タイムマネジメント研修

タイムマネジメントは「個人」の業務改善

「今日は精一杯やった！悔いなし」と言い切れる日は、どれだけありますか？「事務処理が残っている」「上司の雑用が多く、本来の仕事ができない」などと日々感じているのではないでしょうか？挫折感の中、毎日を過ごしても楽しくありませんね。インソースのタイムマネジメント研修は、楽しく、最小限の努力で「個人の業務改善」を実現する事を目標として、開発いたしました。

タイムマネジメント研修が注目されています！

タイムマネジメント研修は年々注目を集めているようです。弊社でもタイムマネジメント研修のお問い合わせが増えています。

注目されている理由の一つは、厳しい経済環境下、限られた人員と時間で仕事をこなさねばならない、成果を出したいという労働生産性向上への期待が高まっていることです。二つ目は、毎日長時間会社で過ごし、家庭生活が顧みられていないという、ワークライフバランスの崩れを研修で是正したいとの期待が存在するためです。

インソースのタイムマネジメント研修では、その両方の期待に応えることが可能です。仕事時間だけでなく、プライベート時間まで含めた「時間の使い方」を研修の中で調査、分析し、その最適化を図っていきます。

タイムマネジメントできない理由は時間利用の問題点を正しく知らない事

今までのタイムマネジメント研修では、「時間の使い方」の「理想論」を知り、それを自分にあてはめて考えていくパターンが多かったと思います。 ただ、実際にあらゆる手法を知っても、実際はほとんど何もできない、変わらないのです。問題なのは、「手法を知らない事」ではなく、「日常の中での時間の使い方のどこに問題点があるか把握していない」ことなのです。

時間の使い方が分かれば飛躍的に時間は作れる！

よって、自分はどんな時間の使い方をしているのかを冷静に把握し、その中から最も改善効果が見込めそうな問題を見つけます。実際、分析してみると、自分が苦手と考えている事よりも、もっと日常的な課題を発見する事ができます。例えば、「毎日、午前中は集中する時間が短い」や「長い通勤時間を有効に活用」等です。つまり、タイムマネジメント研修は個人の業務改善と言えます。

タイムマネジメント研修を企画する上での注意点

本研修は企画側と受講側の研修に対する期待にギャップが生じやすい研修です。受講者が抱く「タイムマネジメント研修」のイメージは、「時短テクニック集が学べる」といったことが多いようです。企画者側としては「時間の管理は仕事の管理が上手くできるようになること。仕事の管理をきっちりできるようにすることがタイムマネジメントになる。」という思いがあります。こういった研修名に対するイメージのギャップ感を埋めるべく工夫を施すことも研修を成功させる重要なポイントとなります。インソースでは研修担当者様との綿密な打ち合わせにおいてゴールの明確化をご支援させていただき、研修名の変更や情宣時の工夫なども合わせてご提案させていただいております。

①グループワークで他のメンバーの時間の使い方を知る

研修中は、グループでの意見交換を活発に行います。この時間はお互いにどんな時間の使い方をしているか分かる瞬間であり、ワークも盛り上がります。また、同僚の時間活用術などを知れることが本研修では大変重要なポイントとなります。 「Ａさんは、毎週水曜日の夜はアスレチックジムに行って体を鍛えている」「Ｂさんは、２時間の通勤時間を活用して毎週２冊本を読んでいる」など他の人が工夫をしている点に触れ、改善への意欲が増していきます。

②自分の時間の使い方を洗い出し、評価する

オリジナルの「時間分析シート」を活用し、３日間程度の時間の使い方をおおまかに記入します。仕事時間だけでなく、余暇の充実という観点でも時間の使い方を考えてもらうため、通勤時間、家庭での時間まで含めてすべて記入します。

次に、時間の利用について、自己評価を実施します。通勤時間、プライベート時間を含めてすべての時間について、評価を行います。

実際に評価すると、「自分でここはうまくやっている」「ここはまずいな」といった、時間の使い方の巧拙が明らかになります。また、余暇でも仕事でも、本来大切にすべき時間が充分に取れていない事などに気がつきます。

③各種タイムマネジメントテクニックを知る

タイムマネジメントをする上での多様なテクニックを、事前課題分析や皆様のご要望を踏まえて、講義いたします。

例えば、仕事の種類でタイムマネジメントを考える場合には、「①こなす仕事 、②考える仕事、 ③完全に時間を拘束されてしまう仕事、 ④少しなら時間を自由に使える仕事」等、仕事の種類毎に基本テクニックを講義いたします。

また、「優先順位をつける」タイムマネジメント手法については、「緊急」／「緊急ではない」という尺度と、 「重要」／「重要ではない」という尺度で仕事を４つのマトリクスに分けるワークを実施しながら研修を進めます。

④自分の時間分析を踏まえ、対応策を決める

分析を踏まえ、自分が改善したい課題を決めます。（「平日の午前中の過ごし方を変える」　等）そして、時間利用に関する改善企画書を作成していきます。

⑤【フォローステップ】１ヶ月毎に振り返る

当然のことながら、研修をやりっぱなしでは大きな成果は望めません。１ヵ月後をメドに改善状況、その要因について考えます。