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クレーム対応研修 ~文書力強化編(1日間)

0074クレーム対応研修 ~文書力強化編(1日間)
11/09/30 更新

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当研修の「ねらい」

書面での報告、依頼スキルの重要性

クレーム対応は口頭だけで済むものではありません。 クレームは文書で記録し、時には文書で戦うなど、それを収めるまでには、多数の書面でのやり取りが必要になります。 また、社内・社外での文書の書き方の違いにも十分注意しなければなりません。 対応を誤ったがために、自社のイメージを大きく損なうということも珍しくはないのです。

演習重視の実践的な研修

本研修では、難しいケースの「報告書」「依頼書」を実際に作成していただき、書き方のポイントを理解します。


研修プログラム例

研修プログラム例(所要時間:1日間)
内容 手法
 
  • 1.ビジネス文書とは ~基礎知識
    1. ビジネス文書の種類 ~社内文書と社外文書の違い
    2. ビジネス文書の作成の基本 ~文書作成5つのポイント
      ①主語と述語は明確か?
      ②箇条書き、1文は40~50字程度
      ③日時、数量、金額は入っているか?
      ④結論が先に書かれているか?
      ⑤自分の立場は明確か?
講義
  • 2.現場で役立つ文書作成のヒント
    1. 事前準備の重要性
      ①相手から聞きたいことを明確にしておく
      ②会話をそのまま書かない
      ③重要なポイントを強調してメモする
      ④相手の"キーワード"をメモする
    2. メモの分量
    3. 網羅するべき項目
    4. わかりやすい文書を書くために
      ①あいまいな単語、形容詞は極力使わない
      ②助詞の重複をさける ~一文一義 など
講義
  • 3.社内文書と社外文書
    1. 社内文書・社外文書の基本形
    2. 社外文書の慣用表現と時候の挨拶
    3. 封筒・はがきの書き方
講義
ワーク
  • 4.クレーム対応文書の書き方
    1. 書いていいこと悪いこと ~法務面等のポイント
    2. 顧客に出す調査報告書のポイント
    3. 書類で社内・社外と戦う ~文書で戦う
講義
  • 5.徹底・クレーム対応文書の書き方【演習】
    1. お詫び状作成
    2. 議事録の作成
    3. 報告書作成  他
ワーク
  • 6.まとめ
 

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。


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まずはお気軽にご相談ください
研修ご担当者様の負担軽減、業務効率化を支援いたします。

研修ご担当者様に代わり、研修運営業務を承ります。(会場設営、受付、講師対応、研修管理など)

研修効果を持続させたい方へのオプションがございます

研修後、定期的にアンケートをとることで研修内容の何が、どう職場で活用されているか?考える(思い出す)ことを喚起します。


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受講者の評価

実施
2011年 8月
業種
自治体 / 都道府県
実施対象
40名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
95.0%
講師:大変良かった・良かった
97.5%
参加者の声
  • 素晴らしい講義をありがとうございました。講師の方のお話はとてもテンポ良く聴きやすく時間中ずっと聞き入っていました。演習も具体的かつ明日から早速仕事に活かせる内容でした。新たな発見も多く大変密度の濃い有意義な時間でした。
  • 内容も資料も大変分かり易く今後に活かせるものばかりでした。
  • 日頃から文書作成に悩む場面が多かったこともあり本日は大変有意義な時間を過ごさせていただきました。毎日の業務の中で少しでも活用していけるよう日々努力したいと思います。
  • とても楽しく研修が受けられました。残りの演習問題や普段の文書作成でも今日学んだことを活かし、また意識していきたい。

実施
2011年 7月
業種
自治体 / 中核市
実施対象
18名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
94.4%
講師:大変良かった・良かった
88.9%
参加者の声
  • 普段から苦手だと思っていた、文章を書く、という作業が、ポイントが分かると簡潔に書けて、自分でも驚きました。
  • 日常、「こんな文書でよいのかな」と感じていた点も、今回の講義で解決できたことが、いくつもありました。
  • 説明が分かりやく、グループワークも多かったので、時間が経つのが早く感じました。

実施
2011年 6月
業種
製薬・医療・介護 / 医療・介護関連サービス
実施対象
10名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 丁度これからメールを作成する機会が増えるところだったので、大変参考になりました。演習形式だったため、自分の弱点(文が長すぎる等)も把握でき良かったです。文章の形式も不安だったのですが、資料に様々なパターンがのっているので、これから参考にしていきたいです。
  • 状況に応じて、どこがポイントであるかを言って下さったので参考になりました。今日、学んだことを早速業務に活用していきたいと思います。報告書を書く時は6W4Hに注意して取組んでいきたいと思います。
  • 苦手意識があった文書作成のコツをつかむことができました。中でも「名文」を書く必要がない、という点が1番参考になりました。今後は教えていただいた基礎や定型文と、先輩方の文章の書き方を参考に、簡潔な文を書くように意識したいと思います。
  • 入社1年目なのでビジネス文章を書く機会が少なく、特にメール作成に困っていました。今日の講義、演習、資料を参考にして、今後メールを作成しょうと思います。今後、社外への文章、メールを作成する時までに基本はしっかり身につけておきたいと思います。
  • 実践が多かったので、非常に理解しやすかったです。またグループ内の他の人が書いた文書を読むことで、色々な書き方があることに気づくことができ、良い所を積極的に取り組んでいきたいと思いました。


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現在、クレーム社会が到来し、身近にクレームが発生する状況が横たわっています。本メルマガでは、クレームを手際よく、かつ確実に解決に結びつける知識・ノウハウをご紹介します。日経新聞にもとりあげられた「クレーム対応のプロ」インソースが、①心情理解、②事実確認、③解決策の提示、④お詫び、フォローの4つの基本手順を、具体例を織り交ぜながらその対処法をご説明します。弊社は、「クレーム対応研修」という検索ワードで、Google検索NO.1を保ち続けています。

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