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マニュアル作成研修~改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方

マニュアル作成研修~改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方

マニュアルの作成要領を習得するとともに、業務の標準化や可視化により生産性向上へつなげる

研修No.1030000

本研修は、オンラインでも実施可能です。日程がない場合はお気軽にご相談ください

対象者

  • 中堅層
  • リーダー層
  • 管理職層
  • ・マニュアルを作成したことがなく、作成方法を学びたい方
  • ・マニュアルを作成したものの、うまく活用されず困っている方
  • ・更新されないマニュアルを、使えるものに改善したいと考えている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 業務を知らない人が見てもわかるマニュアル作成のポイントが知りたい
  • どこまで書けばいいのか、またどこから手をつければいいのかわからない
  • 定期的な内容の更新が難しい、いつも作りっぱなしになってしまう

研修内容・特徴outline・feature

業務ノウハウが属人化してしまうことで、業務の引き継ぎに時間がかかりすぎたり、業務効率が悪化したりしてしまう問題が発生します。本研修では、業務改善およびノウハウ共有・業務標準化の手段として、マニュアル作成の考え方や具体的手法の習得を図ります。

<研修のポイント>

  • ・マニュアル作成の基本知識と種類別のポイントを習得
  • ・自らの業務を踏まえ、マニュアル作成の演習を実施~グループメンバーからのフィードバックをもとに改善点を知り、初めての人にもわかりやすいマニュアルへ仕上げていきます
  • ・組織的なマニュアル作成・活用の計画作成

到達目標goal

  • ①マニュアル化する「対象業務」を明確化し、「手順」を抜け漏れなく洗い出すことができる
  • ②マニュアルの様式・媒体を適確に判断し、作成のスケジュールをあらかじめ決めて取り組むことができる
  • ③「フロー図」や「正しい書き言葉」にて、はじめて読む人でもわかりやすい内容でマニュアルを作成できる
  • ④マニュアル導入後の使用状況を適時確認し、更新作業を行うことができる

研修プログラムprogram

  内容 手法
  • 1.求められるマニュアルとは
    【ワーク①】今後作ることになるマニュアルとは、どのような業務・目的についてのものか
ワーク
  • 2.マニュアル作成のねらい
    (1)マニュアル作成のねらい~なぜマニュアルは必要なのか
    (2)マニュアル作成と業務改善の関係
    (3)良いマニュアルの条件~継続して活用できるために
    (4)マニュアルの種類
講義
  • 3.マニュアル作成の手順
講義
  • 4.マニュアル作成の進め方の検討・決定
    (1)マニュアル作成の具体的な目的(効果・狙い)を考える
    【ワーク②】第1章のワーク①で考えたマニュアルの狙い・効果を考える
    (2)媒体の検討・決定
    (3)マニュアルの様式の検討・決定
    (4)マニュアルの構成
    (5)作業量・スケジュールの検討・決定
    (6)その他
    【ワーク③】ワーク①・②で考えた、自身が今後作成するマニュアルに望ましい媒体・様式はどのようなものか、読み手と利用の場面・環境を踏まえて考える
講義
ワーク
  • 5.マニュアル対象業務の洗い出し~目次の作成
    (1)マニュアル構成の基本型
    (2)マニュアル化する業務~自組織・自部署の業務を整理する
    【参考】マニュアルの体系化~アプローチ例
    【ワーク】自身の業務をテーマに業務を分解し、体系化する。また、関係者も洗い出す
講義
ワーク
  • 6.マニュアル作成の実際
    (1)チェックリスト型書式のポイント
    (2)業務仕様型書式(フロー型)のポイント
    (3)リファレンス型書式(Q&A、FAQなど)のポイント
    【ワーク】自分の業務を踏まえて、実際にマニュアルを作成する(チェックリスト型、業務仕様型、リファレンス型)
講義
ワーク
  • 7.マニュアルの書き方
    (1)マニュアルに望まれる文章構成
    (2)求められる記載方法
    (3)文章におけるポイント
    (4)最終チェック
講義
  • 8.まとめ
    【ワーク】本日の研修内容を踏まえ、気づいたことや明日から職場で実践することを書き出し、共有する

    【参考1】作成時に注意すべきポイント
    【参考2】1枚だけのマニュアル
    【付録1】JIS規格について
    【付録2】段落番号(記号)について
    【付録3】表記について
ワーク

企画者コメントcomment

昨今、人材の流動化から、新たな人材の早期戦力化や定着化が多くの組織・企業にて望まれています。しかし実現のためには、仕事の「手順」を覚えさせるだけでなく、仕事に「納得・理解」してもらうことも大変重要になります。

そうした背景から「はじめて読む人でも納得・理解できるマニュアルの作成方法」を身に着けていただきたく、本研修を開発しました。

スケジュール・お申込みschedule・application

注意事項

  • 同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • 会場やお申込み状況により、事前告知なく日程を削除させていただくことがあります

事前のご案内

オンライン開催

【オンライン講座ご受講にあたって】

研修開始20分前から接続可能です。研修開始10分前までにマイク/スピーカーの動作確認をしていただき、研修開始までお待ちください。その他、受講時のお願い事項について詳細はこちらのページをご覧ください。

