内気な営業本~インソース新卒3年目の中島が伝える営業の基本

メモの取り方〈ためし読み〉

メモの取り方

私は内気な上にメモを取るのも下手です。もともと字自体があまりうまくない(薄くてふにゃふにゃ)ということと、頭の中が整理されないまま書いてしまうので、見返してもよくわかりません。ノートの罫線なんてあるようでないようなものですね......。

メモはお客様に誠意を伝えるために取るもの!

そもそもメモというのは、お客様に真剣さを伝えるために取るもの!と思ってます。メモはとにかくたくさん取ります。一言一句逃すまいという勢いでとっています。お客様はメモを一生懸命とる姿をみていると、もっと話してあげたくなる(......と思うんですよね)。

中島流(?)メモをとるポイント

メモをとるポイントは以下の通りです。 ・大事な単語は必ず書く(固有名詞、数字) ・ふにゃふにゃでも良いからとにかくたくさん書いて、結論だけ○をしておく ・うなずきながら書く ・話したことだけでなく、気づいたことも書く(お客様の様子、好きなこと、雑談で話したことなど)

私の場合は大体私しかわからないメモです。でも、一応私が見ればわかるので、会社に帰った後、簡単な内容であればシステムに入力し(検討時期や予算など)、量が多ければPDF化して保管しています。私がきれいなノートを作るのは諦めています。ノートに書くのはお客様への見せかけだけで、後から見返すということは残念ながらしていません。

すぐに取り出せると活躍できる

ですが、このように見返すことを期待されていないメモも、時間が経てば威力を発揮するものです。システムに入力した内容や、PDF化したメモは結構活躍しています。「あれ......あのときどんな話をしてたんだっけ?」と思ったとき、他の人は紙をどこにしまったか忘れていますが、私はすぐに取り出せます。(PDF化する手間が面倒なことが難点ですが)。

【アドバイス】「一言一句逃さない」は、インソース流ですね!

要点をまとめながら会話をメモできるようになるのは、数多くの訓練と頭の整理力が必要になる高等技術です。簡単なのはインソースの「ビジネス文書研修」でお伝えしているように、重要なことを聞き逃すことのないよう一言一句聞き逃さず書き留めることです。このやり方は誰でもすぐにできます。

頭の整理や大事なことの抽出(要約)は後からできます。仕事を、「考える」と「メモを取る」という作業に分割して、メモを取る時はそれに集中するといいです。後でまとめる際には簡潔・明瞭にまとめましょう。(具体的に言うと6W3Hは外さないこと、1文は5字程度にまとめることです)。

ちなみに、営業は筆記用具への配慮も忘れないようにします。自社のオフィシャル筆記用具があれば原則それを使います。他社からもらった筆記用具などは時と場合によって相手に不快な思いをさせる可能性があるため控えましょう。売るものが高額なものであれば、筆記用具もそれ相応のものを選択します。(今の上司・松木)


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