大変良かった・良かった   90.9%
参加者の声
  • どうしたら聞く相手に伝わりやすい文書となるのか、大変良く分かりました。自分がどれだけの文書力なのかも分かりました。今回の研修を今後に生かしていきたいと思います。
  • 良い勉強になりました。日頃使えることばかりでした。今後の業務に生かしたいと思います。

ニュース

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【本書の“ウリ”】
・文書を作成されるビジネスの現場を描くことで、文章スキルだけでなく、文書の作成とは不可分な「ビジネス上の常識」や、 「上司への報告の仕方」などのビジネススキルを同時に学べるように工夫しています。

【目次】
PART1 「Eメールの書き方」
・Eメールマナーを身につける / 営業結果を報告する
・メールでのアポイント変更 / お客様の要望を上司に伝える
PART2 「ビジネス文書の書き方」
・社内報告書を書く / 議事録を書く

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