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会議の生産性を向上させたいです。

お客さまから

全社的な生産性向上プロジェクトとして、社内の会議のやり方を見直しています。現状の会議は明確なルールがなく、各チームとも上長の独自のルールで進めています。そのため、計画的に会議を進めることができず、何も決まらないまま時間が過ぎてしまうことや、決まった人の発言のみで活発な議論がなく、会議の目的を果たせていないことが多くあります。

誰でも司会の役割をはたすことができ、上下関係を気にすることなく発言できる時間にして、会議の生産性を向上させたいのですが、何かおすすめの研修はありますか?

インソース担当者から

この度はお問合せいただき、誠にありがとうございます。

ここ数年、働き方改革推進のひとつとして、会議の生産性向上に取り組まれる企業さまが増えております。週に数回ある会議の生産性を向上させることで、大幅な業務の効率化が可能となります。

会議の生産性を向上させるためには、ルールや仕組みづくりなど組織全体への働きかけ・取り組みと、個人のスキルアップの2つのアプローチがあります。
1つ目の組織全体への働きかけ・取り組みは、大きな改善をもたらす可能性があり大変重要です。しかし、実行するためには多くの関係者に対する調整や周知などが必要となり、時間と労力がかかることもしばしばあります。それに対して2つ目の個人のスキルアップは、組織に対する影響力は小さいかもしれませんが、比較的実行しやすいアプローチです。研修などの学習機会を提供をすることで、すぐに個人のスキルアップすることが可能です。
どちらのアプローチが自組織に効果的なのか見極めながら、進めていくことが会議の生産性向上の近道です。

会議における改善すべきポイントは、以下の3つです。
今回は、比較的実行しやすい個人のスキルアップから順にご紹介いたします。

1.司会進行役のファシリテーションスキルの向上
2.参加者のスキルの向上
3.組織としての会議の意義の見直し

1.司会進行役のファシリテーションスキルの向上
出席者にとって納得感の大きい会議の特徴とは「多様な意見やアイディアが出され、質の高い議論がなされる」、「その場で結論がでる」などが挙げられます。司会進行役のファシリテーションによって、会議の納得感が左右されるといっても過言ではありません。
話を効率的に進めることはもちろん大切ですが、まずは、より多くの意見を引き出し、そこから合理性の高い結論へと収束させたり、新たな創造へと結びつける事が必要です。そのうえで、納得感のある合意を取りつけ、具体的なアクション(行動)へとつなげることがファシリテーションのゴールであり、ファシリテーターの重要な使命となるのです。

ファシリテーションに必要なのは、次の4つのスキルです。
①場のデザインスキル
会議の目的を押さえたうえで、事前準備とプロセス設計を行う

②対人関係のスキル
傾聴や質問を通じて、参加者の意見や思いを会議の場で引き出す

③構造化のスキル
議論の内容を明確にすることで共有を図りつつ、整理しながら論点を絞り込む

④合意形成スキル
参加者の合意を得ながら、「やること」「やらないこと」を決める

この4つのスキルを習得できる以下の研修はいかがでしょうか。

▼ファシリテーション研修
「短時間で結論にたどり着ける」会議を行えるようになることを目指した、ファシリテーションスキルを習得する研修です。

2.参加者のスキルの向上
司会進行役のファシリテーションスキルが高いとしても、参加者の話が極端に長い、または話の展開からそれた発言であれば議論は混乱し、会議の質は低下します。会議は司会進行役がひとりでつくるものではなく、参加者全員で作り上げるものです。そのため、各個人が以下の研修でスキルアップされることもおすすめです。

▼【公開講座】分かりやすい説明の仕方研修
簡潔に、わかりやすく自分の意見を伝えられるようになることで、発言に対しての不安がなくなり積極的に意見を発信することができるようになります。

▼【公開講座】プレゼンテーション研修
大勢の会議での発表の機会が多い方におすすめです。自分の意図を正確に伝えることができるようになると、相手からの理解や賛同を得やすくなります。

▼【公開講座】ロジカルシンキング研修
自分の意見を筋道を立てて話せるようになることや議論の整理をして方向性を理解することに役立ちます。

▼【公開講座】コミュニケーション研修
会議で重要なのは、発言者のスキルだけではありません。意見をきく側が、まったく人の意見をきかない、または頭ごなしに否定していたのでは意見はでづらく議論が活発になりません。発言しやすい雰囲気づくりを、司会進行の方だけでなく、参加者も行うことで、より活発な議論が生まれ会議の生産性が向上します。

▼【公開講座】アサーティブコミュニケーション研修
アサーティブな考え方とコミュニケーションを学ぶことで、参加者がお互いに配慮しながら自分の意見を伝え、本質をつく議論ができるようになり、会議の質をより向上させることができます。

3.組織としての会議の意義の見直し
会議の生産性向上のためには、参加者全員が会議の目的を明確に理解している必要があります。会議の目的やゴールが不明確であれば、その会議から得られるものはとても少なくなります。社内で行われている報告や情報共有の定例会議は特にこのような傾向があるので見直しが必要です。「そもそも、この会議は必要なのか?」「他の方法はないのか」と問いかけてみることで、生産性の低い会議を削減することができます。

▼ファシリテーション研修 ~会議の生産性向上編
会議の現状を分析し、無駄な会議がないかを洗い出したうえで、見直しを行います。実際の会議で必要なファシリテーションの技術もあわせてお伝えし、組織全体の会議の生産性向上を目指します。

▼クリティカルシンキング研修
クリティカルシンキングとは、「なぜ?」「どうして?」「本当に?」と物事の本質を問う視点を持つことです。疑う姿勢が身につくと、前例や固定概念に縛られることなく、多面的に物事を見て、新しい仕事の仕方や考え方を生み出すことができます。

▼業務改善研修
せっかく会議の必要性に疑問をもっても、何もしなければ意味がありません。それを組織の課題と捉え、改善することが大切です。業務改善の進め方のコツを学ぶことで、よりスピード感をもって会議の生産性向上を実現することが可能となります。

まとめ

会議の生産性を向上させることで、無駄な時間の削減はもちろん、社員全員の視点を用いて新たな創造へと結びつけることや、合理性の高い結論へと収束することができます。自分の意見が会社の意思決定に反映されているとわかると、社員のモチベーションも向上するのではないでしょうか。このように、会議の生産性向上はとても影響の大きいテーマです。ぜひご検討していただければ幸いです。

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