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クレーム対応研修 ~基本対応とお詫び状の書き方編(1日間)

0072クレーム対応研修 ~基本対応とお詫び状の書き方編(1日間)
11/12/28 更新

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当研修の「ねらい」

お客様からのクレームが発生した時は、まずクレーム対応の基本ステップを正しく踏み、その事態を大きくせずうまく収拾することが必要です。

加えて、ケアレスミスや商品・サービスの欠陥など、こちらに落ち度があってクレームが発生した場合、 誠意を示すためにきっちりとお詫びをしなくてはなりません。

その際に必要となる「お詫び状」は、後々までお客様の手元に残る重要な資料となります。 そのため失礼のない書き方をするのはもちろんのこと、コンプライアンスまで考慮して書くことが必要です。

本研修は、クレーム対応の基本ステップをしっかりと学ぶことでクレームに負けない力をつけていただくとともに、正しいお詫び状の書き方まで実践的に学べる研修です。


研修プログラム例

研修プログラム例(所要時間:1日間)
内容 手法
  • 1.CS(顧客満足)を考える
    1. 私がお客様だったら、社員に何を期待しますか?
    2. 私がお客様だったら、社員にして欲しくないことは何ですか?
ワーク
  • 2.CS(顧客満足)とは?
    1. CSとは?
    2. 顧客不満足の影響
講義
  • 3.CSのポイント
    1. 近年のクレーム傾向
    2. CS向上とサービス業
    3. クレームの種類/相手の「満足要因」「不満足要因」
講義
  • 4.クレーム対応の3つのステップと「お詫び」・「フォロー」
    1. 「心情を理解」してクレームをよく聴く
    2. 何が問題になっているのか「事実を確認」
    3. 問題の「解決案」或いは「代替案」を提示
    4. クレームの「お詫び」及び「フォロー」
講義
ワーク
  • 5.実践ケーススタディ・ロールプレイング
     ※事前課題を基に弊社が作成
       考えた対応策に沿って、対応を練習する
    1. お客様
    2. 応対者
    3. 評価者
    4. 3人一組・役は交替
ワーク
  • 6.書面でのお詫びの仕方 ~お詫び状の書き方
    1. お詫び状の基本フォーム
    2. 書き方の基本 ~文書作成の基本となる4ポイント
      ①主語と述語は明確か?
      ②事実の明示 ~日時、数量、金額は入っているか?
      ③原因が書かれているか?
      ④「今後の対策」をはっきりと書いたか?
    3. 書き手と宛先 ~間違えると大変
    4. 「お詫び状」作成演習
       ~様々な事例を使い、気持ちの伝わるお詫び状を書く練習
講義
ワーク
  • 7.組織としていかに「クレーム」に対処するか
      (クレーム発生~再発防止まで)

    1. 社員間のコミュニケーション
    2. 職場間のリレー
    3. 迷惑行為・悪意のクレーム
講義

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。


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まずはお気軽にご相談ください
研修ご担当者様の負担軽減、業務効率化を支援いたします。

研修ご担当者様に代わり、研修運営業務を承ります。(会場設営、受付、講師対応、研修管理など)

研修効果を持続させたい方へのオプションがございます

研修後、定期的にアンケートをとることで研修内容の何が、どう職場で活用されているか?考える(思い出す)ことを喚起します。


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受講者の評価

実施
2011年 12月
業種
官公庁関連団体・組織 / 財団法人
実施対象
10名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 実際のケースに近い問題を取り上げて説明して頂けたので、とても分かりやすかったです。今日教えて頂いたことを今後の業務の中で活かしていきたいと思います。ありがとうございました。
  • 初心に戻り、一から新たな気持ちで明日以降お客様の対応に努めたいと思います。
  • ありがとうございました。いずれにしてもこれからどのように取り組んでいくのかの貴重な経験をさせて頂きました。


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メールマガジン クレーム対応の勘所~あなたにも簡単にできる

現在、クレーム社会が到来し、身近にクレームが発生する状況が横たわっています。本メルマガでは、クレームを手際よく、かつ確実に解決に結びつける知識・ノウハウをご紹介します。日経新聞にもとりあげられた「クレーム対応のプロ」インソースが、①心情理解、②事実確認、③解決策の提示、④お詫び、フォローの4つの基本手順を、具体例を織り交ぜながらその対処法をご説明します。弊社は、「クレーム対応研修」という検索ワードで、Google検索NO.1を保ち続けています。

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