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総務実務研修～庶務基本業務編

人事・総務・財務・法務

総務実務研修～庶務基本業務編

事務所内の様々な「困った」を迅速かつ正確に処理・改善していく、頼れる縁の下の力持ちになる

No. 8170601 9916012

対象者

  • 新入社員
  • 若手層
  • 中堅層

・新卒、中途採用者などの年次を問わず、はじめて総務業務を担当する方
・総務の庶務実務における注意点を改めて確認したい方

よくあるお悩み・ニーズ

  • はじめて総務の仕事に携わることになったが、仕事の概要がわからない
  • 総務業務をうまく進めるための知識やノウハウを改めて身につけたい

研修内容・特徴outline・feature

総務部は、組織に所属するすべての従業員のほか、取引業者・ステークホルダーとも関わる機会が非常に多い部署です。本研修では、部署をまたいで開催される各種委員会の事務局員に必須の議事録作成スキル・慶事のマナーを身につけるとともに、備品や消耗品・配送物の管理など、総務業務の中でも「庶務的な仕事」の実務における注意点をお伝えします。

総務の管理業務について学びたい方は「総務実務研修～管理業務編」をご覧ください。

到達目標goal

  • ①総務の中の庶務業務の全体像をつかむ
  • ②備品や事務所内什器の購入・管理、配送物の発送ができる
  • ③ビジネス文書の基本、年賀状・贈答・社内外の慶弔業務のマナーを理解し、実践できる
  • ③個人情報の取り扱いにおける注意点を知り、適切に管理できる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • １. 総務業務の仕事内容、心構え
    （１）総務の業務内容一覧
    （２）研修で取り扱う総務業務について
    （３）総務業務の原理原則
講義
ワーク
  • ２．備品・消耗品の購入、管理
    （１）備品・消耗品の上手な購入の仕方
    （２）備品管理の仕方
    （３）通信機器の購入について
講義
ワーク
  • ３．配送物（郵便、宅配）の発送・管理
    （１）親展、速達の発送時の留意点
    （２）受信簿、発信簿への記録
    （３）配送サービスについて
講義
ワーク
  • ４．ビジネス文書作成の基本
    （１）ビジネス文書の種類
    （２）ビジネス文書作成の基本
    （３）Ｅメールの全体構成
講義
ワーク
  • ５．年賀状、贈答、慶弔業務
    （１）年賀状・贈答のマナー
    （２）社内外の慶弔業務
講義
  • ６．機器・什器の購入・管理
    （１）購入方法の種類とそのメリット・デメリット
    （２）機器・什器の管理台帳
講義
ワーク
  • ７．個人情報の管理
    （１）個人情報の定義について
    （２）個人情報保護法の対応ポイント
    （３）個人情報漏えいの原因と事例
講義
ワーク
  • ８．まとめ
 ワーク

企画者コメントcomment

「これってどの部署が主管しているものなの？」という問いに答えが出ないものは、多くの場合総務部がその管理を担うことが多いです。そのため人事採用から法務事務、システム運用に至るまで多岐にわたる業務が総務部に集められることも往々にしてあります。

総務業務の原理原則・多くの組織で総務部がカバーする仕事の範囲をおおまかに捉えた後は、備品購入や配送管理などこまごまとした実務を適切に処理するうえでの注意点を細やかに解説します。慶事のやりとりなどは、総務部でなければめったに担当することがない事項ではないでしょうか。組織の代表として、小さなことから大きなことまで何でもわかる人材になっていただきたいと思い、このプログラムを開発しました。

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※ご連絡いただいてから研修実施まで、通常2か月程度かかります（2か月以内での急ぎの実施も、ご相談可能です）

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受講者の評価evaluation

研修評価

内容：大変理解できた・理解できた

93.8%

講師：大変良かった・良かった

100.0%

※2022年10月～2023年9月

実施、実施対象
2023年6月　　　　　7名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • グループワークで他の総務の状況や悩みであったり、業務の工夫等を知れてとても勉強になりました。誰がするか分からない業務は総務の仕事であると考えて、これからいろいろな業務に自分から挑戦していきたいと思います。
  • 研修を通じて、総務の業務は会社の印象に繋がる重要な部署であることを再認識しました。ビジネスマナーはもちろん、挨拶や気遣いなどの基本的なことも大切にして、これからの業務に活かしていきたいと思います。
  • 総務はほかの部署がやらない仕事を受け持つ、縁の下の力持ちとなる部署だと分かった。備品管理や個人情報の徹底を実践する。

実施、実施対象
2023年5月　　　　　7名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
85.7%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 日ごろから「コスト意識」を身に付けていきたい。備品管理のコスト削減や、キャビネットの整理を実践する。
  • 他部署へ何か依頼事が発生した場合、してほしいことだけ伝えるのではなく、それをやるうえで相手に発生するメリットデメリットもわかりやすく伝える。

実施、実施対象
2023年3月　　　　　6名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
83.3%
講師：大変良かった・良かった
83.3%
参加者の声
  • 会社としてのやり方を身につけたうえで、ＰＤＣＡ－Ｓのサイクルを回していきたいと思います。また、総務としての本質的な役割を学ぶことが出来たので、採用において総務を募集する際に活用します。
  • 総務・人事でどのような業務の違いがあるのか把握し、自社で使用しているサービスに対する理解を深めたいと思います。備品の整理等改善の必要性を感じ、今後積極的な提案をできるよう日々情報感度を高めていきます。
  • 総務業務を円滑に進めるうえで、適切なコミュニケーションの取り方を知ることが出来ました。属人化しないための業務の見える化や、マニュアル化を今後も進めていきたいと思います。
  • 弊社は、様々な書類や帳簿の管理があまりできていないことを改めて感じたので、もう一度社内の管理体制について見直していきたいと思いました。

実施、実施対象
2023年2月　　　　　4名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
100%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 他部署や専門部署等と、コミュニケーションをよくとり連携することを心掛ける。また、５Ｓを基に文書管理や備品管理などの、管理ルールを再度見直す。
  • 会社の既存のルールにとらわれず、総務が主体となって会社を良くしていくようなルール作りを行いたいと感じました。また、定型外の業務に対しても各部門への連携を行い、適切な業務割り振りを行っていきます。
  • 備品やコスト削減になるルールを作る際に、５Ｓを活かします。また個人情報の大切さを改めて学び、信用を無くさないためにも取得後の管理のルール作りも行っていきたいと思いました。

実施、実施対象
2022年11月　　　　　5名
業種
インソース
評価
内容：大変理解できた・理解できた
80%
講師：大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 総務の基礎知識を学んだことで実践につなげられる内容でした。人と人のコミュニケーションの重要性と、ビジネススナー・文書作成などの知識の見通しもできて、今後に役立てます。
  • 業務の断捨離が自部署で目標になっているので、今日学んだ知識を活かしします。「なぜこの業務をしているのか」がわかったので、モチベーションが上がりました。
  • 日頃の業務全搬において、仕事の効率化に対する考え方を意識する。どんな仕事であれ、マニュアルを作って、スタンダードなことに関してはすぐに対応できるように頑張りたい。
  • 残業を減らすように言われているので、今日聞いたマニュアル作成や、健康診断の個人での予約などを進めて、業務効率化を進める。
  • メールや文書の作成、備品管理など、社会人としての基本についても改めてお話を聞けたので、実際に明日から活用します。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
93.8％
講師がとても良い・良い
100.0％

※2022年10月～2023年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
名
開催数※1
回
講座数※2
種
類
WEBinsource
ご利用社数※2
社

※1 

※2 

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