セミナールーム開催

【新型コロナウイルス感染症への対策について】

セミナールーム開催の場合、受講者さまの安全確保のために、定員半減、ビニールシールド設置、会場消毒など「8つの感染症対策」を実施しております。詳細はこちらのページをご覧ください。

受講者の評価evalution

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた

96.8%

講師:大変良かった・良かった

91.0%

※2020年10月~2021年9月

実施、実施対象
2021年12月     17名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
94.1%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • マニュアル作成は、単純な手順書ではなく、業務改善や品質向上、効率化にも繋げていくことができると分かったので意識し、業務改善に活かします。
  • マニュアル作りには物事の整理、段取り、全体イメージが必要であると感じました。業務においても同様のことが必要であると痛感しており、自分で意識していきます。
  • 業務内容を細分化することで、一つひとつの作業フローに落とし込めることが出来たのは有意義でした。読み手の立場に立って、曖昧な表現は用いず、理解しやすい文章作成を心掛けます。
  • マニュアルの必要性を検討してから作成する必要があることや、目的を明確にしてから作成することが重要であり、業務フローから検討する必要性を実感した。これらのことを今後に活かす。
  • マニュアル作成によって、業務改善を進めていきたいと思います。部署内のマニュアル化されていない業務をマニュアル化することで、見える化し、効率化を図ります。

実施、実施対象
2021年11月     10名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 読み手に分かりやすいマニュアルを作成できるように、業務の見える化から進めていきます。作成して終わりにならないよう、最終チェックも取り入れていきます。
  • 中途社員、新人社員が見てわかりやすいアニュアルを作成します。自分が行っている業務が自分にとってはあたり前でも、初めてその業務に携わる人にとっては、あたり前ではないということを頭に入れて進めていきます。
  • 一部の人の知識となっている作業が多いので、一般化するために学んだことを活かします。まずは、自分の業務の一般化をしたいと思います。複雑な内容の作業も多いので、フロー図を使って分かり易いマニュアル作成に努めます。
  • マニュアル作成を通して効率化に繋げていきます。様々なところで起こる「迷い」「誤り」を無くし、職場に良い影響を作ります。
  • これまで使っていたマニュアルを疑ってみる、読む相手だけでなく、使う環境、場面まで想定して作る、という考え方はありませんでした。自分がマニュアルを作ったり更正する際は、今回の知識を役立てます。

実施、実施対象
2021年10月     10名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
90%
講師:大変良かった・良かった
90%
参加者の声
  • これまでのように、ただやみくもにマニュアル作成するのではなく、利用する目的、継続して使えるか、業績につながるかなど、準備の段階から意識して作成します。
  • 目的に合わせて、利用者が理解して使えるようにしていくという基本に気づかせていただきました。早速関係者と対話しながら作成していきます。
  • マニュアルのルール作りや、メンテナンスについてなど、準備をしっかりとしていく。テクニックの部分でも、学んだことを基に今後チャレンジしてみたい。
  • 改めて目的を考え、しっかり準備し、チームで取り組んで、継続して活用できるマニュアルを作成する。また、既にあるマニュアルの活用も図りたい。
  • 目的の一歩先を考えることと、継続して活用できるマニュアル作成を心がけます。マニュアルには色々な種類があるので、目的にあったマニュアルを作成し、組み合わせたりして理解が深まるマニュアルを作っていきます。

実施、実施対象
2021年9月     13名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
92.3%
講師:大変良かった・良かった
84.6%
参加者の声
  • 安定したマニュアル作りをすることで、業務の標準化と品質の持続を目指します。マニュアル作成のための事前準備の重要性も改めて実感しました。
  • マニュアルを作成することが自身の業務理解に繋がるというのは新たな発見でした。これからは積極的に取り組み、業務の洗い出しをしっかりして無駄の削減にもつなげます。
  • 使用者をイメージすることで効果的なマニュアルを作ります。また、分かりやすい・探しやすい目次となるよう留意します。
  • フロー図なのかチェックリストなのか、wordなのかPowerpointなのかなど、目的別に合った形式を見極めて使い分けます。マニュアルのメンテナンスが継続して行われることを意識しつつ作成します。

実施、実施対象
2021年8月     10名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
90%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 業務務フロー、マニュアルメンテンスをした経験は多くありましたが、業務フローとフロー型マニュアルを混同していたことが判明しました。複雑な業務もフロー型マニュアルの集合体として考えれば、送わず作成出来ると感じたため、早速取り入れます。
  • マニュアル掲示板がチーム内サイトにあるので、早速活用できるものになっているか、見直していきます。社内ブログでも表現を参考にします。
  • 数名で同じ業務をしており、「ここは言わなくてもわかるだろう」という思い込みがありましたが、その思い込みを捨ててマニュアル作成にあたります。初見でわかるマニュアルを目指します。
  • 現在の業務をもう一度マニュアル化し、問題点の洗い出しにて活用します。業務が変化するスピードが早くなり、更新が多くなってきたので効率的なアニュアル作成に活かします。
  • 業務の効率が上がるようなアニュアルを作成します。マニュアルの狙い、効果という目的を考え、会社にとって利益となるマニュアル作りに活かします。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
96.8
講師がとても良い・良い
91.0

※2020年10月~2021年9月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
開催数※1
講座数※2

WEBinsource
ご利用社数※2

※1 

※2 

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