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クレーム対応研修 ~問題を解決に導くヒアリングスキル(1日間)

0076クレーム対応研修 ~問題を解決に導くヒアリングスキル(1日間)
12/01/11 更新

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当研修の「ねらい」

一次対応では解決できないクレームを解決へ導く、
                   問題解決力強化・ヒアリング力強化を目指します!

 クレーム対応は、お客様のお話を聴き、その心情を理解することからスタートします。 しかし、「クレーム対応の基本ステップ」を踏み、お客様の心情を理解しながらも、なかなか解決しない「クレーム」というのも多数存在します。

 そうしたクレームを持つお客様というのは、企業・自治体に対して何らかの強い不満を持っているものです。 そうしたお客様の不満を解決し、顧客満足度を高めるためには、解決のための対話が出来る環境を作る力と、相手のニーズを的確に予測し、把握する力が求められます。

 本研修では、お客様から得られる限られた情報から問題は何かを分析し、複数の可能性を想定し、解決に向けての提案力を高めていただくことに重点を置き、問題解決力を向上していただきます。

そのために、本研修では特に、

1. お客様が困っていることは何か?を多面的に考え抜くためのフレーム
  ワーク

2. 多面的に洗い出された、想定される困っていることを訊き出すためのシナ
  リオ作り

3. シナリオに基づいて真因を探る質問の仕方

の3点を講義・演習・実践ロールプレイングで習得することを目指しました。

お客様の心情理解だけでなく、その不満の裏に隠れた真のニーズを引き出すヒアリングスキルを身につけ、問題解決へとつなげることにより、顧客満足度を高めることができます。 
 

カリキュラム作成に至った経緯

本研修カリキュラムは、下記のようなお客様の問題やお悩みを聞き、その問題を解決するために作成いたしました。

■お客様のお悩み

業務内容:お客様相談室(2次対応ご専門の部署)

【クレームが増長した場合の対応】
電話応対などで、お一人お一人違うお客様の性格や心理状況を、上手く掴むことが難しく、 時としてクレームが増長する場合があります。(その対応が難しい)
【お客様の要望が果てしなく続く場合の対応】
「最初の問題は一つであっても、対応や店頭での話などの不満をとめどなく話し続けるお客様がいらっしゃいます。 長時間の対応となる事で、 話しながらメモをとっていても、細かく頭の中に情報が残っていない状況に陥る。 そういうお客様の場合、要望を一つ叶えたとしても、次々に話をすりかえて別の要望を言い出す為、対応に苦慮する。」
【社内規定によりお断りする場合の対応】
「お客様のご要望に対して、顧客心情は理解できるが社内規定によって お断りしなくてはならない場合の説明のしかたが非常に難しく感じる。」

■受注後のコメント

・「マトリクスにあてはめた形式で、考え方やフィッシュボーンでの原因追求の手法についてはお客様対応においても分かりやすく、 体系的に説明するヒントとなり大変学習になりました。」
・「クレームとなっている原因(真のニーズ)は何か?を探る為の手法がわかりやすく、 頭を整理するのにとても役に立つ方法を知る事ができた」 など


