「ビジネス文書」の意味や書き方を知り、現場の即戦力となる
研修の最大の特長は、現場での「実践」や「活用」を重視して、カリキュラムを組んでいる点です。
講義や豊富な演習を通じて身に付けた「文書の重要な内容以外を削る」力や、「自分の立場や読み手の立場を踏まえ、目的に応じた合理的な文書を作成する」力は研修の場を離れても、現場の仕事に活かしていただける内容となっています。
実際に、「新人や若手の皆様が提出する議事録・報告書が分かりやすくなり、部下とのコミュニケーションが取りやすくなった」というご感想をいただくなど、人事・研修ご担当者様をはじめ、現場の方々にも大変好評な研修です。
ビジネスに必要な合理的な“目”を養い文章のロジックを理解
研修では、文章の要約演習を実施しますが、この演習は、単なる文章の内容の大意を把握するための訓練ではなく、たくさんの情報の中から、ビジネスに有用な事柄や数字を選別する合理的な“目”や、相手を納得させる文章のロジックを身に付けていただくことも目的としています。
仕事を円滑に進め、成功へと導く「文書作成力」を身に付ける
ビジネス文書は単なる“事実”が書かれたペーパーではなく、その文書を通じて、上司や他部署との意思伝達をスムーズにします。仕事の現場や商談で得た情報を社内で共有することで、仕事を円滑に進めたり、仕事を成功させることにその本来の意味があります。
研修では、ビジネスの現場で頻繁に作成する報告書や議事録、Eメールを中心に、豊富な文例を参考にしながら文書に必要な内容や構成、作成上の注意点など、仕事を成功へと導く文書の書き方を習得していただきます。
| 研修プログラム例(所要時間:1日間) |
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内容 |
手法 |
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- 【基礎編】 ビジネス文書とは?〜基礎知識
- ビジネス文書の種類
(1)社内文書と社外文書
(2)コミュニケーションツールの特性
〜紙、Eメール、ファックス
- ビジネス文書作成の基本〜8つのポイントを知る
その1.本文の内容が想定できる標題
その2.一文は40字〜50字程度の短文(徹底的に削る)
その3.主語と述語が明確かつ一貫している
その4.内容は具体的かつ正確に(数字、固有名詞)
その5.分かりやすい言葉を使う
その6.相手の名前・役職を間違えない
その7.書き手の立場を明確にする
その8.ぱっと見て「美しい」と思わせるレイアウト
- ビジネス文書の構造を知る
(1)読み手を意識した文書構造(文書ピラミッドを知る)
(2)読み手が分かりやすい文書の流れ
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講義 |
- 【基礎編】 ビジネス文書作成時のポイント解説
〜8つのポイントの具体的な内容を解説いたします
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講義 |
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講義 |
- 【基礎編】 社外文書
- 基本形 〜慣用表現を活用して丁寧に
- 社外文書の挨拶と結びの慣用表現
【ワーク】封筒・はがきの宛名の書き方(ワーク)
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講義
ミニ演習 |
- 【実践編】 報告書の書き方
- 社内報告書の全体構成
- 報告書作成のポイント
(1)提出する相手に着目(トップ・役員、上司・先輩、お客様)
(2)文字量に着目
(一文=50字、簡潔=200字、一般=A4 1枚)
(3)文書表現の注意点(助詞に重複 等)
- 報告書の具体的な書き方
・表題の付け方、本文の書き方、状況説明のしかた
・内容要旨の書き方〜重要な内容を3つ程度でまとめる
・詳細内容〜文書ピラミッドの理解とメモからの文書作成
・所見、添付資料、完成後のチェック 等
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講義 |
- 【実践編】 社内文書<例文集とポイントまとめ>
- 議事録、社内報告書、連絡書、ファックス送達表、書類送付状 等
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講義 |
- 【実践編】 E-mail作成のポイント
- ビジネスE-mailの構造
- ビジネスE-mail作成の6つのポイント〜件名のルール 等
- ビジネスE-mail〜10の注意事項〜誤読されるものと思うべし
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講義 |
- 【実践編】 社外文書<例文集と各ポイントまとめ>
- 招待状、案内状、お祝い状、お詫び状、お礼状 等
〜紙、FAX、メール で書き分けた例
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講義 |
- 【参考資料】
- 〜メモの取り方のポイント、文書表現の注意点、敬語表現、
封筒・はがきの宛名書き、議事録作成のポイント 等
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解説 |
- 【演習】文章の要約 〜文書の構造を学ぶ、短文を知る
- 文書例を使い、「200字以内での要約」の練習
→「要点は何か」素早く確実に掴む練習(個人・グループ演習)
「短い文章」とはどんな構造かをつかんでいただきます
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グループ
演習 |
- 【演習】文書作成〜実際に書いてみる
- 〜案内状、報告書、議事録、お詫び状、宛名書き、Eメールなどを実際に書き、グループで評価しながら進めます。
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グループ
演習 |