ビジネス文書研修　～徹底強化編（３日間）

当研修の「ねらい」

ビジネス文書は“型”から覚える！

社会人として避けて通れないのが「ビジネス文書」作成です。封筒の宛名書きから始まり、挨拶状、案内文、議事録、稟議書など、ビジネスの場では実にさまざまな文書が取り交わされています。新入社員の方にとっては慣れない文書作成で戸惑うこともあるかもしれませんが、心配には及びません。ビジネス文書には一定のルール（型）があります。その型をマスターすれば、あとは各場面でそれを応用していくだけでいいのです。

現場を想定したワークだから、身につく！

型を学ぶだけではなく、それをビジネスの現場で応用・実践していくためには、何度も練習を繰り返すことが必要です。そのためにも１日だけの研修で終わるのではなく、一定期間を通して継続的にスキルアップを目指していただきます。しかも身近な現場に即したケースを題材とすることで、実践的な文書作成スキルをより早く、より確実に身につけることができるのです。

３カ月を振り返り、自らの成長を実感する！

３カ月の期間中に計３回の研修を行い、その最終日には、本研修で培った文書作成スキルの振り返りと総括を行います。「ビジネス文書作成」という一つのテーマを間を置いて見直すことで、第１回研修時に比べて自分のスキルがどれほど向上しているかを容易に再認識していただけるでしょう。そして３カ月間の業務報告書をグループで作成することにより、全体としての達成感を得るとともに、翌日からの業務に即応用していただくことができます。

本研修開発の経緯

｢何をどう書けばいいのかさっぱりわからない・・・｣　とならないために

ケータイメールはお手のもの、驚くようなスピードで親指を操る新入社員も、いざ会社のデスクで書類作成となるとピタッと手が止まりがちです。宛名書きはパソコンソフトに入力すれば終わり、手紙もＥメールで十分・・・？どうやら若い世代の「文書」に対する感覚は、実際のビジネスの現場からどんどん遠ざかっていく傾向にあるようです。

とはいえ、メール文でのコミュニケーションは日常的に行っているわけですから、文書作成の素養はしっかり持っています。あとはビジネス文書特有の“型”を覚えて応用することができれば、目を見張るような立派な文書作成ができるようになるのに、さほど時間はかからないでしょう。

「内なる力を引き出し、活性化させる」ことを企業理念とする弊社ならではの研修です。

研修プログラム例

研修プログラム例（所要時間：1日目/3日間）
	内容	手法
１ 日 目	ビジネス文書とは　～基礎知識 ビジネス文書の種類 　①社内文書と社外文書 　②コミュニケーションツール（媒体）の特性 　　　 ～紙、Ｅメール、ファックス ビジネス文書の作成の基本 　※文書作成５つのポイント 　　●主語と述語は明確か？ 　　●箇条書き、１文は40～50字程度 　　●日時、数量、金額は入っているか？ 　　●結論が先に書かれているか？ 　　●自分の立場は明確か？	講義
	現場で役立つ文書作成のヒント 事前準備に重要性 　①相手から聞きたいことを明確にしておく 　②会話をそのまま書かない 　③重要なポイントを強調してメモする 　④相手の"キーワード"をメモする メモの分量 綱羅するべき項目　～６Ｗ３Ｈ わかりやすい文書を書くために 　①あいまいな単語、形容詞は極力使わない 　②助詞の重複をさける　～一文一義 　③句読点の打ち方 　④「ですます調」と「である調」を混同しない 伝言メモの残し方演習	講義 ワーク
	社内文書と社外文書 社内文書と社外文書の基本形 社外文書の慣用表現と時候の挨拶 封筒・はがきの書き方	講義 ワーク
	ビジネス文書実践演習 文章の要約　～文書化のプロセスを学ぶ 　※社内文書例を使い、「200字以内での要約」の練習 　　　 →「要点は何か」素早く確実に掴む練習【2題】（個人演習） 報告書とは？　    ～だらだらとした文書を簡潔にまとめて上司に報告 研修報告書の作成	ワーク

研修プログラム例（所要時間：2日目/3日間）
	内容	手法
２ 日 目	前日のおさらい ビジネス文書のポイントを振り返る 要約問題【1題】	講義 ワーク
	Ｅ－mail作成のポイント Ｅメールに頼りすぎないこと メールの返信は２４時間以内 私用メールを送らない　など Eメールの書き方演習 　①日常業務の報告 　②相手に不快感を与えるメール 　③社内会議の告知メール	講義 ワーク
	議事録の書き方 議事録とは？ 議事録のポイント 　①まずは会議のすべてを記録する 　②話し言葉に主語と述語を加えて文書化する 会議のまとめ方　～読み手が誰かを考える 議事録の形式　 ～日時、場所、出席者、要旨・決定事項　など 議事録の作成演習【2題】　～こんなときあなたらどう書く？ 　①話の内容が整理しずらい文書の場合 　②文書に切れ目がなく、だらだらとした文書の場合	講義 演習 ワーク
	議事録の書き方総合演習【１題】 　～10分程度の打ち合わせを収録したビデオを議事録にまとめる	ワーク
	研修報告書の作成	ワーク

研修プログラム例（所要時間：3日目/3日間）
	内容	手法
３ 日 目	ビジネス文書の振り返り ビジネス文書のポイントを振り返る ビジネス文書作成演習 　議事録や報告書など新入社員の抱える重点課題を踏まえ、 　内容をご相談の上、決定いたします。	講義 ワーク
	3ヶ月の業務報告書の作成　～3ヶ月の成果を上司に報告する ※誰に対する文書か、何を伝えるべきか、どのように伝えるかという、 ビジネス文書のポイントを改めて確認し、配属先の上司に提出できる報告書に仕上げていただきます。 【実施方法】 　　①業務日報をもとに3ヶ月間を振り返る 　　②報告書としてどのような項目を記述すべきかグループ内で検討 　　　研修内容、期間、習得したもの、工夫したこと、感じたこと　など 　　③各自で報告書を作成 　　④グループ内で報告書の読み合い・フィードバックを繰り返し 　　　報告書を完成させる。 【使用するもの】 　　①3ヶ月間の業務日報 　　　※3ヶ月間の業務日報を持参いただきます。 　　②Ａ４用紙（無地） 　　③定規、ボールペンなど	ワーク
	まとめ

こ の研修カリキュラムはあくまで一例です。お客さまの課題・お悩みに応じて柔軟にカスタマイズ可能です。また、研修効果を高め定着化を促進する「研修呼び覚 まシステム」や研修担当者様の負担を減らし効率向上を支援する「研修管理サービス」もございます。お気軽にご相談下さい。

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ビジネス文書 , 研修 , 議事録 文書作成 , 書き方

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【概要】

主人公のシステム会社・新人営業マン「書野光」（かくのひかる） が上司・先輩の文書指導を通じて、文書スキルやビジネスの基礎知識を身に付け成長していく１年間のドキュメンタリー。

【本書の“ポイント”】

文書を作成されるビジネスの現場を描くことで、文章スキルだけでなく、文書の作成とは不可分な「ビジネス上の常識」や、 「上司への報告の仕方」などのビジネススキルを同時に学べるように工夫しています。

【目次】

ＰＡＲＴ１　「Ｅメールの書き方」

・Eメールマナーを身につける /　営業結果を報告する

・メールでのアポイント変更 /　お客様の要望を上司に伝える

ＰＡＲＴ２　「ビジネス文書の書き方」

社内報告書を書く　/　議事録を書く