事務職員向けに業務改善研修を検討しています。

弊社の事務職員向けに業務改善研修を検討しています。
というのも、職員間で協力しながら進める業務が多いのですが、決まった業務フローが存在しないために引継ぎ業務といいながらも、属人化してしまっているものが多くあります。
その結果、一人で抱えてしまい、対応が遅れてしまうというケースも少なくありません。

また、業務フローが存在しないことによってミスに気づくことができない、というケースも発生しています。
人が作業する以上、ミスが起こることは仕方がないとは思うのですが、未然に防ぐことができるはずのミスによっていつか、組織にとって大きな損害や不利益を被ってしまうこともあり得るのではないか、と考えています。

このたびはお問い合わせくださり誠にありがとうございます。
お書きくださった通り、決まったルールとやり方がなければ、効率が悪くなるばかりか、いわゆる“イレギュラー”に気づくことも難しくなる可能性があります。

今回のお問い合わせを踏まえ、「業務を属人化させない」「リスクを軽減する」という視点に立ってご提案させていただきます。

大枠の考え方としては以下の３ステップを１つのサイクルとし、組織を横断して回していくことが堅実ではないかと考えます。

ＳＴＥＰ１．現在の業務フローの確定と明文化

ＳＴＥＰ２．業務フローの徹底のためのマニュアルの作成
　　　　　　フローの徹底

ＳＴＥＰ３．業務フローの見直しと、改善作業

それぞれのカリキュラムは以下の通りです。

ＳＴＥＰ１：業務フロー作成研修
（実施内容）まず業務フロー作成の意味と作成方法を学びます。その後、特にリスク管理の観点から、実際に業務フローの作成方法を習得していただきます。

ＳＴＥＰ２：マニュアル作成研修～改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方
（実施内容）業務改善の手段およびノウハウ共有・業務標準化の手段として、マニュアル作成の考え方や具体的手法の習得を図ります。

ＳＴＥＰ３：業務改善研修
（実施内容）「少し工夫すればもっと効率良くできるのでは」と思っていることを研修内で洗い出し、すぐに実践に移せる改善行動計画に落とし込みます。

このサイクルを回すことの効果としては以下の３点が挙げられます。
・業務の属人化を防ぐため、担当者が変わる際（引継ぎや異動など）のリスク対策になる
・業務の中での判断に迷うことが少なくなるため、業務効率が上がる
・無駄な業務とそうでない業務を定期的に見直すことで、コストの削減とパフォーマンス向上を実現できる

また、ご紹介したＳＴＥＰ１～３とは別に「ミス防止」という観点で、以下の研修も併せてご紹介させていただきます。

■オペレーションミス防止研修～ミスの起きにくい体制を作る
（実施内容）仕事をムリ・ムラ・ムダなく行う業務改善の考えに基づき、仕事の中に潜むリスク＝ミスを防止するしくみを考えていただきます。

業務フローの改善は、担当者レベルで決められることとそうでないことが存在します。
そのために、組織を管理する立場の方も一緒になって積極的に関与することが重要です。
「働き方改革」推進のためにも、是非一度ご検討ください。

（ご参考）業務改善研修～変化に対応し、働き方改革を実現する