ビジネス文書のテキストは、新人の方にとって長い間「座右の書」としてお使いいただける充実した内容になっています。わかりやすい文章の書き方、社内・社外文書の構造、メールの書き方、文例集といったように、文書を作成するうえで必要とされるすべてが詰まっています。

ビジネス文書の巧拙（うまい下手）は、文章の巧拙ではありません。
インソースのビジネス文書研修では、ビジネスシーンにおける文書力を「言いたいことを相手に正確に伝え、理解して行動してもらうこと」と定義しています。そのために必要な要素を本テキストに沿って書く訓練をすれば習得できるようになっており、誰でも「巧いビジネス文書」が書けるようになります。

テキストの目次は以下の通りです。１日間の研修を通じて、社会人として必要な「文章を書く」スキルを身につけます。

１．はじめに
２．ビジネス文書の基礎知識
３．日報で文書力を磨こう
４．Eメールの基礎知識
５．社内文書の基礎知識
６．社内文書の書き方①～報告書
７．社内文書の書き方②～議事録・連絡書・稟議書
８．社外文書の基礎知識
【参考資料①】型を覚えよう！文例集～Eメール
【参考資料①】型を覚えよう！文例集～社外文書

報告書や議事録、お礼状、ビジネスメール、日報など、ビジネスで使われる文書のことです。
学生であってもレポートや論文など文章を書く機会は多々ありますが、ビジネス文書は学生時代に作成した文書とは異なる部分があります。ビジネス特有のルールやマナーを前提として作成する必要があり、適切な文書が作成できないと場合によっては社会人としての自身の評価はおろか、組織全体の評価や信頼にまで影響を与える恐れがあります。

ビジネス文書作成に特別なスキルが必要というわけではありません。文書作成の基本的な「型」を身につけることができれば、明日から文書の書き方が劇的に変わります。

以下に各文書の文例をご紹介しています。ぜひご参照ください。
上司が"唸る"書き方シリーズ

文書を通じて「言いたいことを相手に正確に伝え、理解して行動してもらう」という目的を達成するためには、 「社会人としての文書作成の基本」を身につけることが必要不可欠であるからです。特別な専門知識や豊かな表現力、高い国語力は必要ではありません。

組織の一員として、チームで円滑に仕事を進めるためには、基本的なマナーの習得やルールの遵守が必須であり、それは文書作成にも言えることです。

架空のプレスリリースを読んで要約文を作成する演習や、お客さまにアポイントの変更を依頼するメール作成演習、上司への展示会見学の報告書作成演習など、多様な演習がございます。

ビジネス文書は「文書作成の基本」に則しているかが最も大切です。「定型レイアウトや定型文を活用する」「氏名・役職を間違えない」など、ポイントを覚えればすぐ実践できることもあります。他方で、「書き手の立場、読み手の立場を意識する」「全体を２００字で要約する」といった、習得に訓練が必要なものもあります。これらは一見難しく思えますが、テキストの内容を理解し、 演習に取り組むことで誰でも身につけることが可能です。

漫然と思いついたことを書き連ねるだけでは、分かりやすい文書にはなりません。読みやすく分かりやすいビジネス文書を作成するには、まず文書の基本構成に則って書く必要があります。また、読み手である相手の立場を意識して書く必要があります。

本テキストでは、「報告書の内容要旨は３つを目途に５０字程度に要約する」「メモの内容を文章化するときの手順」などの伝えたいことが一目で分かる文書作成のポイントや、 「日付・金額・場所などは重要な情報のため必ず記録する」といった必要な情報の取捨選択のポイントについて、具体的に解説しています。

Eメールの書き方についても、豊富な事例とともに収録しております。
Eメールは紙媒体との違いやEメール独自の基本ルールや注意点を理解していないことで、 思わぬロスや失敗を招くこともあります。また、Eメールは事務的になりやすく、誤解を招きやすいコミュニケーションツールでもあります。だからこそ、Eメールに関する基礎知識を学び、適切にEメールを使いこなす必要があります。

特に特定の業界や職種に偏ることなく、ビジネス全般に通じる考え方・文書マナーをまとめた内容となっております。

講師派遣型研修サービスにつきましてはお客さまの課題にあわせてプログラムを変更しテキストを納品させていただいておりますが、テキスト販売のみの場合においては原則として内容の変更は承っておりません。ご期待に沿うことができず申し訳ございません。
特定の業界や職種、極端な考え方に偏ることのないよう細心の注意を払ってテキストを制作しておりますが、自社の指導方針に沿わない場合や補足のご説明をされたい場合においては、別途補足資料を配布いただくなどのご対応をお願いできればと存じます。

１日間（６～７時間）を想定した内容となっております。一方的な講義だけではなく、演習を通じて次の日から職場で実践できる構成となっております 。

講師１名あたり４～３０名程度が適切な受講者数といえます。
１クラス３０名を越えた人数でも可能ですが、１名の講師では演習の際に十分にフォローが行えない可能性が出てまいります。そのため３０名を超える場合には、クラスを分割されるか、サブ講師の追加を検討されることをおすすめいたします。

研修運営について、社内講師となる方が疑問や不安を抱かれている場合には、登壇前に本テキストを使用したビジネス文書研修を、弊社公開講座で受講いただくことをおすすめいたします。プロの講師によるインストラクションスキルや、受講者とのコミュニケーションの取り方などを参考にしていただければと思います。

