タイムマネジメントは「個人」の業務改善

「今日は精一杯やった！悔いなし」と言い切れる日は、どれだけありますか？「事務処理が残っている」「上司の雑用が多く、本来の仕事ができない」などと日々感じているのではないでしょうか？挫折感の中、毎日を過ごしても楽しくありませんね。インソースのタイムマネジメント研修は、楽しく、最小限の努力で「個人の業務改善」を実現する事を目標として、開発いたしました。

タイムマネジメント研修が注目されています！

タイムマネジメント研修は年々注目を集めているようです。弊社でもタイムマネジメント研修のお問い合わせが増えています。

注目されている理由は「生産性向上」と「ワークライフバランスの是正」

注目されている理由の一つは、厳しい経済環境下、限られた人員と時間で仕事をこなさねばならない、成果を出したいという労働生産性向上への期待が高まっていることです。二つ目は、毎日長時間会社で過ごし、家庭生活が顧みられていないという、ワークライフバランスの崩れを研修で是正したいとの期待が存在するためです。

インソースのタイムマネジメント研修では、その両方の期待に応えることが可能です。仕事時間だけでなく、プライベート時間まで含めた「時間の使い方」を研修の中で調査、分析し、その最適化を図っていきます。

タイムマネジメントできない理由は時間利用の問題点を正しく知らない事

今までのタイムマネジメント研修では、「時間の使い方」の「理想論」を知り、それを自分にあてはめて考えていくパターンが多かったと思います。
ただ、実際にあらゆる手法を知っても、実際はほとんど何もできない、変わらないのです。問題なのは、「手法を知らない事」ではなく、「日常の中での時間の使い方のどこに問題点があるか把握していない」ことなのです。

時間の使い方が分かれば飛躍的に時間は作れる！

よって、自分はどんな時間の使い方をしているのかを冷静に把握し、その中から最も改善効果が見込めそうな問題を見つけます。実際、分析してみると、自分が苦手と考えている事よりも、もっと日常的な課題を発見する事ができます。例えば、「毎日、午前中は集中する時間が短い」や「長い通勤時間を有効に活用」等です。つまり、タイムマネジメント研修は個人の業務改善と言えます。

起きてから寝るまでの時間の使い方を振り返り、それを冷静に分析し、改善策を考えていきます。

�@自分の時間の使い方を洗い出し、評価する

オリジナルの「時間分析シート」を活用し、３日間程度の時間の使い方をおおまかに記入します。仕事時間だけでなく、余暇の充実という観点でも時間の使い方を考えてもらうため、通勤時間、家庭での時間まで含めてすべて記入します。

次に、時間の利用について、自己評価を実施します。通勤時間、プライベート時間を含めてすべての時間について、評価を行います。

実際に評価すると、「自分でここはうまくやっている」「ここはまずいな」といった、時間の使い方の巧拙が明らかになります。また、余暇でも仕事でも、本来大切にすべき時間が充分に取れていない事などに気がつきます。

�Aグループワークで他のメンバーの時間の使い方を知る

記入したシートについて、グループで意見交換します。この時間はお互いにどんな日常生活を送っているのか分かる瞬間であり、ワークも盛り上がります。また、同僚の時間活用術、「生き方」から啓発される部分も大きくあります。
「Ａさんは、毎週水曜日の夜はアスレチックジムに行って体を鍛えている」「Ｂさんは、２時間の通勤時間を活用して毎週２冊本を読んでいる」など他の人が工夫をしている点に触れ、改善への意欲が増していきます。

�B各種タイムマネジメントテクニックを知る

タイムマネジメントをする上での多様なテクニックを、事前課題分析や皆様のご要望を踏まえて、講義いたします。

例えば、仕事の種類でタイムマネジメントを考える場合には、「�@こなす仕事 、�A考える仕事、 �B完全に時間を拘束されてしまう仕事、 �C少しなら時間を自由に使える仕事」等、仕事の種類毎に基本テクニックを講義いたします。

また、「優先順位をつける」タイムマネジメント手法については、「緊急」／「緊急ではない」という尺度と、 「重要」／「重要ではない」という尺度で仕事を４つのマトリクスに分けるワークを実施しながら研修を進めます。

�C自分の時間分析を踏まえ、対応策を決める

分析を踏まえ、自分が改善したい課題を決めます。（「平日の午前中の過ごし方を変える」　等）そして、時間利用に関する改善企画書を作成していきます。

※時間改善企画作成のポイント

ａ．「何をするのか」を具体的に決める
例えば、「朝夕３時間の通勤時間の間に、日刊紙、業界紙を読み、新規営業訪問先を毎日５社選定する」など明確に書くよう指導します。

ｂ．「実施の工夫」はやらざるを得ない「しかけ」を徹底して考える
タイムマネジメントができるかどうかは、工夫の良し悪しで成否が決まります。前述の内容であれば、『朝１０時までに上司に新規営業先５社を書面で報告する。もし、出来なかったら、上司から「なぜ、今日は提出しないのか？」と質問があるようにする』など、やらざるを得ない「しかけ」を研修の中で考えていただきます。

�D【フォローステップ】１ヶ月毎に振り返る

当然のことながら、研修をやりっぱなしでは大きな成果は望めません。１ヵ月後をメドに改善状況、その要因について考えます。

人事部門の皆さんには、この研修で受講者の皆さんが作成した「時間利用分析シート」の人事施策での活用をお勧めいたします。このワークシートはリアルな自社社員の仕事振りが投影された資料ですから、さらに分析、活用すれば、組織全体の生産性向上、ワークライフバランス対策が実現できます。

是非、一回で２度おいしいインソースの研修をご検討下さい。

ご紹介した「タイムマネジメント研修」のシートは
下記からダウンロードできます。

• タイムマネジメント研修　〜仕事の整理・分析とノウハウ習得編（1日間）11/27up
• タイムマネジメント研修　〜業務効率アップ＋ワークライフバランス融合編（１日間）
• タイムマネジメント研修　〜現状を分析し、最適な時間管理を考える編（１日間）
  
• タイムマネジメント研修　〜仕事の抱え込み防止編（半日間）8/18up
  
• タイムマネジメント研修　〜仕事を上手く進める編（１日間）
• タイムマネジメント研修　〜仕事をプロジェクト化して進める編（２日間）
• タイムマネジメント研修　〜仕事の種類を考える編（１日間）
• タイムマネジメント研修　〜仕事の効率アップ（１日間）7/10up
• タイムマネジメント研修　〜個人スキル強化編(１日間)
• タイムマネジメント研修　〜最高にデキるビジネスパーソン養成編（２日間）
• タイムマネジメント研修　〜仕事の進め方編(１日間)
• タイムマネジメント研修　〜計画完遂編（１日間）
• タイムマネジメント研修　〜業務改善編（２日間）
• タイムマネジメント研修　〜計画性と組織力で改善編（１日間）7/27up
  
• タイムマネジメント研修　〜できる管理職になる編（2日間）4/16up
• タイムマネジメント研修　〜組織を動かすタイムマネジメント（２日間）7/5up
• タイムマネジメント研修　〜管理職向け(１日間)
• 管理者向けタイムマネジメント研修（半日間）10/09up
  
• 新人のためのタイムマネジメント研修（２日間）
• タイムマネジメント研修　〜コミュニケーションスキル編（2日間）9/4up
  
• タイムマネジメント研修　〜営業効率を高める編（１日間）
　
• タイムマネジメント研修　〜メンタル強化編（１日間）