LGWAN受検を含めたWEB・紙併用型で過去最高の回答率95％を達成

事例概要

goal

目的

紙面運用にかかるコストを減らし、完全回答数を増やしたい
独自設問の集計や、レポート形式での報告にも対応してほしい
初めてのWEB受検導入が不安なので、事前にテスト操作がしたい

problem

課題

対象者によって環境が異なるので「全員WEB」など一律に揃えることは難しい
独自設問部分も含めて完全回答としたいが、記入不備の対応が大変
もし紙面対象者でもWEB回答を希望するなら、受検方法を変更するなど柔軟に対応してほしい

feature

解決の
しくみ

職場にPC環境がある職員はLGWAN受検、それ以外は紙かインターネットを使用したWEB受検、と併用型かつ選択式にした
独自設問の回答を、要望に沿った形式でレポート作成してもらった
事前にお試し利用で操作感を確認していたことで、安心して周知徹底ができた

事例詳細～Success Story～

WEB受検なら回答不備が出ず、再受検の手間が減りました
追加設問での報告レポートにも、柔軟に対応していただきました

課題

～problem

これまで「すべて紙面」で運用しておりましたが、郵送費や原材料費の高騰もあり、コスト面が厳しくなってきました。
また、紙回答だと、どうしても回答不備が出てしまい、完全回答数が減ってしまうのが悩みの種でした。再回答の機会も与えていますが、その都度帳票のやり取りが発生し、担当者や委託先双方にとって負担でした。
回答不備が出にくいWEB受検システムを採用することで、少しでもその時間や手間を減らしたく、検討していました。

ただ、紙面受検から切り替えるにあたり、どんなシステムなのか、回答のしやすさはどうかなど、できれば事前に見せてもらいたいと思っていました。
アプリのインストールなどはシステム担当を通さねばならず、導入のハードルが上がることも懸念点でした。

また、通常のストレスチェック設問と併せて、市独自のアンケートも追加して実施していました。WEB実施を導入したとしても、その追加設問は外せなく、また集計結果をレポートとして作成いただく仕様としていました。
どちらにも対応できることが、委託先選定の条件でした。

解決のしくみ

～feature

今回、できる限り「WEB受検として完全回答率を上げたい」という目的があったため、職員の環境に応じて「LGWANでのWEB受検」「紙面またはインターネット受検」の併用実施としました。
インソースは、業界唯一、LGWAN（総合行政ネットワーク）環境下でのストレスチェックWEB受検に対応していて、外部インターネットへの接続がセキュリティ上厳しい職場PCからでもWEB受検ができます。正規職員をはじめ、大半の職員をこの方法での受検とすることができました。

勤務環境や職員の状況に応じて、一部は紙面受検とし、帳票内にインターネット受検用のQRコードを印字し、好きな方で受検可能として案内させていただきました。
WEB回答はスマートフォンからでも回答できるので、受検者にとっても手軽であるほか、回答漏れがあればアラートが出るため、完全回答しかないところもよかったです。紙での提出者がかなり減ったため、不備箇所の修正にかかる時間や手間が削減できました。
一時保存機能もあり、業務の隙間時間などに少しずつ回答できるのも、受検のしやすさにつながったと感じています。

WEB受検では、追加設問の回答を「必須/任意」が選ぶことができ、今回は追加設問も含めてすべての「必須」とした結果、過去最高の完全回答率となりました。
また、集計結果は所属ごと等で分析、報告レポートを作成してもらいました。業者を変更することで対応してもらえなくなることが心配だった追加設問の回答率なども集計していただき、従来の集計内容を引き続き踏襲することができました。

WEB導入にあたり、事前に担当者で、「受検者側」と「管理者側」の２権限の操作を一通り試せたのもよかったです。パスワードの初期化や、期中の受検方法変更なども柔軟に対応いただけて助かりました。