新人向けビジネス文書テキスト販売:現場で使える研修ならインソース

◆スマホ世代の課題

２０代の新人・若手社員を「スマホ世代」と呼ぶことがあります。いま組織において、この「スマホ世代」のPCスキルや文書力の低下が、業務効率の妨げや営業の機会損失などにつながるとして、大きな課題となりつつあります。

来年4月に新人を迎えるにあたって、早期に対策を講じる必要が出てきました。例えば、新人研修期間中にタイピング研修や日本語ドリルの学習などを導入する企業もあります。

◆ＳＮＳ普及がビジネス文書に与える影響

なぜ、組織においてスマホ世代対策が必要なのでしょうか。文書力の低下に焦点をあてて、考えてみたいと思います。近年のSNSの普及により、スマホ世代はいつでもどこでも誰でも、すぐに仲間とつながることに慣れています。

スピーディー且つほぼリアルタイムでコミュニケーションできるため、短文・単語を羅列するだけの短い文章を繰り返すだけで、通じます。

自分で深く考えて、表現を工夫したり、文章を推敲する必要がない、つまり、相手に伝わるように吟味して書く、という訓練がなされないまま、社会人になるので、お客さまへの提案書はおろか、上司に提出する報告書や部署内の連絡メールすら、書けなくなってきているのです。

また、「書けない」だけではなく、「読めない」を指摘する声もあります。最近では、読書をする大学生は少数で、３年生でゼミに入るまで図書館に行ったことがない、という学生もいるそうです。前述の通り、SNSの普及によって、短文でのコミュニケーションが急速に広がったため、長文を読む機会もさらに減りました。そのため、文章の構造を理解できず、考えも整理できない、いわゆる「読解力」が低下してしまったのです。

「読む力」「書く力」は思考力や判断力につながります。的確に判断し、相手や周囲を納得させ、行動につなげることは、長くビジネスパーソンとして活躍するために、必要不可欠なスキルであるといえます。組織の一人ひとりの「読む力」「書く力」を早期に伸ばすことが、組織全体の成長につながります。能力向上のためには、論理構成を理解し、自分の考えをまとめ、相手にわかりやすく伝わるように書く訓練が効果的です。

◆AI時代だからこそ、ビジネス文書はますます重要

普及が目覚ましい、といえば、もうひとつあります。AI（人工知能）です。AIの普及により、「１０年後にはこの仕事がなくなる」などといったニュース記事もよく見かけるほどです。ビジネス文書もAIが書くようになるのでは？と思う方もいらっしゃるのではないでしょうか。

実はまったく逆で、AI時代におけるビジネス文書の重要性はますます高まるでしょう。昨今のAIの技術発展には目を見張るものがありますが、AIによる翻訳が日常的に利用できるようになると、これまで以上に、日本語できちんとしたビジネス文書を作成することが求められるようになると見ています。

AIによって、意図したとおりの内容で外国語に翻訳できるようにするためには、伝えたい内容を、日本語で正確に表現する必要があります。また、伝えたい内容を要約して、整理する能力も求められるでしょう。

このように、あえて英語を覚える必要がなくなるかもしれませんが、正確な日本語で、ビジネス文書を簡潔に書く必要はさらに高まるでしょう。グローバル化の時代で、なおかつAIの時代でもあるので、ますます「きちんとした」日本語をいかに書けるかが重要になります。

◆分かりにくい文章を分かりやすくする～インソースのビジネス文書テキストの特徴

インソースのビジネス文書テキストでは、ビジネスシーンにおける文書の目的を「言いたいことを相手に正確に伝え、理解して行動してもらうこと」としています。目的達成に必要なことは、以下の４要素１２項目です。

１．社会人としての考え方
　・書き手の立場を明確に

２．ルールの遵守　・コンプライアンスルールに注意
　・相手の氏名、役職を間違えない
　・早く対応する

３．文書作成のマナー
　・定型表現を覚え、使用する
　・一見して「美しい」と思わせるレイアウト

４．簡潔に伝える文章力（＝要約力）
　・内容が推測できる標題
　・一文の長さは読みやすい短文に
　・主語と述語があり、両者の関係性が明確である
　・内容は具体的かつ正確に（金額・数量・固有名詞など）
　・分かりやすい言葉を使う（専門用語・カタカナ語は最小限に）
　・文章表現に注意する（句読点の位置・助詞の使い方など）

ビジネス文書の巧拙（うまい下手）は、文章の巧拙ではありません。
上記のルールに則って書けば、必ず相手に伝わり、相手の行動を促します。それこそが「巧いビジネス文書」であるといえます。

インソースのビジネス文書テキストには上記のポイントに沿った解説と４９の文例が掲載されています。このテキストを使って訓練すれば、誰でも「巧いビジネス文書」が書けるようになります。

■ビジネス文書テキストセット内容
・ビジネス文書研修テキスト　５冊
・演習問題集（５問）　　　　    ５冊
・解答例集　　　　　　　　　     ５冊
     合計：１０，８００円

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◆目次／内容のポイント

目次
	内容
	１．ビジネス文書とは　～基礎知識　（１）はじめに　（２）仕事を進めるうえで大切なこと　（３）良いビジネス文書を書くうえで、最も大切なこと　（４）ビジネス文書の種類　（５）ビジネス文書作成の基本　（６）ビジネス文書の構造
	２．社内文書①　～基礎知識
	３．社内文書②　～報告書　（１）報告書の全体構成　（２）報告書の基本構造　（３）報告書の注意事項
	４．社内文書　～まずは、日報からはじめましょう　（１）日報の目的　～なぜ日報を書かなくてはいけないのか　（２）日報の構成　（３）日報の内容　～書くべきポイントは２点　（４）日報記入の所要時間と目安量　（５）日報記入の注意点
	５．社内文書③　～議事録・連絡書・稟議書　（１）議事録の全体構成　（２）議事録とは　（３）議事録の基本構造　（４）連絡書　（５）稟議書　（起案書・回議書・決裁書・伺い書）
	６．社外文書①　～基礎知識　（１）基本形　～慣用表現を活用して丁寧に　（２）社外文書のあいさつと結びの慣用表現　（３）封筒・はがきの宛名の書き方
	７．社外文書② ～文例　（１）書類送付状　（２）ファックス送付状　（３）招待状・案内状　（４）お祝い状　（５）お詫び状　（６）お礼状　（７）依頼状　（８）報告書
	８．Ｅメール①　～基礎知識　（１）Ｅメールの全体構成　（２）各項目の書き方の慣例　（３）Ｅメールの注意事項
	９．Ｅメール②　～文例　（１）連絡のメール　（２）質問のメール　（３）報告のメール　（４）お礼のメール　（５）依頼のメール　（６）お詫びのメール　（７）英文メール①　～基本構造　（８）英文メール② ～作成のポイントまとめ　（９）英文メール③　～注意事項
	【参考資料①】文書表現の注意点　（詳細）
	【参考資料②】敬語表現