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伝わるメールの書き方研修～社内での心地よい配慮の示し方

文書・資料作成

伝わるメールの書き方研修～社内での心地よい配慮の示し方

依頼・お詫びの場面やまだ関係性が薄い方への連絡など、社内でのメールコミュニケーション力を向上させる

No. 1020002 9907022

対象者

  • 新入社員
  • 若手層

・新人・若手の方
・「メール」でのやりとりが多い組織

よくあるお悩み・ニーズ

  • 依頼やお詫びなど、言いにくい内容のメール作成に時間がかかってしまう
  • 丁寧に書きすぎて、メール文が長くなってしまう
  • メールを送った際、「結局私は何をすればいいの？」と言われたことがある

研修内容・特徴outline・feature

社内メールにフォーカスを当て、「依頼メール」「お詫びメール」「まだ関係性が薄い人へのメール」のシーンにおける、メール作成方法を学ぶ研修です。

分かりやすく的確に情報を伝えるのはもちろん、相手の立場や気持ちを踏まえた伝え方など、社内での関係構築につながるコミュニケーションツールとしてのポイントを習得します。

※本研修は、2023年10月1日より、研修名を変更しています。なお、研修内容に変更はございません。
旧研修名：『短時間で的確に情報を伝える！社内メールコミュニケーション研修』

到達目標goal

  • ①的確に伝わるメールを短時間で作成できるようになる
  • ②依頼・お詫び・関係性が薄いなど、メールで伝えにくい場面でのポイントを習得する
  • ③メールを通して、社内で良好な人間関係を構築する

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １．メールでのコミュニケーションの課題
    【ワーク】メールで伝えにくい・伝わりにくい場面を考える
    （１）メールで伝えることの難しさ
    　①相手の反応が見えない　　②文面だけで伝えなければならない
    　③誤解が生まれやすい
    （２）メールは関係構築ツールのひとつ
講義
ワーク
  • ２．効果的なメールの作り方
    （１）王道のメール文面構成
    （２）分かりやすいメール作成のコツ
    （３）アサーティブコミュニケーション
    【ワーク】Iメッセージへ言い換えてみましょう。
    （４）クッション言葉
    （５）よくある失敗例
    【参考】メール・チャットの違い
講義
ワーク
  • ３．依頼メール　～分かりやすく具体的に
    【ワーク】どんな依頼メールが来たら、快く引き受けようと思いますか。
    （１）いつまでに、何をしてほしいのかを明確に書く
    （２）依頼する背景・理由をはっきり書く
    （３）相手にもメリットがあることを伝える
    （４）周囲を巻き込む
    【ワーク】他部署への依頼メール（イレギュラー対応）を作成しましょう。
講義
ワーク
  • ４．お詫びメール　～相手の気持ちを想像する
    【ワーク】お詫びメールを作成するうえで、何が難しいと感じますか。
    （１）お詫びメールの基本手順
    （２）相手がしてほしいことを想像する
    （３）テンプレート感を出さない
    （４）よく使うお詫びフレーズ集
    【ワーク】締切までに書類を提出できないときのお詫びメールを作成しましょう（お詫び＋締切延期の依頼メールの作成）。
講義
ワーク
  • ５．関係性が薄い人とのメール　～非対面でも関係構築の基本は同じ
    【ワーク】まだ会ったことのない相手と初めてメールするとき、どんな工夫をしていますか。
    （１）相手の心をつかむ第一印象
    　①礼儀正しい　　　②話しやすい　　　③熱意がある
    （２）メールでの信頼関係の築き方
    （３）気の利いた一言フレーズ集
    （４）適度な距離感を保つための注意点
    【ワーク】まだやり取りしたことのないグループ会社の人とプロジェクトを進めることになりました。あいさつ＋担当決めのメールを考えてみましょう。
ワーク
  • ６．まとめ
ワーク

企画者コメントcomment

ビジネスシーンのコミュニケーションツールでは「メール」が主流になってきています。対面では伝わることも、メールではうまく伝えにくい……というシーンは多々あります。

今回は、新人・若手の方が社内メールで悩みがちな「依頼メール」「お詫びメール」「関係性が薄い人へのメール」について、「受け取り手の目線」から作成のポイントを学んでいただきます。本研修を通して、メール作成の時短および社内での関係構築につながればと思っております。

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