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マニュアル作成研修~改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方

マニュアル作成研修~改善・合理化を促す業務マニュアルの作り方

マニュアルの作成要領を習得するとともに、業務の標準化や可視化により生産性向上へつなげる

研修No.1030000

本研修は、オンラインでも実施可能です。日程がない場合はお気軽にご相談ください

対象者

  • 中堅層
  • リーダー層
  • 管理職層
  • ・マニュアルを作成したことがなく、作成方法を学びたい方
  • ・マニュアルを作成したものの、うまく活用されず困っている方
  • ・更新されないマニュアルを、使えるものに改善したいと考えている方

よくあるお悩み・ニーズ

  • 業務を知らない人が見てもわかるマニュアル作成のポイントが知りたい
  • どこまで書けばいいのか、またどこから手をつければいいのかわからない
  • 定期的な内容の更新が難しい、いつも作りっぱなしになってしまう

研修内容・特徴outline・feature

業務ノウハウが属人化してしまうことで、業務の引き継ぎに時間がかかりすぎたり、業務効率が悪化したりしてしまう問題が発生します。本研修では、業務改善およびノウハウ共有・業務標準化の手段として、マニュアル作成の考え方や具体的手法の習得を図ります。

<研修のポイント>

  • ・マニュアル作成の基本知識と種類別のポイントを習得
  • ・自らの業務を踏まえ、マニュアル作成の演習を実施~グループメンバーからのフィードバックをもとに改善点を知り、初めての人にもわかりやすいマニュアルへ仕上げていきます
  • ・組織的なマニュアル作成・活用の計画作成

到達目標goal

  • ①マニュアル化する「対象業務」を明確化し、「手順」を抜け漏れなく洗い出すことができる
  • ②マニュアルの様式・媒体を適確に判断し、作成のスケジュールをあらかじめ決めて取り組むことができる
  • ③「フロー図」や「正しい書き言葉」にて、はじめて読む人でもわかりやすい内容でマニュアルを作成できる
  • ④マニュアル導入後の使用状況を適時確認し、更新作業を行うことができる

研修プログラム例program

研修プログラム例
  内容 手法
  • 1.求められるマニュアルとは
    【ワーク①】今後作ることになるマニュアルとは、どのような業務・目的についてのものか
ワーク
  • 2.マニュアル作成のねらい
    (1)マニュアル作成のねらい ~なぜマニュアルは必要なのか
    (2)マニュアル作成と業務改善の関係
    (3)良いマニュアルの条件 ~継続して活用できるために
    (4)マニュアルの種類
講義
  • 3.マニュアル作成の手順
講義
  • 4.マニュアル作成の進め方の検討・決定
    (1)マニュアル作成の具体的な目的(効果・狙い)を考える
    【ワーク②】第1章のワーク①で考えたマニュアルの狙い・効果を考える
    (2)媒体の検討・決定
    (3)マニュアルの様式・決定
    (4)マニュアルの構成
    (5)作業量・スケジュールの検討・決定
    (6)その他
    【ワーク③】ワーク①・②で考えた、自身が今後作成するマニュアルに望ましい媒体・様式はどのようなものか
講義
ワーク
  • 5.マニュアル対象業務の洗い出し ~目次の作成
    (1)マニュアル構成の基本型
    (2)マニュアル化する業務 ~自組織・自部署の業務を整理する
    【参考】マニュアルの体系化 ~アプローチ例
    【ワーク】自身の業務を分解し体系化する。また、関係者も洗い出す
講義
ワーク
  • 6.マニュアル作成の実際
    (1)チェックリスト型書式のポイント
    (2)業務仕様型書式(フロー型)のポイント
    (3)リファレンス(FAQ)型書式のポイント
    【ワーク①】自らの業務を踏まえて、実際にチェック型マニュアルを作成する(手順など)
    【ワーク②】自らの業務を踏まえて、実際に業務仕様型マニュアルを作成する(フロー図など)
    【ワーク③】自らの業務を踏まえて、実際にリファレンス型マニュアルを作成する(Q&Aなど)
講義
ワーク
  • 7.マニュアルの書き方
    (1)マニュアルに望まれる文章構成
    ①マニュアルに記載する内容
    ②マニュアルに求められる文章
    ・数秒でわかる「見出し」
    ・「目的と定義」「作業」「してはいけないこと」が40秒でわかる
    (2)求められる記載方法
    ①検索しやすい
    ②業務に関する知識が正確に得られる
    ③誰が読んでも同じ理解ができる
    ・「日付」「数値」など具体的な内容が入っている
    ・使われている単語は平易であり、専門用語は統一されている
    ④誰が読んでも同じく、正しい行動ができる
    ・マニュアルとして伝えるべき標準的な内容である
    ・目的、定義、手順、結果確認がほぼお暗示並び順で書かれている
    (3)文章におけるポイント
    (4)最終チェック
講義
  • 8.まとめ
    【参考】作成時に注意すべきポイント
    【参考】1枚だけのマニュアル
    【付録1】:JIS規格について
    【付録2】:段落番号(記号)について
    【付録3】:表記について
ワーク

企画者コメントcomment

昨今、人材の流動化から、新たな人材の早期戦力化や定着化が多くの組織・企業にて望まれています。しかし実現のためには、仕事の「手順」を覚えさせるだけでなく、仕事に「納得・理解」してもらうことも大変重要になります。