研修プログラム例

研修プログラム例(所要時間:1日間)
内容 手法
  • 1.問題を解決するためのきくスキルとは?
    ~お客様のヒアリングで、誰もが気をつけていることとは?
    1. ノウハウの共有
      【ワーク】
      お客様の悩みや不満を的確に把握するために、日頃心がけて
      いること、工夫していることを共有する
    2. 問題解決力を高めるための一般知識と業務知識
      ~お客様の問題を解決するために一番大切なこと
講義
ワーク
  • 2.お客さまの真のニーズに応えるために
    ~問題を発見する基本手順を理解する
    1. 問題とは何か?
      (1)問題発見の基本原則
      (2)問題発見のポイント
       ~現象(=お客様が言っていること)と問題
      (=本当に困っていること)
      (3)問題を発見する分析手法
    2. お客様の真のニーズに応えるために
      (1)お客様のニーズを探る「場」を作る
       ~傾聴力の必要性
      (2)多面的な視点から複数のシナリオ(何に困っているのか)
         を考える
      (3)事実を確認するための質問力を高める
講義
  • 3.問題解決シナリオをたてる
    ~真の問題を探りあてる仮説の立て方
    1. 多面的な視点から仮説をたてる
      (1)多様な仮定(何に困っているのか?)を想定する
        ~多様な仮定を想定するための「シックス・サークル」
      シックスサークル例:
      人(家族)、物、仕事(会社)、お金、時間、他との比較
      (2)洗い出した想定シナリオを優先順位付けする
       ~2軸検討
       「重要度(被害の大きさ)と緊急度(発生する可能性)」
      【ワーク】
      実際によくありそうなケースを想定し、お客様は本当は何に
      困っていると想定されるか?を徹底的に考え抜く
    2. 仮説から質問項目を考える
      (1)質問事項の洗い出し
      (2)訊きにくいことを言い換えて訊きだす
      【ワーク】
      洗い出した仮説を検証するために必要な情報は何で、
      どのように訊き出すか?を考える。
講義
ワーク
  • 4.実践ロールプレイング
      ~お客様役、応対者役に分かれロールプレイングを実施
      ■ワークの進め方
      ①当社で用意したケースをベースに「本当に困っていること」に
      ついて各自で状況設定を行う
      ②応対者役として、相手が何にこまっているのか?を訊き出す
      シナリオを複数作成する
      【4ステップ】想定シナリオの洗い出し⇒優先順位付け
             ⇒質問事項の洗い出し⇒質問の仕方を考える
      ③お客様役、応対者役、評価者役に分かれてロールプレイング
      ④お客様役から真意を引き出せたか否かをフィードバックする
      ⑤ワークでの気づきをクラス全体で共有
ワーク
  • 5.まとめ
講義

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。


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まずはお気軽にご相談ください
研修ご担当者様の負担軽減、業務効率化を支援いたします。

研修ご担当者様に代わり、研修運営業務を承ります。(会場設営、受付、講師対応、研修管理など)

研修効果を持続させたい方へのオプションがございます

研修後、定期的にアンケートをとることで研修内容の何が、どう職場で活用されているか?考える(思い出す)ことを喚起します。


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受講者の評価

実施
2012年 1月
業種
運輸・倉庫 / 鉄道・バス・タクシー
実施対象
23名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ワークが多く、より実感を持って研修に望むことができました。「お客様の不快に寄り添う」というフレーズを忘れることなく、業務に取り組みたいと思います。
  • 今まで研修を受けてきたなかで、一番わかりやすく、楽しい講義を聴くことができました。講師の方の経験が活かされ、反映されており、また受ける機あればと思いました。
  • お詫びと謝罪は違うということがわかり、大変貴重な気づきをさせていただいたと思います。こちらに非があるとわかるまでお詫びができず、苦しい思いをしていましたが、これからは素直に「申し訳ございません」といえます。

実施
2011年 5月
業種
金融 / クレジット
実施対象
13名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
92.3%
講師:大変良かった・良かった
92.3%
参加者の声
  • 何かを達成しようとするときの考え方、プロセス策定に生かしていきたい。チーム内での意識の持ち方、人材育成についても大変参考になった。
  • チームや委員会メンバーの育成・マネジメントに生かしたい。特に最近の新人の考え方などは参考になったので新人の育成に生かしたい。リスク管理能力をさらに向上していきたい。

実施
2011年 3月
業種
食品・日用品 / 食品・嗜好品
実施対象
8名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 事実、感情、要約の3つのフィードバックのスキル等、具体的な実践を通じて学ぶことができ、聞くことの重要性を再認識することができました。
  • 目的をしっかりもってヒアリングすることにより、相手の話を促進し多くの情報を得ることが出来る。ヒアリングは受身(守り)のイメージであったが、今後は攻撃と捉えて仕事に活かしていきたいと感じました。大変、勉強になりました。
  • ロールプレイング、グループ討議をふまえた研修であったので、大変有益で楽しく研修ができました。いろいろな具体例を入れて研修をしていただけましたので、分かりやすい研修でした。

実施
2011年 1月
業種
自治体 / 市(特例市以下)
実施対象
24名
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • もっと堅苦しい研修だと思っていたので、こんなに楽しく学べた事が良かったです。人前で話す度胸も少しはついたように思います。
  • 一方的な講義ではなく楽しく聞くことができました。今後、プレゼンする機会も増えていくと考えられ活用できる研修となりました。
  • 親しみやすく、なごやかな雰囲気で研修を受けることができた。楽しくあっという間でした。講師が上から目線ではなく、私たちと同じ目線に立って話して接していただけたのがよかったです。


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