【公開講座】（新入社員・新社会人向け）ビジネス文書研修

【公開講座】ビジネス文書研修

「新人の気持ちが分かり、なおかつ経験も実力もある人」という基準で選出されるのをおすすめいたします。２・３年目の若手社員が選出される場合もありますが、多くの成功体験・失敗体験を語ることができ、会社が求める人材像を自分の言葉で伝えられる人物であることが望ましいです。
例えば「接客の現場で苦労を経験し成功した人」「企画を構想段階だけでなく実際に実現させた人」の話は説得力があり新入社員にとっても興味をひきます。新入社員にとって「この人のようになりたい！」と思わせるような人を選出しましょう。

また、研修を成功に導くために講師に必要なスキルは下記の３点です。
①事前情報をもとに、講義や演習の時間配分を決定するスキル
②研修をうまく運営し、受講者に的確な指摘やフィードバックをするスキル
③受講者から信頼され、安心して本音を言える環境をつくるスキル

これらはインソースの講師養成講座を通じて習得することができます。
詳細は下記をご参照ください。

【公開講座】研修講師養成研修

【公開講座】研修講師養成研修～講師経験者のための研修スキル向上編

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部数にもよりますが弊社の総力を挙げて善処いたします。まずご相談くださいますようお願い申し上げます。

ワークは講師の腕の見せどころでもあります。
インソースで実際に行っている、ワークを盛り上げるためのポイントをいくつかご紹介いたします。ぜひご参考になさってください。

①グループワークの人数は１グループ６名までとする
（６名を超えると1名あたりの発言の機会が減り、主体性が損なわれる可能性が高い）
②一人ひとりに役割を持たせる（リーダー役、書記役、発表役、タイムキーパー　など）
③ゲーム感覚で競争させる（ワークでの意見の数を競う、評価を点数化する　など）
④ロールプレイングを行う（対応者役、お客さま役、評価者役　など）

演習は手書きをおすすめしています。演習問題・解答用紙集、解答例集の冊子もテキストについていますので、自分の手で書いて、「考えて書くクセ」を同時に身につけることが可能です。
PCの場合、削除やコピペが容易なため、文書の構成や何を書くのか整理せずに書き始めるケースが多くなりがちです。その点手書きの場合は、途中で構成の変更が手間なため、先に情報を整理し、構成を考えてから書き始めることができます。

文書の場合、通信添削を実施し、研修で学んだことを実践できているかどうか効果測定するのが一番良いと考えます。

ビジネス文書通信添削

一般的には、研修後に受講者を対象としてアンケートを行い、理解度やその理由を問うことが最も基本的な方法となります。その際に研修受講前と受講後でどう意識が変わったか、今後どのような点に気をつけるかなどを記入してもらうとよいでしょう。また、よく理解できなかった点をあわせて聞くと、次年度の改善に役立てることができます。さらに、配属先の上司や先輩にインタビューをするのも有効です。

研修効果測定・定着化サービス

研修実施後、学んだ知識を定着させるために、実践の機会を設けることが大切です。インソースでは、「研修受けっぱなし」を避けるためのサービスをご用意しております。

オンライン通信教育
オンライン通信教育とは、１名さまからご自宅で受講いただけるオンライン公開講座に、自宅学習教材と、そのフォローアップ講座がセットになった通信教育サービスです。

■さらに文書力を強化したい場合
新人・若手のための文書力強化コース

■敬語を特訓させたい場合
新人・若手のための敬語特訓コース

若手社員における経験は、その後のキャリアを形成するうえでとても大きな影響を及ぼします。だからこそ若手のうちから、自身の可能性を最大限に広げ、活躍できる環境を整えてあげたいところです。
そのためには本人のキャリアデザイン意識を醸成し、常に組織やチームから期待される役割を自覚させ続けることが必要です。また、身につけておくべきスキルを確実に習得させることで、仕事の喜びを感じることができる人材になります。

インソースでは若手層の育成のための指針として、階層別に求められるスキル一覧、おすすめ研修をまとめております。
以下をぜひご参照ください。

若手向け育成計画～５年間で確実に新人をリーダーに育てる

ビジネス文書テキストの他、「ビジネス基礎テキスト」「Microsoft Office研修～Excel基礎編/応用編」等も販売しております。また、研修を内製化するためのコンサルティング支援も行っております。ぜひお気軽にお問合せください。

◆ビジネス基礎テキスト概要
インソース提供の新入社員研修でも実際に使われている「ビジネス基礎テキスト」は、新入社員に必要な考え方・スキル、そして組織に貢献するための仕事の進め方を全127ページに凝縮しています。

21年度版は、コロナ禍により在宅勤務を始めとした様々な働き方が広まるなか、テレワーク時に気をつけたいポイントを追加しています。

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研修ご担当者だけでは時間のかかる研修体系作り（階層別研修、スキル研修から貴社業務研修まで含む）、受講者に分かりやすいテキスト作り、社内講師の養成、全社受講者管理を行う「研修管理システム」のご提供までをトータルにご支援いたします。上場企業さまや官公庁さまにて多数導入いただいていております。

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