そうした背景から「はじめて読む人でも納得・理解できるマニュアルの作成方法」を身に着けていただきたく、本研修を開発しました。

スケジュール・お申込みschedule・application

オンライン開催

セミナールーム開催

【新型コロナウイルス感染症への対策について】 (更新日:2020年6月10日)
セミナールーム開催の場合、受講者さまの安全確保のために、定員半減、ビニールシールド設置、会場消毒など「7つの感染症対策」を実施しております。詳細はこちらのページをご覧ください。

注意点お申込み時の注意点 →お申込みから研修当日までの流れ

  • ・同業の方のご参加はご遠慮いただいております
  • ・お申込みの状況により、開催日程をHPから削除させていただくことがあります

受講者の評価evalution

研修評価

内容:大変理解できた・理解できた

96.4%

講師:大変良かった・良かった

94.9%

※2019年4月~2020年3月

実施、実施対象
2020年6月     3名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 本日学んだマニュアル見直しのポイントをチーム内で共有したいと思いました。
  • 何のためのマニュアル作成なのかの目的を意識して業務の効率化をしていきたいです。
  • これから全社的に業務のマニュアル化を進めていくなかで、まずはどのうような課題があるのか把握しようと思いました。

実施、実施対象
2020年3月     7名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • マニュアル作成の基本的な考え方を周囲に伝え、価値感を共有したい。決裁権のある者を巻き込んで、プロジェクト化したい。
  • 今は、個人レベルでマニュアルを作成・更新しているが、もっと組織的に取り組むべきことがよく理解できた。
  • 業務や運用が固まっていない部分が多いと気づかされました。マニュアルの整備をきっかけとして、業務の見直しを進めたいと思いました。
  • 全体を把握できるフローをまず作成し、作成が必要な項目を吟味してマニュアル化したい。
  • 実務的な部分のマニュアル作成に活かしていきたいです。会社全体にマニュアル作成を促したいと思いました。

実施、実施対象
2020年2月     9名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • 現在の直近の課題となっているマニュアル作成業務にとても参考になりました。最適なフォーマットで効果・効率等を考えて、意味のあるマニュアル作成にチャレンジします。
  • マニュアル作成後に、対象者に意見などヒアリングすることも大切だと感じました。
  • 現在の作業手順だけではなく、あるべき姿のフローと古いマニュアル、全てを照らし合わせてより良いマニュアルが作れたら良いなと思いました。また、なぜその作業をするのかという背景に触れたものを作っていきたいと思います。
  • 業務の洗い出し、分解が重要だということが分かりました。なぜこの業務のマニュアルが必要か、どのレベルのものを、ということを打ち合わせをしてから取り組みたいと思います。
  • 作業手順だけを記載するのではなく、なぜそれを行うかという目的を明確にすることで、作業者のモチベーションが上がることを知った。スムーズな引継ぎに活かしたいと思う。

実施、実施対象
2019年8月     13名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
100%
講師:大変良かった・良かった
92.3%
参加者の声
  • マニュアルを作った先にある業務改善なり、知識の共有に役立てたいと考えています。
  • 一人一人の認識をマニュアル化する事により、仕事を効率的にまわせるようにしていきたい。
  • 知っているようで知らないことが分かりやすくまとめられていたので良かった。
  • マニュアルを実際に作成する際、読み手のことを考えた書き方になるように心掛けながら作成していきたい。外部新入社員が使えるかという視点で実際に使ってもらうこともやってみたい。
  • マニュアルという点から組織や業務について改めて考えることができました。イメージできない、しづらい部分は課題も多くあるように感じます。先生のお話が分かりやすく、とても聞き取りやすい声でした。

実施、実施対象
2019年7月     14名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
92.9%
講師:大変良かった・良かった
92.9%
参加者の声
  • マニュアルを作成するに当たり、イメージが湧きました。
  • フロー図でしっかり問題点がないか確認してマニュアルを作成していきたいと思います。
  • 誰が見ても同じ行動の出来るマニュアル作りをしていきたい。改めて、自分の作っているマニュアルを見直す良い機会となった。
  • 平易な表現でかつ具体的にわかりやすいマニュアルを作成することを業務に活かしていきたい。トラブルが発生しても、再発防止ができるようなマニュアルになるようにしたい。
  • 参加型、礼儀(相手等の心遣い)のおかげでメリハリある集中できる研修でした。

実施、実施対象
2019年7月     20名
業種
インソース
評価
内容:大変理解できた・理解できた
95%
講師:大変良かった・良かった
100%
参加者の声
  • ワークが何度かあって、自分だけは思いつかない所、様々な意見や視点を聞くことができ、また他の企業の方とお話をする機会はなかなか無いので、非常に面白かった。
  • システム開発の上流工程と通念する状況や作業が多く、具体性を経験から引用に考えることができたので、わかりやすかった。 周辺の問題や情報を得ることができて大変有用でした。
  • マニュアルのフォーマットとなる型がわかって良かったです。マニュアル作成頑張ります。
  • 「マニュアルが増え続けてはいけない。廃止するルール作りが大切」は心強いお言葉でした。
  • マニュアル作成は人によって作り方が異なってくる中で、今回の内容は、作成における指針にもなるので、とても参考になりました。

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本研修の評価
内容をよく理解・理解
96.4
講師がとても良い・良い
94.9

※2019年4月~2020年3月

年間実績公開講座の年間実績
受講者数※1
75,654
開催数※1
9,618
講座数※2
2,743
WEBinsource
ご利用社数※2
12,642

※1 2019年4月~2020年3月

※2 2020年3月末時点

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(更新日:2020年6月29日)

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