報告書作成のポイント

営業担当者としてパワーアップを図る【14】

報告書作成のポイント

報告書の形式・分量、内容は「誰に」「何の目的で」報告書を提出するのかによって大きく違ってきます。それぞれ目的にあった「まとめ方」が必要です。

■提出する相手に着目する

≪トップ・役員へ提出する報告書≫

【内容】大口の商談、大きなトラブル、重大な環境変化、重大な情報（ライバル社の重大な動向）等。
【形式・分量】　Ａ４用紙１枚程度で要旨のみ（約２００字程度）。
【特徴】所見は必ずつける。また、すみやかに提出する。

トップ・役員は忙しいので、少ない文字数で専門用語など極力控えて、分かやすく書きます。また、経営判断にかかわる内容であるので、報告書はいち早く提出する必要があります。

所見をかならずつけ、判断の助言をします。トップ・役員は現場の詳細なことまで知らないことが多いので、現場担当者の意見をまず聞くことが多いためです。

≪上司、先輩など部署内に提出する報告書≫

【内容】商談、業務内容、出張、研修、トラブル、ライバル社の動向　等、通常業務における報告。
【形式・分量】　要旨をＡ４用紙１枚程度、詳細内容を書く必要があれば、２～３枚作成。
【特徴】所見は必要に応じてつける（必要かどうか聞く）。提出は翌日、遅くとも数日以内が基本。

報告目的にもよりますが、「簡単に書くように」と言われれば、「内容要旨」のみ（要旨のみで可）、もし、「詳細に知りたい」と言われれば、「内容要旨」＋「詳細内容」とします。

■文字量に着目する

文字量を気にしながら報告書を作成すると、目的にあった上手な報告書が書けます。

ア．一言で報告する場合＝５０字（＝１２～１３秒）にまとめる
イ．簡潔に１分で報告する場合＝２００字
ウ．一般的な報告書を作る（要旨＋詳細内容）
　＝Ａ４用紙１枚で要旨、２枚～３枚で詳細内容

■文章表現の注意点

一気に文書を書き上げた場合には、特に見直しが必要です。必ず読み返して、チェックしましょう。

・「ですます調」と「である調」を混同しない。
・助詞の重複を避ける⇒文章を分割するなど、構成や表現を変えましょう。
・句読点の打ち方⇒その読点がないと、読みにくくなる場合や誤読される恐れがある場合には必ず打ちましょう。

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